Kingswood School was genoodzaakt om de interne communicatie te verbeteren nadat een enquête onder het personeel enkele tekortkomingen aan het licht bracht. Om dit probleem aan te pakken, besloot de school om te investeren in een Involv intranet met als voornaamste doel de afhankelijkheid van e-mail te verminderen en gerichte communicatie te faciliteren.
>400
Engeland
Onderwijs
Achtergrond
Kingswood School is een grote onafhankelijke school gevestigd in Bath, een stad gelegen in het zuidwesten van Engeland. De school biedt onderwijs aan meer dan 1300 studenten, variërend in leeftijd van 9 maanden tot 18 jaar. In de school zijn meer dan 400 ondersteunende en academische medewerkers werkzaam.
Aangezien de school reeds gebruik maakte van Microsoft 365 was zij op zoek naar een intranetoplossing die zonder problemen zou integreren binnen het Microsoft-ecosysteem. Om kosten te besparen en dure maatwerkontwikkeling te vermijden, gaven ze daarnaast de voorkeur aan een kant-en-klare oplossing.
Uitdagingen
Uit het intern onderzoek kwamen twee belangrijke uitdagingen naar voren met betrekking tot de interne communicatie van de organisatie.
Ten eerste was er een te grote afhankelijkheid van e-mail. Het personeel voelde zich overweldigd door de hoeveelheid e-mails die ze ontvingen. Hierdoor ging belangrijk nieuws verloren tussen alle andere e-mails, waardoor het moeilijker werd om op de hoogte te blijven van wat er gaande was op school.
Ten tweede was de communicatie niet gericht genoeg. Medewerkers ontvingen alle e-mails. Dit droeg bij aan een informatie overload. Ondanks dat iedereen voor dezelfde school werkt, hebben medewerkers verschillende behoeften afhankelijk van hun functie, afdeling en locatie.
Vóór de introductie van Involv had de school al een intranet, maar dit was slechts een lijst met links naar werktools. Het intranet bood geen mogelijkheden voor samenwerking of communicatie.
Oplossingen
Met Involv is het mogelijk om nieuws gerichte te communiceren naar de juiste afdelingen of personen.
Het verlangen om minder afhankelijk te zijn van e-mails en effectievere communicatie mogelijk te maken waren de belangrijkste redenen voor het implementeren van Involv als intranetoplossing bij Kingswood School. Met Involv wisten zij beide doelstellingen kunnen behalen.
Involv biedt de mogelijkheid om gerichte en gepersonaliseerde nieuwsberichten te publiceren, zodat medewerkers alleen informatie zien die relevant is voor hun werkzaamheden en functie binnen de organisatie. De nieuwsfunctie maakt het ook mogelijk om op een efficiënte manier belangrijke mededelingen te verspreiden, zonder afhankelijk te zijn van e-mails. Bovendien maakt de commentaarfunctie interactie mogelijk tussen medewerkers en het management, waardoor er een meer open en transparante communicatiecultuur kan ontstaan.
Veelzijdige functies, op maat gemaakt voor de specifieke behoeften van elke klant.
Involv’s zeer aanpasbare SharePoint intranet heeft het voor Kingswood mogelijk gemaakt om een reeks nuttige functies toe te voegen die afgestemd zijn op hun specifieke behoeften.
In tegenstelling tot het volgen van een standaard rooster zoals in de meeste scholen het geval is, is de schooldag van Kingswood verdeeld in 7 periodes. Met de Periodeklok kan zowel academisch als niet-academisch personeel volgens dit rooster werken.
De module die starters weergeeft helpt het personeel dan weer op de hoogte te blijven van nieuwe medewerkers. Deze functie is gekoppeld aan de ‘wie is wie’ component, die voor elk personeelslid een handige, aanpasbare profielpagina biedt met informatie zoals: locatie, contactgegevens, expertise, …
Het personeel kan ook de privacymodus gebruiken om e-mails en agenda’s te vervagen. Dit is vooral handig voor collega’s die geregeld hun scherm delen, om zo persoonlijke informatie (zoals namen van studenten en hun cijfers) te verbergen. Door de Privacymodus in te schakelen, kunnen ze er zeker van zijn dat deze informatie niet per ongeluk wordt weergegeven op het scherm.
Aanpasbare snelkoppelingen
Het personeel van Kingswood bestaat uit zowel ondersteunend als academisch personeel, die werkzaam zijn op verschillende onderwijsniveaus. Hierdoor gebruiken zij een breed scala aan applicaties om hun werk te doen. Involv’s Quick Links-functionaliteit biedt hier uitkomst. Deze functie geeft medewerkers namelijk alleen toegang tot de apps die relevant zijn voor hun rol.
Daarnaast is deze functie aanpasbaar. Medewerkers kunnen dus ook zelf bepalen welke apps zij willen zien in hun Quick Links. Dit biedt hen de flexibiliteit en de controle om hun werk beter te organiseren en te stroomlijnen.
Kingswood heeft de Quick Links-functie van Involv als zeer waardevol ervaren. Daarom hebben ze besloten om deze functie ook beschikbaar te maken voor hun studenten via een studentenintranet dat binnenkort gelanceerd zal worden. Dit laat zien dat niet alleen het personeel, maar ook studenten profiteren van bepaalde intranet functionaliteiten.
Quick Links zijn ontzettend belangrijk voor ons. Met zoveel verschillende apps kan het voor ons personeel al snel overweldigend zijn. Dankzij Involv kunnen we de apps die elke medewerker te zien krijgt aanpassen aan hun rol en verantwoordelijkheden. Deze unieke en zeer nuttige tool helpt ons om ons werk efficiënter te kunnen doen.
Andrew Francomb
Director of IT, Kingswood School
Involv Cast levert belangrijk nieuws en info op meerdere locaties
Als een school met meerdere locaties heeft Kingswood behoefte aan een effectieve manier om informatie te delen met medewerkers, studenten en bezoekers die zich vaak verplaatsen binnen de gebouwen en niet altijd direct toegang hebben tot een computer. Involv Cast, de digital signage-oplossing voor Microsoft 365 van Involv, biedt hiervoor de perfecte oplossing. Met 17 schermen verspreid over de hele school kan de IT-afdeling de inhoud die op elk scherm wordt weergegeven op vier manieren aanpassen: op basis van locatie, schooltype (kleuterschool, lagere school of middelbare school), gericht op medewerkers of gericht op studenten.
Een voorbeeld van hoe Involv Cast is afgestemd op de specifieke behoeften van Kingswood is het lunchmenu van de school. De keukenmedewerkers zijn verantwoordelijk voor het dagelijks bijwerken en publiceren van het menu, zodat iedereen weet wat ze kunnen verwachten tijdens de lunch.
Het Involv-team leverde “een enorme meerwaarde”
De bijdrage van het Involv-team was van cruciaal belang voor het succesvol lanceren van Kingswood’s intranet. Om te zorgen dat het intranet aan de behoeften van alle afdelingen van de school voldeed, werden interne focusgroepen georganiseerd om hun specifieke vereisten te bepalen. Hierdoor kon het team de prioriteiten vaststellen en bepalen welke afdelingen als eerste toegang moesten krijgen tot het nieuwe intranet.
Het team besloot eerst te beginnen met het ondersteunend personeel, omdat hun taken en verantwoordelijkheden de kern van de school ondersteunden. Vervolgens werd de aandacht verlegd naar het academisch personeel, en ten slotte werd het intranet ook voor studenten beschikbaar gemaakt.
De ondersteuning van Involv zorgde ervoor dat taken en resultaten duidelijk werden gecommuniceerd en dat het team de deadline van drie maanden voor de lancering kon halen. De succesvolle lancering van het intranet was te danken aan de nauwe samenwerking tussen Kingswood en het Involv-team.
De project management ondersteuning die we kregen van Jonas en de rest van het Involv team was een enorm pluspunt. Ze begeleidden ons ongelooflijk goed door het proces, wat leidde tot een zeer snelle doorlooptijd.
Andrew Francomb, IT-directeur, Kingswood School
Al meer dan 15 jaar begeleiden we onze klanten bij het succesvol lanceren van hun intranet, je kan er dus op vertrouwen dat je bij ons in goede handen bent. Plan nu jouw demo in en ontdek alles over onze bekroonde SharePoint intranet oplossing!