SharePoint als intranet: wat het kan, wat het kost en hoe je begint

Ja, je kunt SharePoint als intranet gebruiken. Het zit in je Microsoft 365-abonnement en heeft de bouwstenen: communicatiesites, nieuws, hubsites en documentbeheer. Alleen bestaat er geen knop “maak een intranet”. In dit artikel lees je wat je standaard krijgt, wat je zelf moet toevoegen, wat het kost en wanneer standaard SharePoint gewoon volstaat.

Ja, maar SharePoint is een platform en geen kant-en-klaar intranet. Je krijgt de onderdelen, het in elkaar zetten doe je zelf.

Wie in Microsoft 365 werkt, gebruikt SharePoint vaak al zonder het te weten: Teams, OneDrive en je Teams-opnames staan erop. SharePoint is ooit begonnen als systeem voor documentbeheer, en daar is het nog altijd heel sterk in. De functies voor communicatie kwamen er later bij.

Met die functies kom je al een eind:

• Communicatiesites om nieuws, aankondigingen en beleid te publiceren voor een groot publiek (Microsoft Learn).
• Hubsites die afdelingssites (HR, finance, een vestiging) verbinden met één navigatie, één huisstijl en zoeken over alle sites heen.
• Documentbeheer met versiebeheer, metadata en samen bewerken.

Het verschil met een intranet zit in wat medewerkers elke dag ervaren. Een intranet is de plek waar ze nieuws lezen, collega’s vinden en snel de juiste procedure terugvinden. Daarvoor heb je naast de bouwstenen een doordachte structuur, duidelijke navigatie en afspraken over beheer nodig. Zonder dat voelt SharePoint al snel als een verzameling losse eilanden: het nieuws gaat toch weer via mail rond en niemand weet waar de laatste versie van een document staat.

Voor een intranet op SharePoint Online heb je geen aparte licentie nodig. SharePoint zit in de meeste Microsoft 365-abonnementen. Extra’s zoals Copilot betaal je wel apart.

Dat SharePoint “gratis” meekomt, verklaart waarom het zo vaak de eerste keuze is. Het verklaart evengoed waarom je er niet alles van mag verwachten: Microsoft levert het platform en laat de invulling aan jou of aan een partner.

SharePoint geeft je een stevige technische basis. In de gesprekken die wij voeren met organisaties komen telkens dezelfde drie gaten terug: zoeken, mobiele medewerkers bereiken en communicatie richten naar de juiste mensen.

Elk gat apart is op te lossen. Samen maken ze het verschil tussen een intranet dat technisch werkt en een intranet dat medewerkers ook echt gebruiken. Een kant-en-klaar SharePoint-intranet dicht die gaten vanaf de start.

Wat er na de lancering nog komt kijken, lees je in waarom SharePoint-intranetadoptie mislukt na de livegang.

Begin met een communicatiesite als startpagina, koppel de afdelingssites via een hubsite en spreek af wie wat beheert voordat je content plaatst. In grote lijnen zijn dit de stappen:

1. Start met een communicatiesite als startpagina van je intranet. Gebruik geen teamsite: die is gemaakt voor samenwerking en brengt een Microsoft 365-groep mee die je voor bedrijfsbrede communicatie net niet wilt.
2. Kies je structuur. Koppel afdelings- of locatiesites aan een hubsite. Voor veel organisaties volstaat één centrale hub.
3. Werk navigatie en huisstijl uit. Houd de navigatie kort en logisch voor wie het intranet gebruikt, niet voor wie het bouwde.
4. Gebruik doelgroepen, categorieën en metadata. Ze bepalen hoe goed zoeken werkt, en ook Copilot leunt erop.
5. Duid eigenaars aan. Per site iemand die de content actueel houdt, en één persoon die het geheel bewaakt.
6. Lanceer en volg op. De lancering is het begin, geen eindpunt.

Technisch is dat allemaal haalbaar. De echte uitdaging begint na de livegang: wie houdt de content actueel, wie volgt de updates van Microsoft op en hoe zorg je dat medewerkers blijven terugkomen? Daar hebben we aparte artikels over geschreven:

• Moderne SharePoint-architectuur: wat IT moet weten voordat je een intranet bouwt
• SharePoint-intranet: zelf bouwen of kopen?
• Waarom SharePoint-intranetadoptie mislukt na de livegang

SharePoint is de laag waarop je intranet draait. Viva Connections maakt dat intranet zichtbaar in Microsoft Teams. Het vervangt je intranet dus niet: een rommelig intranet blijft rommelig, ook als je het in Teams toont.

Werken je collega’s de hele dag in Teams, dan is Viva Connections een handige toegangspoort. Hoe SharePoint Online, Viva Connections en Viva Engage zich tot elkaar verhouden, lees je in SharePoint Online, Viva Connections en Viva Engage als intranet: wanneer volstaat het?

De licentie zit in Microsoft 365, dus op papier is een SharePoint-intranet goedkoop. De echte kosten zitten in de inrichting, het maatwerk en vooral het onderhoud achteraf.

Vergelijk daarom de totale kost over drie jaar, en niet alleen de bouwkost: bouw, onderhoud, governance en de maanden voordat je live bent. Hoe je die rekening maakt, lees je in zelf bouwen of kopen.

En een kant-en-klaar intranet? Een Involv QuickStart heeft een vaste scope en een vaste prijs vanaf 5.000 euro per jaar, en staat in 4 weken live. De prijs van een volledig Involv-intranet hangt af van de grootte van je organisatie, het pakket en eventuele extra diensten, en geven we op aanvraag. Bekijk de pakketten en prijzen.

Een eenvoudige communicatiesite staat er in enkele weken. Een volledig intranet op maat duurt maanden, vaak langer. Een QuickStart van Involv gaat live in 4 weken.

Bij maatwerk hangt de doorlooptijd af van de structuur over afdelingen heen, het aantal workshops en de wensen die onderweg opduiken. Ter vergelijking: de teams achter de beste intranetten in de Intranet Design Annual 2019 van Nielsen Norman Group deden er gemiddeld 14 maanden over.

Een QuickStart heeft een vaste scope, en daardoor ook een vaste planning: in 4 weken live. Wat jij daarvoor klaarzet: je content en de gegevens van je medewerkers in Entra ID. Bij een groter Involv-project hangt de timing af van de scope, net als bij elk ander project.

Ben je een kleinere organisatie, publiceer je vooral nieuws en documenten en heb je iemand met SharePoint-kennis in huis? Dan kom je vaak toe met de communicatiesites van SharePoint. Begin dan daarmee.

Het wordt krap wanneer:

• je medewerkers zonder vaste pc moet bereiken, zoals techniekers, zorgpersoneel of productiemedewerkers;
• je nieuws wilt richten per afdeling, locatie of functie;
• meerdere afdelingen zelf publiceren en je het overzicht wilt bewaren;
• medewerkers niet vinden wat ze zoeken;
• niemand tijd heeft om maatwerk na elke Microsoft-update te testen.

Je hebt dan drie routes:

1. Standaard SharePoint. Sterk als basis, met de beperkingen hierboven.
2. Maatwerk via een consultancy of je eigen IT. Volledig op maat, maar je betaalt ook het onderhoud zolang het intranet bestaat.
3. Een kant-en-klaar intranet bovenop SharePoint. Sneller live, en de bouwstenen voor zoeken, mobiel en doelgroepen zitten er al in.

Welke route de juiste is, hangt af van wie het over twee jaar onderhoudt. Stel jezelf die vraag vóór je begint.

Wil je de voordelen van SharePoint houden zonder alles zelf te bouwen, dan kies je voor een intranet dat bovenop SharePoint draait. Je data blijft in je eigen Microsoft 365-omgeving, onder je bestaande beveiliging en Entra ID.

Involv is zo’n kant-en-klaar SharePoint-intranet:

• Meer dan zestig intranetmodules die je configureert in plaats van bouwt.
• Zoeken dat werkt: AI-zoeken in gewone taal over alle pagina’s heen, synoniemen en zoeksuggesties die je zelf instelt, en inzicht in wat medewerkers zoeken.
• Medewerkers zonder bureau bereiken met een mobiele app met pushmeldingen.
• Gerichte communicatie: nieuws komt automatisch bij de juiste doelgroep terecht.
• Geen onderhoud van maatwerk. Ons ontwikkelteam volgt de updates van Microsoft op en test de impact.
• Een team dat alleen intranetprojecten doet, met technische specialisten en mensen uit de interne communicatie.

Hoe ziet een SharePoint-intranet eruit als het goed is ingericht? Hieronder een paar intranetten die met Involv gebouwd zijn, telkens in de huisstijl van de organisatie.

Meer voorbeelden vind je in het Involv Lookbook.

Wil je sparren over wat Involv voor jouw SharePoint-intranet kan doen? Plan een korte kennismaking.