Eén gericht, centraal intranet voor 400+ medewerkers over een campus van 130 acres.
Hoe Kingswood School in Bath de e-mailoverload terugdrong en elke functie de juiste info gaf – met een kant-en-klaar Involv intranet op Microsoft 365.
Kingswood School is een grote onafhankelijke school in Bath, in het zuidwesten van Engeland. De school biedt onderwijs aan meer dan 1.300 studenten, van 9 maanden tot 18 jaar, en telt meer dan 400 ondersteunende en academische medewerkers.
Aangezien de school al gebruikmaakte van Microsoft 365, zocht ze een intranetoplossing die naadloos zou integreren binnen het Microsoft-ecosysteem. Om kosten te besparen en dure maatwerkontwikkeling te vermijden, gaven ze de voorkeur aan een kant-en-klare oplossing.
Uitdagingen
Uit een intern onderzoek kwamen twee belangrijke uitdagingen naar voren. Ten eerste was er een te grote afhankelijkheid van e-mail: het personeel voelde zich overweldigd door de hoeveelheid e-mails, waardoor belangrijk nieuws verloren ging en het moeilijker werd om op de hoogte te blijven.
Ten tweede was de communicatie niet gericht genoeg. Medewerkers ontvingen alle e-mails, wat bijdroeg aan een informatie-overload. Ondanks dat iedereen voor dezelfde school werkt, hebben medewerkers verschillende behoeften afhankelijk van hun functie, afdeling en locatie. De school had al een intranet, maar dat was slechts een lijst met links naar werktools, zonder mogelijkheden voor samenwerking of communicatie.
Oplossingen
Gerichte communicatie vanuit één centrale plek
Minder afhankelijk zijn van e-mail en gerichter communiceren waren de belangrijkste redenen voor het project – en met Involv behaalde Kingswood beide doelstellingen. Involv biedt de mogelijkheid om gerichte, gepersonaliseerde nieuwsberichten te publiceren, zodat medewerkers alleen informatie zien die relevant is voor hun functie. Belangrijke mededelingen worden zo verspreid zonder afhankelijkheid van e-mail, en de commentaarfunctie maakt interactie tussen medewerkers en management mogelijk.
Veelzijdige functies, op maat
Als zeer aanpasbaar SharePoint-intranet maakte Involv het voor Kingswood mogelijk om een reeks nuttige functies toe te voegen. Zo is de schooldag verdeeld in 7 periodes: met de Periodeklok kan zowel academisch als niet-academisch personeel volgens dit rooster werken. De module die starters weergeeft, gekoppeld aan de ‘Wie is wie'-component, houdt iedereen op de hoogte van nieuwe medewerkers via een handige profielpagina met locatie, contactgegevens en expertise. Met de Privacymodus kan het personeel e-mails en agenda's vervagen – handig voor collega's die hun scherm delen en zo persoonlijke informatie (zoals namen en cijfers van studenten) willen verbergen.
Aanpasbare snelkoppelingen
Het personeel gebruikt een breed scala aan applicaties over verschillende onderwijsniveaus heen. Involv's Quick Links-functie geeft medewerkers alleen toegang tot de apps die relevant zijn voor hun rol, en is bovendien aanpasbaar: medewerkers kiezen zelf welke apps ze zien. Kingswood ervoer dit als zo waardevol dat ze de functie ook beschikbaar maken voor hun studenten, via een studentenintranet dat binnenkort gelanceerd wordt.
“Quick Links zijn ontzettend belangrijk voor ons. Met zoveel verschillende apps kan het voor ons personeel al snel overweldigend zijn. Dankzij Involv kunnen we de apps die elke medewerker te zien krijgt aanpassen aan hun rol en verantwoordelijkheden. Deze unieke en zeer nuttige tool helpt ons om ons werk efficiënter te doen.”
Andrew FrancombIT-directeur, Kingswood School
Andrew FrancombInvolv Cast levert nieuws en info op meerdere locaties
Als school met meerdere locaties heeft Kingswood behoefte aan een effectieve manier om informatie te delen met medewerkers, studenten en bezoekers die zich vaak verplaatsen en niet altijd toegang hebben tot een computer. Involv Cast, de digital-signage-oplossing voor Microsoft 365, biedt hiervoor de perfecte oplossing. Met 17 schermen verspreid over de hele school kan de IT-afdeling de inhoud per scherm op vier manieren aanpassen: op basis van locatie, schooltype (kleuter-, lagere of middelbare school), gericht op medewerkers of op studenten.
Een voorbeeld dat perfect is afgestemd op Kingswood is het lunchmenu: de keukenmedewerkers werken het menu dagelijks bij en publiceren het, zodat iedereen weet wat de lunch brengt.
Het Involv-team leverde “een enorme meerwaarde”
De bijdrage van het Involv-team was cruciaal voor een succesvolle lancering. Om te zorgen dat het intranet aan de behoeften van alle afdelingen voldeed, werden interne focusgroepen georganiseerd. Zo kon het team prioriteiten vaststellen: eerst het ondersteunend personeel, daarna het academisch personeel, en ten slotte de studenten. De ondersteuning van Involv zorgde ervoor dat taken en resultaten duidelijk werden gecommuniceerd en dat de deadline van drie maanden werd gehaald.
“De projectmanagement-ondersteuning die we kregen van Jonas en de rest van het Involv-team was een enorm pluspunt. Ze begeleidden ons ongelooflijk goed door het proces, wat leidde tot een zeer snelle doorlooptijd.”
Het Kingswood-intranet in beeld
Een blik op het platform dat medewerkers elke dag gebruiken – van de homepage en afdelingspagina's tot de ‘Wie is wie'-gids en het community-prikbord. Klik op een afbeelding om te vergroten.
Te veel e-mail, te weinig van het juiste nieuws?
Al meer dan 15 jaar begeleiden we onze klanten bij een succesvolle intranetlancering – je bent dus in goede handen.
