Een flexibel, gebruiksvriendelijk intranet dat lof oogst bij het natuuragentschap van Schotland.
Hoe NatureScot een eenvoudige, slimme en naadloze digitale werkplek bouwde op Involv – en er de zilveren award mee won op de 2023 Intranet & Digital Workplace Awards van Step Two.
NatureScot, het natuuragentschap van Schotland, had als doel de interne communicatie te verbeteren als onderdeel van hun digitale vernieuwingsstrategie. Nadat ze een lijst met MVP-vereisten hadden opgesteld, zochten ze een kant-en-klare oplossing die stapsgewijze verbeteringen mogelijk maakte naarmate de bedrijfsbehoeften veranderden. Omdat de organisatie al gebruikmaakte van het Microsoft-ecosysteem, werd gekeken naar intranetoplossingen gebouwd op SharePoint.
Het doel was een intuïtieve digitale ervaring waarbij medewerkers eenvoudig toegang hebben tot alle digitale hulpmiddelen en informatie – efficiënter werken en een sterker gevoel van verbondenheid met NatureScot. Als overheidsorganisatie was het bovendien essentieel dat het intranet voldeed aan de wettelijke toegankelijkheidsvereisten. Na een grondig intern testprogramma werkten het Involv-team, NatureScot en Involv-partner Core Azure nauw samen om dit te realiseren.
Achtergrond
NatureScot heeft 35 kantoren verspreid over heel Schotland, met het hoofdkantoor in Inverness. Ongeveer 10% van het personeel werkt in de natuurreservaten van het land, terwijl de rest in een hybride model werkt, afgestemd op hun persoonlijke voorkeuren.
Tijdens het plannen en uitvoeren van een M365-implementatie zag NatureScot een kans om de digitale transformatie te starten met een open-source Drupal-intranet – destijds een baanbrekende stap voor een overheidsinstelling. De opgedane inzichten pasten ze met succes toe. De digitalisering kwam in een stroomversnelling tijdens de pandemie, met onder andere een grotere adoptie van Microsoft Teams.
Uitdagingen
De organisatie liep al snel tegen de limieten van Drupal aan. Drupal is in de eerste plaats een platform voor publieke websites en biedt daardoor slechts beperkte integratie met Microsoft 365. Een eerste vereiste was dus een oplossing gebouwd op Microsoft 365 (SharePoint), die bovendien kant-en-klaar was en kon meegroeien met veranderende behoeften. Er werden vijf belangrijke doelen geïdentificeerd:
- De informatiestroom verbeteren door gemakkelijke uitwisseling via MS Teams, het intranet en Viva Engage (voorheen Yammer).
- De verbinding met de organisatie en de doelen van NatureScot versterken.
- Efficiëntere werkmethoden faciliteren.
- Bijdragen aan een tevreden en veilige werkomgeving.
- Voldoen aan de wetgeving inzake toegankelijkheid.
Oplossingen: een toegankelijk intranet
Vanwege de status van NatureScot als overheidsinstelling moet het intranet voldoen aan de toegankelijkheidswetgeving. In samenwerking met het D.A.W.N.-netwerk (disability, ability, neurodiversiteit) van NatureScot werkten het Involv-team en partner Core Azure een Accessibility mode uit.
Die stelt het Involv-platform open voor toegankelijkheidstools van derden, zoals schermlezers, en creëert extra contrast waar nodig. De modus kan aan- en uitgezet worden en helpt mensen met slecht zicht om gemakkelijker door functies en pagina's te navigeren: belangrijke inhoud wordt gemarkeerd zodat ze steeds zien waar ze zich bevinden. Je kunt de grootte van de webpagina bovendien altijd aanpassen. Tot slot voegden we breadcrumbs toe, die de structuur van het intranet eenvoudig weergeven en de navigatie vergemakkelijken.
“We zijn er als ondersteunende werkgever om het dagelijks leven van iedereen gemakkelijker te maken. De toegankelijkheidstools van het intranet zijn beschikbaar ongeacht de kenmerken of voorkeuren van mensen op de werkplek.”
Martin Stubbs-PartridgeMedewerker interne communicatie, NatureScot
Martin Stubbs-PartridgeMicrosoft 365-integratie
De integratie van Involv met Microsoft 365 zorgt ervoor dat NatureScot veel flexibeler kan communiceren. Op het vorige intranet had de organisatie geëxperimenteerd met forums, maar die “sociale” inhoud paste niet goed bij de zakelijke, nieuwsgerelateerde artikelen.
Met Involv kan NatureScot nu specifieke doelgroepen targeten: algemene informatie op het intranet, persoonlijke en collegiale inhoud op Viva Engage, en werkgerelateerde communicatie via Teams. Dankzij de aanpasbare webparts verloopt de gebruikerservaring vlekkeloos – je kunt je bijvoorbeeld via een nieuwsbericht aanmelden voor een evenement, en dat werkt net zo soepel op Teams en Viva Engage.
Centrale digitale werkruimte
Een ander voordeel van de M365-integratie is dat het intranet fungeert als een centrale digitale hub waar medewerkers toegang hebben tot al hun digitale werkplektools, inclusief apps van derden. Het intranet is daarmee veel meer dan een “leuke plek om naartoe te gaan”: het is een business-first platform dat het hart van de organisatie vormt. Dat creëert een sterkere band met de organisatie en bespaart medewerkers tijd, want alle tools en kennis zijn altijd binnen handbereik.
Efficiënte en effectieve interne communicatie
Ten opzichte van het oude Drupal-intranet biedt Involv verschillende handige functionaliteiten. Dankzij de drag & drop-editor is het eenvoudig om aantrekkelijke inhoud te creëren met tekst, afbeeldingen, kaarten, video's en andere componenten. Daarnaast zijn er veel kleine verbeteringen: wanneer de HR-afdeling nieuwe medewerkers aankondigt, kunnen die nu getagd worden zodat collega's hen gemakkelijk kunnen benaderen. En met de Evenementen-functie worden events duidelijker weergegeven en kunnen collega's zich meteen aanmelden en het event aan hun agenda toevoegen.
“Als we Involv met ons vorige intranet vergelijken, vallen vooral de vele kleine verbeteringen op. Deze verbeteringen zorgen ervoor dat dingen sneller, makkelijker en effectiever gaan. Bovendien dragen ze bij aan een vlotte werking en maken ze de zaken overzichtelijker.”
Een aantrekkelijk intranet versterkt de boodschap
Het vorige intranet van NatureScot was eenvoudig en had veel links, maar miste visuele aantrekkingskracht. Dankzij de gebruiksvriendelijke paginabouwer en aanpasbare sjablonen van Involv kon het team hun doel realiseren: zeer visuele, natuurgerichte content op de hele site. Het afscheid van meer zakelijke afbeeldingen heeft de organisatiecultuur versterkt en een gevoel van doelgerichtheid bevorderd, wat positieve feedback van het personeel opleverde.
Dus, wat is het eindoordeel?
“We hebben na een grondig selectieproces bewust gekozen voor Involv Intranet als onze softwarepartner. Gedurende het gehele proces heeft Involv ons ondersteund en geholpen om onze visie te realiseren: een eenvoudige, slimme en naadloze gebruikerservaring in onze digitale werkomgeving.”
Wil jij ook een toegankelijke, naadloze intranetervaring?
Al meer dan 15 jaar begeleiden we onze klanten bij een succesvolle intranetlancering. Plan nu je demo en ontdek onze bekroonde SharePoint-intranetoplossing.
