Étude de cas : Royal Air Force Museum

Le Royal Air Force Museum (RAFM) a été fondé en 1972 à Londres et est devenu l’un des musées de référence du Royaume-Uni. Avec une collection de plus de 1,3 million d’objets , le musée raconte l’histoire de la Royal Air Force et de ses femmes et hommes. Avec des sites à Londres et à Cosford, plus une réserve séparée, des centaines de collaborateurs travaillent répartis sur différents lieux. Cette dispersion géographique rendait difficile de garder tout le monde aligné.

Bien que le musée utilisait déjà Microsoft 365, il manquait un endroit central où les collaborateurs pouvaient trouver actualités, documents et collègues. La communication interne passait surtout par l’e-mail, ce qui créait des silos d’information et des boîtes mail saturées. Le musée avait besoin d’une solution intranet accessible, intégrée et abordable qui renforcerait la collaboration et le sentiment d’appartenance.

À quoi le musée se heurtait-il exactement ?

Le plus grand défi était l’absence d’un canal de communication central. Les collaborateurs recevaient chaque jour des dizaines d’e-mails, d’où des boîtes mail saturées et le risque de perdre des informations importantes. Les événements étaient aussi organisés via l’agenda Outlook, si bien qu’il n’existait aucun endroit où toute l’organisation voyait ce qui se passait.

Les équipes travaillaient en outre largement en îlots. La distance physique entre les sites faisait que beaucoup de collaborateurs se sentaient détachés de l’ensemble. Et une partie du personnel ne travaille pas à un bureau – dans les salles d’exposition, à la conservation des collections ou à la réserve. C’est précisément ce groupe que l’e-mail atteint le moins bien. Il fallait une plateforme qui ne soit pas seulement informative, mais qui crée aussi du lien .

Enfin, le musée voulait mieux exploiter les possibilités de Microsoft 365. La base était là, mais beaucoup de fonctionnalités restaient sous-utilisées et la connaissance des différents outils était limitée en interne. RAFM avait besoin d’une solution qui rassemble ces outils dans un seul environnement convivial, sans coûts de développement élevés ni complexité technique – et qui augmente le rendement de l’investissement Microsoft existant .

Comment Involv a-t-il apporté la solution ?

Le musée cherchait un intranet qui s’insère dans l’environnement existant et que les utilisateurs finaux comme les gestionnaires de contenu pouvaient piloter eux-mêmes. Après une démo et une exploration en environnement de test, le Royal Air Force Museum a choisi Involv intranet, qui s’intègre sans heurt à Microsoft 365. Grâce à cette intégration, le musée a pu s’appuyer sur l’infrastructure existante sans introduire de nouveaux systèmes.

Le choix s’est délibérément porté sur une approche par phases : d’abord une version de base pour livrer vite de la valeur, puis une extension sur la base des retours. L’intranet est ainsi devenu organiquement une plateforme reconnaissable, baptisée « Museum Matters » – le nouveau lieu de rencontre numérique de tous les collaborateurs.

La première version comprenait les actualités, des pages de département, les documents et un guide « Qui est qui » interactif permettant aux collègues de se trouver facilement. Une belle pièce de personnalisation : l’ organigrammemis à jour automatiquement, qui se synchronise avec Active Directory et reste donc toujours actuel sans intervention manuelle.

Pour les collègues sans poste de travail fixe, une application mobile d’intraneta été ajoutée, entièrement aux couleurs du musée. La communication interne atteint ainsi aussi celles et ceux qui sont rarement devant un pc – sur leur propre téléphone, sans détour par la boîte mail.

« Nos sites donnaient autrefois l’impression d’être des musées séparés et notre objectif était d’atteindre une mentalité et une culture ‘Un seul musée’. L’intranet a vraiment aidé à rassembler tout le monde. On a maintenant le sentiment d’un seul musée, parce que nous avons un endroit central où le personnel trouve l’information sur ce qui se passe dans toute l’organisation. »

Niels FulcherResponsable IT, RAF Museum

En travaillant étroitement avec des « champions de l’intranet » internes issus de différents départements, la plateforme n’a pas seulement été bien conçue techniquement : elle est aussi portée par l’organisation elle-même.

Qu’est-ce qui a changé après le lancement ?

Depuis l’arrivée d’Involv, la communication interne du musée s’est nettement améliorée. Les annonces importantes sont désormais partagées de manière centrale, le trafic d’e-mails a fortement baissé et les collaborateurs savent toujours où trouver les dernières mises à jour.

L’intranet crée plus de lien entre les sites. Les collaborateurs retrouvent un sentiment d’ « un seul musée » – ils voient ce qui se passe dans les autres équipes et se sentent partie d’un ensemble plus grand.

Pour l’IT aussi, le changement est un gain : la gestion est plus simple, les intégrations se font automatiquement et la valeur de Microsoft 365 est exploitée au maximum. Au lieu d’outils séparés, RAFM dispose maintenant d’un seul espace de travail numérique intégré qui apporte efficacité et clarté.

Aucun chiffre précis n’a été relevé, mais le musée constate une hausse nette de l’ engagement, de la satisfaction et de la transparence interne.

Que peuvent en retenir d’autres organisations ?

L’expérience du Royal Air Force Museum montre qu’un intranet réussi ne tourne pas seulement autour de la technologie, mais surtout autour des personnes. En commençant petit, en impliquant activement les utilisateurs et en améliorant en continu, on obtient une plateforme qui vit vraiment dans l’organisation.

Involv a aidé le musée à exploiter pleinement la puissance de Microsoft 365 tout en renforçant une culture de collaboration. Le résultat est un espace de travail numérique pérenne qui correspond parfaitement aux valeurs de RAFM : accessibilité, éducation et lien – pas seulement pour les visiteurs, mais aussi pour les personnes qui font vivre le musée chaque jour.

Questions fréquentes sur ce cas

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