Evelien: Ik moet zelf zeggen: toen ik met communicatie begon, dacht ik "laat ons gewoon het leuke stuk doen, laat ons beginnen met dingen maken en creëren." Maar zoveel jaar later heb ik wel door dat het echt heel nodig is om even te vertragen en met iedereen erover te praten: waar willen we eigenlijk naartoe? Dan gaat het proces veel gemakkelijker lopen. Dus ik ben heel blij dat we daar vandaag even tijd voor kunnen pakken.

Lien: Wat ik al verschillende keren gemerkt heb vanuit mijn ervaring met intranetprojecten, is dat die soms heel enthousiast van start gaan. We weten hoe het eruit moet zien, we weten welke kleurtjes het moet hebben, wat ons lettertype is. We zijn features aan het bouwen, we denken aan nieuwspagina's, aan onze content. Maar de essentie — en die essentie is: waar willen we naartoe, wat is onze doelstelling, wat verwachten wij, wat verwachten onze eindgebruikers — daar hebben we nog niet over nagedacht. Die essentie zijn we net vergeten aan het begin van het project. En dan merken we ook dat er minder effect is, minder impact, en dat we op het einde van het project niet voldoende verkeer naar ons intranet krijgen. Dat scherpstellen van die verwachtingen, dat is iets waar we het vandaag over gaan hebben, nietwaar Evelien?

Evelien: Misschien niet altijd het leukste, en het vraagt soms wat tijd, maar echt superbelangrijk. Dus ik ben heel blij dat we er vandaag over gaan babbelen.

Lien: Ik ga mezelf even kort voorstellen. Ik ben Lien, project consultant bij Involv intranet. Ik doe intranetprojecten met onze klanten, ik help hen bij de implementatie, en ik doe ook workshops. Ik heb een achtergrond in interne communicatie, en daarom vind ik het ook zo fijn om jou hier vandaag te mogen verwelkomen. Evelien, stel jij jezelf even kort voor?

Evelien: Ik ben Evelien, ik doe interne communicatie bij een bedrijf met zo'n 1000 medewerkers. Daarnaast probeer ik ook een sparringpartner te zijn voor communicatiecollega's — voornamelijk zij die er alleen voor staan, of die interne communicatie met een andere functie combineren. Ik probeer hen mee in hun kracht te zetten en op weg te helpen om beter te communiceren. Ik heb al een heel aantal opleidingen en trainingen gevolgd, en dat doelen stellen, dat komt heel vaak terug. Ik moet zelf zeggen: toen ik met communicatie begon, dacht ik "laat ons gewoon het leuke stuk doen, laat ons beginnen met dingen maken en creëren." Maar zoveel jaar later heb ik wel door dat het echt heel nuttig is om even te vertragen en met iedereen erover te praten: waar willen we naartoe? Dat doet ons proces veel gemakkelijker lopen. Dus ik ben heel blij dat we daar vandaag even tijd voor kunnen pakken.

Lien: Inderdaad, dat vind ik ook.

Lien: We zeggen het: we moeten daar niet vaag over blijven, we stellen dat best zo goed mogelijk scherp. Waarom is dat zo belangrijk? Waarom is dat echt ons vertrekpunt?

Evelien: Het is belangrijk dat alle neuzen in dezelfde richting staan, dat die stip aan de horizon voor iedereen hetzelfde is. Ik merk heel vaak dat iedereen in het begin denkt "we denken allemaal hetzelfde" — totdat je echt de tijd neemt om samen aan tafel te gaan zitten, of een discussiedocument maakt zoals jullie doen met je Intranet Focus Plan. En dan merk je: die ziet dat toch een beetje anders, en die ziet dat toch anders. Dan merk je dat die stip aan de horizon niet zo duidelijk is. Het is gewoon veel handiger om dat in het begin duidelijk te krijgen, dan doorheen het proces te merken "oei, we zijn over andere dingen aan het spreken" — of zelfs als het intranet klaar is, dat dan blijkt: ik had er eigenlijk iets anders van verwacht.

Lien: Je gaf het al aan: bij Involv werken wij met een Intranet Focus Plan, en dat proberen we onze klanten aan het begin van het traject mee te geven, zodat ze zich al bewust worden van: waar willen we naartoe met dat intranet? Wie zijn onze eindgebruikers? Hebben we eindgebruikers die desktopmedewerkers zijn, of eindgebruikers die veel op de baan zijn en ons intranet misschien mobiel moeten consulteren? We vragen ook al eens naar: wat is jullie huidige vertrekpunt, wat zijn de problemen, wat gaan de uitdagingen zijn? Het is inderdaad heel erg belangrijk dat we daar verschillende invalshoeken zien. Want dat merken wij ook tijdens workshops: als we een projectteam samenzetten — vaak een HR-verantwoordelijke, iemand van IT en iemand van communicatie — dan hebben die allemaal andere ideeën over: wat is het intranet? Wat moet het worden? Wat willen wij er zelf mee doen?

Lien: Ik kan me wel voorstellen dat het niet zo makkelijk is om vanuit het niets doelstellingen te beginnen opschrijven. Kunnen we daarvoor wat vragen als ankerpunt hebben? Hoe gaan we daar best mee om, naar onze directie of naar onze eindgebruikers toe?

Evelien: Ik vind het focusplan dat jullie hebben al heel interessant. Ik vind vooral — en dat is echt mijn ding — kies een tool, zorg dat daar structuur in zit, dat je niet in het wilde weg gaat brainstormen. Als je een brainstorm doet, dat je thema's kiest waarrond ze kunnen brainstormen. Wat in jullie plan zit, is: in hoeverre wil je naar beleving gaan, in hoeverre wil je naar informeren gaan — en jullie zien dat ook als schuifschakelaars. Dat vind ik heel interessant: om samen te zeggen "oké, hoe ver moet die schakelaar voor ons staan?", en in het algemeen: wat voor sfeer willen wij creëren? Een tool vind ik superbelangrijk. Je moet niet in het wilde weg aan zo'n gesprek beginnen, je moet daar een bepaalde structuur insteken.

Lien: Is het dan goed dat we met verschillende stakeholders in gesprek gaan? Dat we echt zeggen "ik ga een focusgroep doen met eindgebruikers of met directie"? Is dat ook iets wat jij in jouw ervaring ziet — dat we best die verschillende stakeholders erbij halen?

Evelien: Ik denk dat je op voorhand moet samenzitten met de mensen die ertoe doen in je organisatie, en dat is voor elke organisatie verschillend. Bij sommige kan dat een klein groepje zijn, bij andere een groter groepje. Daarvoor ben jij de expert in de organisatie; het is aan jou om aan te voelen wie je daarbij moet hebben, of om het gewoon op tafel te leggen. We hebben nog vaak de gewoonte dat we met een uitgewerkte aanpak naar ons directieteam moeten gaan, maar we mogen ook echt met vragen naar ons directieteam gaan en zeggen: "oké, we willen dat realiseren — wie moeten wij betrekken, en op welke manier?" Ze mogen ons ook een kader geven waarbinnen we mogen werken. Dus we moeten soms ook gewoon durven vragen.

Lien: Dat gedragsdoel — als je dat voor ogen hebt — dan kan ik me voorstellen dat dat ook een soort van rust creëert aan het begin van zo'n project: dat we weten "hier gaan we naartoe, zo gaan we dat bereiken, dit zijn echt onze verwachtingen." Heb jij daar ook ervaring mee, dat het echt die rust kan brengen in een project?

Evelien: Ik merk dat enorm. Dat is wat ik in het begin zei: vroeger dacht ik "laat ons maar naar de uitvoerfase gaan", en nu merk ik: als we goed weten wat we gaan doen, als iedereen ook begrijpt wat we gaan doen, dan zijn er veel minder obstakels op de weg, en dan is het zoveel aangenamer om te werken. We kunnen dan nog altijd schakelen onderweg — als je merkt "oké, we hadden dat toch misschien wat anders gewild" — maar dan zijn we wel dezelfde weg aan het bewandelen. Voor mij geeft dat veel meer rust.

Lien: Want ik hoor jou het zeggen: dat bijsturen onderweg is een belangrijke. Ik merk ook vaak dat als we die intranetprojecten aan het doen zijn en we die cirkel hebben die iedereen wel kent — de Plan-Do-Check-Act-cirkel — dat plannen, waar we het nu over hebben, dat vergeten we soms. Ook na de check en de act: terug gaan plannen, terug gaan bijsturen — dat is eigenlijk ook iets dat veel minder gebeurt. Dat is wel iets dat heel erg belangrijk is, denk ik.

Lien: Als we onze doelstellingen dan concreet hebben neergeschreven — aan de hand van een tool, of aan de hand van vragen, door in gesprek te gaan met onze stakeholders — hoe vertalen we dat dan best naar een communicatieplan met een rode draad?

Evelien: Als we onze doelstellingen kennen, dan kennen we onze stippen aan de horizon, en dan moeten we gaan terugdenken. We gaan verschillende doelstellingen hebben. Misschien wil je dat mensen het intranet gebruiken om met elkaar in contact te komen. Als dat je doelstelling is, dan moet je terugdenken: welke info hebben die mensen nodig om met elkaar in contact te komen? Die moeten dat weten, maar ze moeten ook weten hóe ze dat moeten gebruiken, en in welke situaties. Een ander voorbeeld is als de doelstelling is dat mensen zelf berichten kunnen posten. Als je dan terugdenkt: ze moeten weten hoe ze een bericht moeten posten — daar kun je een printscreen of tutorials van maken — maar ze moeten ook weten wát ze mogen posten. Sommige organisaties gaan daarop successen delen of bedrijfsinformatie delen. Andere organisaties — die zullen jullie ook wel hebben — zeggen "plaats maar een zoekertje, je mag je babyspullen hier verkopen of je appartement te huur zetten." Dat is allemaal leuk, maar mensen moeten dat wel weten. Want als dat niet de bedoeling is, als dat niet uit jullie oefening gekomen is, en mensen gaan daar hun appartement opzetten om te verhuren, dan geeft dat heel awkward situaties. Dus de rode draad — hoe zoeken we die? Door terug te kijken: als dat ons doel is, welke communicaties hebben we nodig om dat doel te bereiken? Onze eindgebruikers moeten weten wat ze kunnen doen, ze moeten het ook kunnen doen, en dan moeten ze het daarna ook nog dóen. En dat is iets waar we in de volgende afleveringen van deze videoreeks nog wat dieper op in zullen gaan.

Lien: Dat terugdenkproces is heel interessant. En ook: als we onze doelstellingen helder geformuleerd hebben en een mooie rode draad hebben, dan kan dat heel wat rust brengen aan het begin van een project — dat we weten "oké, alle neuzen staan in dezelfde richting." Ik vind dat zelf heel belangrijk en fijn om te ervaren: dat er toch een bepaalde structuur in zit, dat al die losse ideeën toch in een paar banen gesmeed zijn. En dat wil niet zeggen dat we die banen exact moeten volgen, maar het geeft ons de weg aan. We kunnen onderweg nog altijd bijsturen, maar het is wel duidelijk: oké, we gaan hiervoor, daar moet ons intranet voor staan. En mij geeft dat in ieder geval heel veel rust.

Lien: Bedankt alvast voor deze heel heldere uitleg, Evelien. Ik noteer alvast dat het zo concreet mogelijk scherpstellen van onze doelstellingen en verwachtingen aan het begin van het project cruciaal is voor het succes ervan op het einde. In onze volgende aflevering gaan we het meer hebben over dat terugdenkproces en over het weten-willen-kunnen-doen-model. Heel fijn om jou vandaag te gast te hebben! Al onze afleveringen kunnen onze kijkers of luisteraars bekijken op onze website involv-intranet.com of op ons YouTube-kanaal. Daarnaast kunnen ze Involv of Communicatiekracht volgen op LinkedIn voor meer tips en tricks. Tot volgende keer!