SharePoint als Intranet nutzen: was es kann, was es kostet und wie Sie starten

Ja, Sie können SharePoint als Intranet nutzen. SharePoint ist in Ihrem Microsoft-365-Abonnement enthalten und bringt die Bausteine mit: Kommunikationswebsites, News, Hubwebsites und Dokumentenverwaltung. Was fehlt, ist ein Knopf „Intranet erstellen“. In diesem Leitfaden lesen Sie, was Sie standardmäßig bekommen, was Sie selbst ergänzen müssen, was es kostet und wann SharePoint allein völlig ausreicht.

Ja, aber SharePoint ist eine Plattform und kein fertiges Intranet. Sie bekommen die Einzelteile. Zusammenbauen müssen Sie sie selbst.

Wenn Ihr Unternehmen mit Microsoft 365 arbeitet, nutzen Sie SharePoint wahrscheinlich schon, ohne es zu merken: Teams, OneDrive und Ihre Teams-Aufzeichnungen liegen darauf. SharePoint wurde ursprünglich für die Dokumentenverwaltung entwickelt und ist darin bis heute sehr stark. Die Kommunikationsfunktionen kamen erst später dazu.

Mit diesen Funktionen kommen Sie schon recht weit:

• Kommunikationswebsites, um News, Ankündigungen und Richtlinien für ein großes Publikum zu veröffentlichen (Microsoft Learn).
• Hubwebsites, die Bereichswebsites (HR, Finanzen, ein Standort) mit einer gemeinsamen Navigation, einem einheitlichen Design und einer übergreifenden Suche verbinden.
• Dokumentenverwaltung mit Versionsverlauf, Metadaten und gemeinsamer Bearbeitung.

Worin liegt also der Unterschied zwischen SharePoint und einem Intranet? Ein Intranet ist das, was Mitarbeitende jeden Tag erleben: der Ort, an dem sie News lesen, Kolleginnen und Kollegen finden und die richtige Arbeitsanweisung in Sekunden aufrufen. Dafür brauchen Sie mehr als Bausteine, nämlich eine durchdachte Struktur, eine klare Navigation und feste Absprachen, wer was pflegt. Ohne das wird SharePoint schnell zu einer Sammlung einzelner Inseln. Die News laufen dann doch wieder per E-Mail und niemand weiß, wo die aktuelle Version eines Dokuments liegt.

Für ein Intranet auf SharePoint Online brauchen Sie keine zusätzliche Lizenz. SharePoint ist in den meisten Microsoft-365-Abonnements enthalten. Zusatzfunktionen wie Copilot kosten extra.

Dass SharePoint „gratis“ dabei ist, erklärt, warum es so oft die erste Wahl ist. Es erklärt aber auch, warum Sie nicht alles davon erwarten sollten: Microsoft liefert die Plattform und überlässt die Umsetzung Ihnen oder einem Partner.

SharePoint gibt Ihnen eine solide technische Grundlage. In unseren Gesprächen mit Unternehmen tauchen aber immer wieder dieselben drei Lücken auf: die Suche, die Erreichbarkeit mobiler Mitarbeitender und die gezielte Kommunikation.

Jede Lücke lässt sich für sich schließen. Zusammen machen sie den Unterschied zwischen einem Intranet, das technisch funktioniert, und einem Intranet, das Ihre Mitarbeitenden tatsächlich nutzen.

Beginnen Sie mit einer Kommunikationswebsite als Startseite, verbinden Sie die Bereichswebsites über eine Hubwebsite und legen Sie fest, wer was pflegt, bevor Sie Inhalte einstellen. In groben Zügen:

1. Starten Sie mit einer Kommunikationswebsite als Startseite Ihres Intranets. Nehmen Sie keine Teamwebsite: Sie ist für die Zusammenarbeit gedacht und bringt eine Microsoft-365-Gruppe mit, die Sie für unternehmensweite Kommunikation gerade nicht wollen.
2. Legen Sie die Struktur fest. Verbinden Sie Abteilungs- oder Standortwebsites mit einer Hubwebsite. Für viele Unternehmen genügt ein zentraler Hub.
3. Planen Sie Navigation und Design. Halten Sie die Navigation kurz und logisch für die Menschen, die das Intranet nutzen, nicht für die, die es gebaut haben.
4. Nutzen Sie Zielgruppen, Kategorien und Metadaten. Sie entscheiden darüber, wie gut die Suche funktioniert, und auch Copilot stützt sich darauf.
5. Benennen Sie Verantwortliche. Pro Website eine Person, die die Inhalte aktuell hält, und eine Person, die das Ganze im Blick behält.
6. Starten Sie und bleiben Sie dran. Der Launch ist der Anfang, nicht das Ziel.

Technisch ist das alles machbar. Die eigentliche Herausforderung beginnt nach dem Go-live: Wer hält die Inhalte aktuell, wer verfolgt die Updates von Microsoft und wie sorgen Sie dafür, dass Mitarbeitende wiederkommen? Dazu haben wir eigene Artikel geschrieben (auf Englisch):

• Modern SharePoint architecture: what IT needs to understand before building an intranet
• SharePoint intranet: build or buy?
• Why SharePoint intranet adoption fails after go-live

SharePoint ist die Ebene, auf der Ihr Intranet läuft. Viva Connections macht dieses Intranet in Microsoft Teams sichtbar. Es ersetzt Ihr Intranet also nicht: Ein unübersichtliches Intranet bleibt unübersichtlich, auch wenn Sie es in Teams anzeigen.

Arbeiten Ihre Kolleginnen und Kollegen den ganzen Tag in Teams, ist Viva Connections ein praktischer Zugang zum Intranet.

Die Lizenz ist in Microsoft 365 enthalten, auf dem Papier ist ein SharePoint-Intranet also günstig. Die eigentlichen Kosten stecken in der Einrichtung, in Eigenentwicklungen und vor allem in der Pflege danach.

Vergleichen Sie deshalb die Gesamtkosten über drei Jahre und nicht nur die Baukosten: Aufbau, Wartung, Governance und die Monate bis zum Go-live.

Und ein fertiges Intranet? Ein Involv QuickStart kostet für ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitenden weniger als 1,50 € pro Nutzer und Monat, Support inklusive. Der genaue Preis hängt von der Zahl der Nutzer, dem Paket, dem Umfang der Einrichtung und eventuellen Zusatzleistungen ab. Deshalb erhalten Sie Preise immer auf Anfrage.

Eine einfache Kommunikationswebsite steht in wenigen Wochen. Ein komplett individuelles Intranet dauert Monate, oft länger. Ein Involv QuickStart geht in 4 Wochen live.

Bei Eigenentwicklung hängt die Dauer von der Struktur über die Abteilungen hinweg ab, von der Zahl der Workshops und von Wünschen, die unterwegs dazukommen. Zum Vergleich: Die Teams hinter den besten Intranets im Intranet Design Annual 2019 der Nielsen Norman Group brauchten im Schnitt 14 Monate.

Ein QuickStart hat einen festen Umfang und damit auch einen festen Zeitplan: in 4 Wochen live. Was Sie dafür vorbereiten: Ihre Inhalte und die Daten Ihrer Mitarbeitenden in Entra ID. Bei einem größeren Involv-Projekt hängt der Zeitplan vom Umfang ab, wie bei jedem Projekt.

Sie sind ein kleineres Unternehmen, veröffentlichen vor allem News und Dokumente und haben jemanden mit SharePoint-Kenntnissen im Haus? Dann reichen die Kommunikationswebsites von SharePoint oft aus. Fangen Sie damit an.

Eng wird es, wenn:

• Sie Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz erreichen müssen, etwa Techniker, Pflegekräfte oder Produktionsmitarbeitende;
• Sie News nach Abteilung, Standort oder Funktion ausspielen wollen;
• mehrere Abteilungen selbst veröffentlichen und Sie den Überblick behalten möchten;
• Mitarbeitende nicht finden, was sie suchen;
• niemand Zeit hat, Eigenentwicklungen nach jedem Microsoft-Update neu zu testen.

Dann haben Sie drei Wege:

1. Standard-SharePoint. Eine starke Basis, mit den genannten Grenzen.
2. Eigenentwicklung über eine Beratung oder Ihre eigene IT. Komplett maßgeschneidert, aber Sie zahlen die Wartung, solange das Intranet besteht.
3. Ein fertiges Intranet auf Basis von SharePoint. Schneller live, und Suche, Mobile und Zielgruppen sind bereits eingebaut.

Welcher Weg der richtige ist, hängt davon ab, wer das Intranet in zwei Jahren pflegt. Stellen Sie sich diese Frage, bevor Sie loslegen.

Sie möchten die Vorteile von SharePoint behalten, ohne alles selbst zu bauen? Dann wählen Sie ein Intranet, das auf SharePoint aufsetzt. Ihre Daten bleiben in Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung, unter Ihren bestehenden Sicherheitsrichtlinien und Entra ID.

Involv ist ein solches fertiges SharePoint-Intranet:

• Mehr als sechzig Intranet-Module, die Sie konfigurieren statt entwickeln.
• Eine Suche, die funktioniert: KI-Suche in natürlicher Sprache über alle Seiten, Synonyme und Suchvorschläge, die Sie selbst festlegen, und Einblick in das, wonach Mitarbeitende suchen.
• Mitarbeitende ohne Schreibtisch erreichen mit einer mobilen App mit Push-Benachrichtigungen.
• Gezielte Kommunikation: News landen automatisch bei der richtigen Zielgruppe.
• Keine Eigenentwicklung zu pflegen. Unser Entwicklungsteam verfolgt die Updates von Microsoft und prüft die Auswirkungen.
• Ein Team, das ausschließlich Intranetprojekte umsetzt, mit technischen Spezialisten und Fachleuten aus der internen Kommunikation.

Wie sieht ein gut aufgebautes SharePoint-Intranet aus? Hier einige Intranets, die mit Involv umgesetzt wurden, jeweils im Corporate Design des Unternehmens.

Weitere Beispiele finden Sie im Involv Lookbook.

Möchten Sie besprechen, was Involv für Ihr SharePoint-Intranet tun kann? Vereinbaren Sie ein kurzes Kennenlernen.