Oui, vous pouvez créer un intranet SharePoint sans rien acheter de plus. SharePoint est inclus dans votre abonnement Microsoft 365 et il contient les briques de base : sites de communication, actualités, sites hub et gestion documentaire. Ce qu’il n’a pas, c’est un bouton « créer un intranet ». Dans ce guide, vous verrez ce que SharePoint offre en standard, ce qu’il faut ajouter vous-même, ce que cela coûte et dans quels cas SharePoint seul suffit.
Peut-on utiliser SharePoint comme intranet ?
Oui, mais SharePoint est une plateforme, pas un intranet prêt à l’emploi. Vous recevez les pièces. L’assemblage, c’est à vous de le faire.
Si votre organisation travaille avec Microsoft 365, vous utilisez probablement déjà SharePoint sans le savoir : Teams, OneDrive et les enregistrements de vos réunions Teams reposent dessus. SharePoint est né comme outil de gestion documentaire, et il reste excellent dans ce domaine. Les fonctions de communication sont arrivées plus tard.
Avec ces fonctions, vous allez déjà assez loin :
- Les sites de communication pour publier actualités, annonces et procédures auprès d’un large public (Microsoft Learn).
- Les sites hub, qui relient les sites des services (RH, finances, une filiale) avec une seule navigation, une identité visuelle commune et une recherche sur l’ensemble des sites.
- La gestion documentaire, avec historique des versions, métadonnées et coédition.
Quelle est alors la différence entre SharePoint et un intranet ? Un intranet, c’est ce que vos collaborateurs vivent au quotidien : l’endroit où ils lisent les actualités, trouvent un collègue et retrouvent la bonne procédure en quelques secondes. Pour en arriver là, il faut plus que des briques : une structure claire, une navigation simple et des règles précises sur qui gère quoi. Sans cela, SharePoint devient vite un archipel de sites isolés. Les actualités continuent de circuler par e-mail et personne ne sait où se trouve la dernière version d’un document.
Quelle licence vous faut-il ?
Pour un intranet sur SharePoint Online, aucune licence supplémentaire n’est nécessaire. SharePoint est inclus dans la plupart des abonnements Microsoft 365. Les options comme Copilot sont payantes à part.
Que SharePoint soit « gratuit » explique pourquoi c’est si souvent le premier choix. Cela explique aussi pourquoi il ne faut pas tout en attendre : Microsoft fournit la plateforme et laisse la mise en place à vous ou à un partenaire.
Ce que SharePoint offre en standard, et ce qui manque
SharePoint vous donne une base technique solide. Dans nos échanges avec les organisations, les trois mêmes manques reviennent sans cesse : la recherche, l’accès des collaborateurs mobiles et la diffusion ciblée de l’information.
| Ce que vous obtenez en standard | Ce que vous devez résoudre vous-même |
| L’intégration avec Teams, OneDrive et Outlook | Une recherche qui affiche les bons résultats en premier. En standard, dès qu’il y a beaucoup de contenu, les collaborateurs obtiennent souvent trop de résultats ou des résultats hors sujet. |
| Une gestion documentaire solide, avec versions et métadonnées | Toucher les collaborateurs mobiles. L’application SharePoint convient pour les documents et les pages, mais elle ne suffit généralement pas pour ceux qui n’ont pas de poste fixe. |
| Des sites de communication et un composant d’actualités | Une communication ciblée. Afficher automatiquement une actualité au bon service, au bon site ou à la bonne fonction est possible, mais limité. |
| Des sites hub et une structure de sites souple | Une navigation sur plus d’un niveau, sans la mettre à jour à la main |
| La sécurité et les droits d’accès via Entra ID | Des statistiques qui montrent qui lit quoi |
| Un Brand Center pour les couleurs, les polices et le logo | Une identité visuelle qui va plus loin qu’un thème, sans code sur mesure |
Chaque manque peut se combler séparément. Ensemble, ils font la différence entre un intranet qui fonctionne techniquement et un intranet que vos collaborateurs utilisent vraiment.
Créer un intranet SharePoint en 6 étapes
Commencez par un site de communication comme page d’accueil, reliez les sites des services via un site hub et décidez qui gère quoi avant de publier le moindre contenu. Dans les grandes lignes :
- Partez d’un site de communication comme page d’accueil de votre intranet. Évitez le site d’équipe : il est conçu pour la collaboration et s’accompagne d’un groupe Microsoft 365 dont vous ne voulez pas pour la communication à toute l’organisation.
- Choisissez votre structure. Associez les sites des services ou des implantations à un site hub. Pour beaucoup d’organisations, un seul hub central suffit.
- Soignez la navigation et l’identité visuelle. Gardez une navigation courte et logique pour ceux qui utilisent l’intranet, pas pour ceux qui l’ont construit.
- Utilisez audiences, catégories et métadonnées. Elles déterminent la qualité de la recherche, et Copilot s’appuie aussi dessus.
- Désignez des responsables. Une personne par site qui tient le contenu à jour, et une personne qui veille sur l’ensemble.
- Lancez, puis suivez. Le lancement est un point de départ, pas une ligne d’arrivée.
Techniquement, tout cela est faisable. La vraie difficulté commence après la mise en ligne : qui tient le contenu à jour, qui suit les mises à jour de Microsoft et comment donner envie aux collaborateurs de revenir ? Nous avons consacré des articles à chacun de ces sujets (en anglais) :
SharePoint, Teams et Viva Connections
SharePoint est la couche sur laquelle tourne votre intranet. Viva Connections rend cet intranet visible dans Microsoft Teams. Il ne le remplace donc pas : un intranet mal organisé le reste, même affiché dans Teams.
Si vos collègues passent leur journée dans Teams, Viva Connections est une porte d’entrée pratique vers l’intranet.
Combien coûte un intranet SharePoint ?
La licence est comprise dans Microsoft 365 : sur le papier, un intranet SharePoint coûte donc peu. Les vrais coûts se trouvent dans la mise en place, les développements sur mesure et surtout la maintenance qui suit.
| Poste de coût | Ce que cela implique |
| Conseil et développement | Des spécialistes externes conçoivent, configurent et développent votre intranet. Chaque modification ou correction coûte à nouveau du temps et du budget. |
| Temps de l’IT interne | Votre équipe IT passe des heures à mettre en place, gérer et assister. Ces heures ne sont pas gratuites, même si elles n’apparaissent sur aucune facture. |
| Formation et adoption | Collaborateurs et rédacteurs doivent apprendre à travailler avec SharePoint. |
| Évolutions | Chaque nouveau besoin, comme des fonctions sociales ou de la personnalisation, demande de nouveaux développements. |
| Maintenance | Microsoft met SharePoint à jour en permanence. Les développements sur mesure doivent être retestés après chaque mise à jour, et parfois corrigés. |
Comparez donc le coût total sur trois ans, et pas seulement le coût de construction : développement, maintenance, gouvernance et les mois qui précèdent la mise en ligne.
Et un intranet clé en main ? Un Involv QuickStart coûte moins de 1,50 € par utilisateur et par mois pour une organisation de 1 000 collaborateurs, support compris. Le prix exact dépend du nombre d’utilisateurs, de la formule, du périmètre de la mise en place et des éventuels services complémentaires. C’est pourquoi nos prix sont toujours établis sur demande.
Combien de temps faut-il ?
Un site de communication simple peut être prêt en quelques semaines. Un intranet entièrement sur mesure prend des mois, souvent davantage. Un Involv QuickStart est en ligne en 4 semaines.
Pour du sur-mesure, le délai dépend de la structure entre services, du nombre d’ateliers et des demandes qui s’ajoutent en cours de route. À titre de comparaison, les équipes derrière les meilleurs intranets de l’Intranet Design Annual 2019 du Nielsen Norman Group y ont consacré en moyenne 14 mois.
Un QuickStart a un périmètre fixe, et donc un calendrier fixe : en ligne en 4 semaines. Ce que vous préparez de votre côté : votre contenu et les données de vos collaborateurs dans Entra ID. Pour un projet Involv plus large, le calendrier dépend du périmètre, comme pour tout projet.
Quand SharePoint seul suffit-il ?
Vous êtes une organisation de taille modeste, vous publiez surtout des actualités et des documents et quelqu’un en interne connaît SharePoint ? Les sites de communication de SharePoint suffiront souvent. Commencez par là.
Cela devient juste lorsque :
- vous devez toucher des collaborateurs sans poste fixe, comme des techniciens, du personnel soignant ou des équipes de production ;
- vous voulez cibler vos actualités par service, site ou fonction ;
- plusieurs services publient eux-mêmes et vous voulez garder une vue d’ensemble ;
- vos collaborateurs ne trouvent pas ce qu’ils cherchent ;
- personne n’a le temps de retester les développements après chaque mise à jour de Microsoft.
Trois options s’offrent alors à vous :
- SharePoint standard. Une base solide, avec les limites ci-dessus.
- Du sur-mesure, par un cabinet de conseil ou votre propre IT. Entièrement adapté, mais vous payez la maintenance aussi longtemps que l’intranet existe.
- Un intranet clé en main sur SharePoint. En ligne plus vite, avec la recherche, le mobile et le ciblage déjà intégrés.
La bonne option dépend de qui assurera la maintenance dans deux ans. Posez-vous cette question avant de commencer.
Un intranet clé en main sur SharePoint
Vous voulez garder les avantages de SharePoint sans tout construire vous-même ? Choisissez un intranet qui fonctionne sur SharePoint. Vos données restent dans votre propre environnement Microsoft 365, sous votre sécurité existante et Entra ID.
Involv est un intranet SharePoint clé en main :
- Plus de soixante modules d’intranet que vous configurez au lieu de les développer.
- Une recherche qui fonctionne : une recherche IA en langage courant sur toutes les pages, des synonymes et des suggestions que vous paramétrez vous-même, et une vue sur ce que vos collaborateurs recherchent.
- Toucher les collaborateurs sans bureau grâce à une application mobile avec notifications push.
- Une communication ciblée : les actualités arrivent automatiquement auprès du bon public.
- Aucun développement sur mesure à maintenir. Notre équipe de développement suit les mises à jour de Microsoft et en teste l’impact.
- Une équipe dédiée uniquement aux projets intranet, avec des spécialistes techniques et des profils issus de la communication interne.
Exemples d'intranet SharePoint
À quoi ressemble un intranet SharePoint bien conçu ? Voici quelques intranets réalisés avec Involv, chacun aux couleurs de son organisation.
Découvrez d’autres exemples dans le Lookbook Involv.
Questions fréquentes sur l'intranet SharePoint
SharePoint est-il un intranet ?
Non. SharePoint est une plateforme qui fournit les briques d’un intranet : sites de communication, actualités, sites hub et gestion documentaire. L’intranet, c’est ce que vous construisez avec : l’endroit où les collaborateurs lisent les actualités, trouvent un collègue et retrouvent l’information.
Peut-on créer un intranet SharePoint gratuitement ?
La licence est incluse dans la plupart des abonnements Microsoft 365 : la plateforme ne vous coûte rien de plus. Les coûts se situent dans la mise en place, le sur-mesure et la maintenance.
Quelle licence faut-il pour un intranet SharePoint ?
Un abonnement Microsoft 365 qui inclut SharePoint Online. Les options comme Copilot ont leur propre licence.
Combien coûte un intranet SharePoint ?
La plateforme fait partie de Microsoft 365. Vous payez le temps des consultants ou de votre IT, la formation et la maintenance après chaque mise à jour de Microsoft. Un intranet clé en main comme un Involv QuickStart coûte moins de 1,50 € par utilisateur et par mois pour 1 000 collaborateurs, support compris. Le prix exact est établi sur demande.
Combien de temps faut-il pour créer un intranet SharePoint ?
Un site de communication simple peut être prêt en quelques semaines ; un intranet entièrement sur mesure prend des mois. Un Involv QuickStart est en ligne en 4 semaines.
SharePoint est-il assez simple à utiliser comme intranet ?
Pour ceux qui travaillent surtout derrière un bureau et connaissent SharePoint, souvent oui. La recherche, l’expérience mobile et la communication ciblée sont les points où les collaborateurs bloquent en premier.
Quelle différence entre SharePoint et Teams comme intranet ?
Teams sert à collaborer et à discuter, SharePoint à conserver et publier l’information. Avec Viva Connections, vous affichez votre intranet SharePoint dans Teams.
Le sur-mesure sur SharePoint vaut-il la peine ?
Oui, si une équipe peut maintenir ces développements pendant des années. Sinon, vous repayez la maintenance après chaque mise à jour de Microsoft. Pour la plupart des organisations, une solution clé en main sur SharePoint est plus simple.
Quelle différence entre Involv et SharePoint ?
SharePoint est la fondation. Involv fonctionne par-dessus et ajoute plus de soixante modules d’intranet, une application mobile et une communication ciblée. Vos données restent dans votre propre environnement Microsoft 365.
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