Involv intranet case study: RAF Museum

Het Royal Air Force Museum (RAFM) werd in 1972 in Londen opgericht en groeide uit tot een van de toonaangevende musea van het Verenigd Koninkrijk. Met een collectie van ruim 1,3 miljoen objecten vertelt het museum het verhaal van de Royal Air Force en haar mensen. Met vestigingen in Londen en Cosford, plus een aparte opslagfaciliteit, werken honderden medewerkers verspreid over verschillende locaties. Die geografische spreiding maakte het een uitdaging om iedereen op één lijn te houden.

Hoewel het museum al gebruikmaakte van Microsoft 365, ontbrak een centrale plek waar medewerkers nieuws, documenten en collega's konden vinden. De interne communicatie verliep vooral via e-mail, wat leidde tot informatiesilo's en overvolle mailboxen. Het museum had nood aan een toegankelijke, geïntegreerde en betaalbare intranetoplossing die samenwerking en verbondenheid zou versterken.

Waar liep het museum precies tegenaan?

De grootste uitdaging was het gebrek aan een centraal communicatiekanaal. Medewerkers kregen dagelijks tientallen e-mails, wat leidde tot overvolle mailboxen en het risico dat belangrijke informatie verloren ging. Ook evenementen werden georganiseerd via de Outlook-agenda, waardoor er geen plek was waar de hele organisatie zag wat er speelde.

Daarnaast werkten teams grotendeels op hun eigen eilandjes. De fysieke afstand tussen de locaties zorgde ervoor dat veel medewerkers zich los voelden van het grotere geheel. En een deel van het personeel werkt niet aan een bureau – in de tentoonstellingsruimtes, bij het collectiebeheer of op de opslaglocatie. Precies die groep is via e-mail het moeilijkst te bereiken. Er was behoefte aan een platform dat niet alleen informatief was, maar ook verbindend werkte.

Tot slot wilde het museum de mogelijkheden van Microsoft 365 beter benutten. De basis was er, maar veel functionaliteiten bleven onderbenut en de kennis van de afzonderlijke tools was intern beperkt. RAFM had een oplossing nodig die die tools samenbracht in één gebruiksvriendelijke omgeving, zonder hoge ontwikkelingskosten of technische complexiteit – en die het rendement op de bestaande Microsoft-investering verhoogde.

Hoe bood Involv de oplossing?

Het museum zocht een intranet dat in de bestaande omgeving páste en dat zowel eindgebruikers als contentbeheerders zelf konden bedienen. Na een demo en een verkenning in een testomgeving koos het Royal Air Force Museum voor Involv intranet, dat naadloos integreert met Microsoft 365. Dankzij die integratie kon het museum voortbouwen op de bestaande infrastructuur zonder nieuwe systemen in te voeren.

Er werd bewust gekozen voor een gefaseerde aanpak: eerst een basisversie om snel waarde te leveren, daarna verdere uitbreiding op basis van feedback. Zo groeide het intranet organisch uit tot een herkenbaar platform met de naam “Museum Matters” – de nieuwe digitale ontmoetingsplek voor alle medewerkers.

De eerste versie bevatte nieuws, afdelingspagina's, documenten en een interactieve ‘Wie is wie'-gids waarmee collega's elkaar gemakkelijk kunnen vinden. Een opvallend staaltje maatwerk was het automatisch bijgewerkte organogram, dat synchroniseert met Active Directory en zo altijd up-to-date blijft zonder manuele aanpassingen.

Voor de collega's zonder vaste werkplek kwam er een mobiele intranet-app, volledig in de huisstijl van het museum. Daarmee bereikt interne communicatie ook wie zelden achter een pc zit – op de eigen telefoon, zonder omweg via de mailbox.

“Onze locaties voelden vroeger aan als aparte musea en ons doel was om een ‘Eén Museum'-gedachte en cultuur te bereiken. Het intranet heeft echt geholpen om iedereen samen te brengen. Het voelt nu als één museum, omdat we een centrale plek hebben waar medewerkers informatie kunnen vinden over wat er in de hele organisatie gebeurt.”

Niels FulcherHoofd IT, RAF Museum

Door nauw samen te werken met interne ‘intranet-kampioenen' uit verschillende afdelingen, werd het platform niet enkel technisch goed opgezet, maar ook gedragen door de organisatie zelf.

Wat veranderde er na de lancering?

Sinds de invoering van Involv is de interne communicatie binnen het museum aanzienlijk verbeterd. Belangrijke aankondigingen worden nu centraal gedeeld, waardoor het e-mailverkeer drastisch daalde en medewerkers altijd weten waar ze de laatste updates kunnen vinden.

Het intranet zorgt voor meer verbondenheid tussen de locaties. Medewerkers ervaren opnieuw een gevoel van “één museum” – ze zien wat er speelt in andere teams en voelen zich onderdeel van een groter geheel.

Ook voor IT betekende de overstap winst: het beheer is eenvoudiger, integraties verlopen automatisch en de waarde van Microsoft 365 wordt maximaal benut. In plaats van losse tools te gebruiken, beschikt RAFM nu over één geïntegreerde digitale werkplek die efficiëntie en overzicht brengt.

Harde cijfers zijn niet vastgelegd, maar het museum merkt een duidelijke stijging in betrokkenheid, tevredenheid en interne transparantie.

Wat kunnen andere organisaties hiervan leren?

De ervaring van het Royal Air Force Museum toont dat een succesvol intranet niet alleen om technologie draait, maar vooral om mensen. Door klein te beginnen, gebruikers actief te betrekken en continu te verbeteren, ontstaat een platform dat echt leeft binnen de organisatie.

Involv hielp het museum om de kracht van Microsoft 365 volledig te benutten en tegelijkertijd een cultuur van samenwerking te versterken. Het resultaat is een toekomstbestendige digitale werkplek die perfect aansluit bij de waarden van RAFM: toegankelijkheid, educatie en verbondenheid – niet alleen voor bezoekers, maar ook voor de medewerkers die het museum elke dag mogelijk maken.

Veelgestelde vragen over deze case

Verder lezen

Meer klantverhalen uit cultuur, onderwijs en de publieke sector: NatureScot, Art Fund en Kingswood School. Of bekijk alle bedrijfscases.