YouTube leert je hoe je in minder dan tien minuten een SharePoint-intranet bouwt.
Die tutorials zijn goed. Ze zijn duidelijk, praktisch en correct. Tegen de tijd dat je koffie op is, heb je een communicatiesite met een nieuwswebpart, een documentbibliotheek en een navigatiebalk. Technisch werkt het allemaal.
Wat je krijgt, is precies wat de video na tien minuten laat zien. Wat de video niet laat zien, is wat er in maand vier gebeurt.
Maand vier is het moment waarop de homepage nog altijd het nieuwsbericht van de lanceringsweek toont. Waar de sectie “Quick links” verwijst naar een bestand dat ondertussen verplaatst is. Waar de interne communicatiemanager aan IT vraagt waarom niemand het bedrijfsnieuws nog leest, en IT antwoordt dat het intranet prima werkt, want technisch gezien klopt dat ook.
Dit is veruit het meest voorkomende probleem bij SharePoint-intranetten die intern worden gebouwd, en het heeft niets met de bouw zelf te maken.
Onlangs kregen we onderstaande reactie op een van onze video’s.
Eerlijk? Hij heeft geen ongelijk over die twee uur. Je kunt een SharePoint-site opzetten, een nieuwswebpart toevoegen en het een intranet noemen in minder tijd dan je nodig hebt om een kop koffie uit te drinken. Dat gedeelte is echt eenvoudig. Waar hij naar vraagt – die andere 3 weken, 4 dagen en 6 uur – dát is het echte werk.
Het ‘Field of Dreams’-probleem
“If you build it, they will come” werkt in honkbalfilms. Bij intranetten werkt het niet.
De aanname achter elke tutorial van tien minuten is dat het beschikbaar maken van het intranet het moeilijkste deel is. Je zet het live, deelt de link en klaar. Medewerkers zullen het vanzelf vinden, gebruiken en blijven terugkomen.
In de praktijk gebruiken medewerkers geen tools gewoon omdat ze bestaan. Ze gebruiken tools omdat die iets makkelijker maken dan het alternatief, e-mail, WhatsApp, een gedeelde schijf of gewoon een collega aanspreken. Als het intranet niets biedt wat medewerkers echt nodig hebben, in een vorm die gemakkelijk te vinden én betrouwbaar is, vallen ze vanzelf terug op hun oude manier van werken.
Een SharePoint-site bouwen is een technische opdracht. Bestaande gewoontes veranderen is een opdracht op vlak van communicatie en verandermanagement. De tutorial van tien minuten behandelt er maar één van die twee.
Wat adoptie écht vraagt
Op basis van honderden organisaties die we hun intranet zagen lanceren, zijn dit de factoren die bepalen of medewerkers het intranet ook op lange termijn blijven gebruiken.
Relevante content die consequent wordt bijgewerkt. Een medewerker die twee keer het intranet bezoekt en niets nieuws vindt, komt meestal niet meer terug. Niet omdat die niet betrokken is, maar omdat dat logisch gedrag is. Als er niets gebeurt op het intranet, is er ook geen reden om het nog te bezoeken. Relevante content vraagt om redactioneel eigenaarschap: iemand die het intranet beheert als een communicatiekanaal, niet als een project.
Onboarding die ingebouwd is, niet achteraf toegevoegd. Nieuwe medewerkers ontwikkelen hun intranetgewoontes in de eerste twee weken. Als onboarding hen niet actief via het intranet begeleidt, met een welkomsttour, verplichte documenten of een zoekopdracht in de wie-is-wie, ontstaat die gewoonte nooit. “We hebben hen de link gestuurd” is geen onboarding.
Meldingen die medewerkers bereiken waar ze zich bevinden. Medewerkers openen een intranet zelden uit zichzelf. Ze kijken wel naar hun e-mail, Teams of hun smartphone. Een intranet dat content niet naar die kanalen kan brengen, verwacht van medewerkers dat ze een volledig nieuw gedrag aanleren. En dat gebeurt zelden. De gedachte “we bouwen het wel, dan zullen ze het vanzelf bekijken” houdt geen rekening met hoe mensen vandaag informatie op het werk consumeren.
Doelgroepgerichte content die relevant aanvoelt. Een productiemedewerker in Brussel hoeft geen HR-update voor het kantoor in Londen te zien. Wanneer iedereen alle informatie te zien krijgt, leren medewerkers die automatisch te negeren. Krijgen ze vooral informatie die voor hen relevant is, dan wordt het intranet ook echt nuttig. De out-of-the-box nieuwswebparts van SharePoint bieden dit niet standaard.
Analytics die tonen wat er echt gebeurt. Je kunt adoptie niet verbeteren als je niet weet wat er gebeurt. Wie bezoekt het intranet? Welke content wordt gelezen? Wie gebruikt het helemaal niet? Die inzichten maken het mogelijk om tijdig bij te sturen, voordat het intranet een verlaten platform wordt. De standaard analytics van SharePoint zijn hiervoor beperkt. Wil je adoptie echt begrijpen, dan heb je extra inzichten en rapportering nodig.
Geen van deze zaken leer je in een tutorial van tien minuten.
Hoe het verloop er in de praktijk uitziet
De meeste SharePoint-intranetten die intern worden gebouwd, volgen een voorspelbaar patroon:
Week 1-4 (lancering): Veel bezoekers. De aankondigingsmail zorgt voor klikken. Het management is tevreden. Het project wordt als een succes beschouwd.
Maand 2-3 (plateau): Het aantal bezoekers daalt. Het nieuwigheidseffect verdwijnt. De contentverantwoordelijke, als die er al was, gaat weer verder met zijn of haar dagelijkse werk. Nieuwe content verschijnt steeds minder vaak.
Maand 4-6 (verwatering): De homepage ziet er nog precies hetzelfde uit als op de dag van de lancering. Medewerkers bezoeken het intranet niet langer voor nieuws, omdat er geen nieuws meer te vinden is. IT krijgt steeds vaker de vraag of het intranet “wel goed werkt”.
Vanaf maand 6 (spookstad): Het management vraagt zich af waarom de investering in het intranet zo weinig oplevert. IT wijst erop dat het intranet technisch perfect werkt. Interne communicatie zegt dat er geen tijd is om het actueel te houden. Niemand voelt zich echt verantwoordelijk voor het probleem.
Dit is geen pessimistische voorspelling. Het is een patroon dat zich blijft herhalen, ongeacht de grootte van de organisatie of de sector waarin ze actief is. De technische bouw is zelden het probleem. De echte uitdaging is adoptie.
De vraag die in geen enkele tutorial wordt gesteld
Voordat een organisatie begint met het bouwen van een SharePoint-intranet, of dat nu intern gebeurt of samen met een leverancier, moet eerst één vraag beantwoord worden:
Wie is concreet verantwoordelijk voor de betrokkenheid van medewerkers bij het intranet?
Niet IT. IT bouwt het platform. Ook niet “iedereen”. Want als iedereen verantwoordelijk is, is uiteindelijk niemand verantwoordelijk.
Een goed antwoord benoemt een specifieke rol of persoon, maakt duidelijk waarvoor die verantwoordelijk is en geeft die persoon ook de juiste middelen: een contentdashboard, mogelijkheden om meldingen te versturen, onboardingflows en analytics om de betrokkenheid op te volgen.
Bestaat dat antwoord niet vóór de livegang, dan is de kans groot dat je binnen twaalf maanden een tweede lancering nodig hebt, omdat de eerste stilaan is uitgedoofd. De meeste organisaties hebben dat al eens meegemaakt.
Wat dit betekent voor de keuze om zelf te bouwen
Ben je aan het afwegen of je zelf een intranet op SharePoint bouwt of kiest voor een oplossing die boven op SharePoint draait? Neem dan ook functionaliteiten rond adoptie mee in die vergelijking, en zie ze niet als iets voor later. (En er zijn nog meer zaken die IT moet begrijpen voordat het een SharePoint-intranet bouwt.)
Moderne SharePoint-architectuur: wat IT moet weten voordat je een intranet bouwt
Een standaard SharePoint-omgeving geeft je een stevige technische basis. Maar je krijgt er geen welkomsttour bij, geen opvolging van verplichte documenten, geen systeem voor doelgroepgerichte meldingen, geen mobiele pushmeldingen en geen analyticsdashboard dat laat zien wat wel en niet werkt. Die functionaliteiten moet je zelf bouwen, aankopen of bewust aanvaarden als een beperking.
Bij Involv intranet zijn tools voor adoptie geen extra optie, ze vormen de reden waarom het product bestaat. Onboardingflows, verplichte leesbevestigingen, doelgroepgerichte meldingen, een mobiele app met pushmeldingen en een analyticsdashboard dat betrokkenheid toont op persoonsniveau in plaats van alleen op paginaniveau. Dat zijn de elementen die het verschil maken tussen een intranet dat technisch werkt en een intranet dat medewerkers ook echt gebruiken.
Maar ongeacht welke oplossing je kiest: zorg ervoor dat je vóór de bouw een antwoord hebt op de adoptievraag. Dat is uiteindelijk de vraag die bepaalt of je intranet een succes wordt.
Samengevat
Je kunt in tien minuten een eenvoudig SharePoint-intranet bouwen. Daar heeft die tutorial gelijk in.
Wat veel meer tijd vraagt, en uiteindelijk ook veel belangrijker is, is een intranet bouwen dat medewerkers na vier maanden, twaalf maanden en zelfs vierentwintig maanden nog altijd gebruiken. Daarvoor heb je eigenaarschap over content nodig, een doordachte onboarding, een goede meldingsinfrastructuur en analytics. Het vraagt dat je een intranet behandelt als een communicatiekanaal dat voortdurend de aandacht van medewerkers moet verdienen, en niet als een project dat na de livegang als afgerond wordt beschouwd.
De tutorial van tien minuten laat zien hoe je een gebouw neerzet. Hij laat niet zien hoe je ervoor zorgt dat mensen ook echt naar binnen willen.
Benieuwd hoe Involv Intranet eruitziet binnen je eigen Microsoft 365-omgeving?
