Les 5 Rol en ondersteuning van de leidinggevende

Lien

In onze derde video hadden we het erover dat communicatie een samenwerking is.

Een samenwerking tussen verschillende schakels: de communicatiedienst, het directieteam, IT en HR.

Samen helpen zij om drempels weg te nemen.

We hebben het toen ook al kort gehad over de leidinggevende.

Misschien wel de meest cruciale schakel wanneer het gaat over communicatie en verandercommunicatie.

Dat is waar we het vandaag over gaan hebben, toch?

Evelien

Ja, zeker.

Wanneer we over communicatiekanalen spreken, denken we vaak aan een intranet, infoschermen of een personeelsblad.

Maar eigenlijk is één van de belangrijkste communicatiekanalen vandaag de leidinggevende.

Je moet dat communicatiekanaal echt bewust inschakelen.

Lien

Heel boeiend dat we daar vandaag verder op ingaan.

Voor de nieuwe kijkers: ik ben Lien, projectconsultant bij Involv.

Ik help klanten bij de opbouw en implementatie van hun intranet.

Evelien, wie ben jij?

Evelien

Ik ben Evelien, communicatieadviseur.

Ik help organisaties om hun interne communicatie vorm te geven.

Daar zit een strategie achter.

Daarnaast help ik communicatieprofessionals om strategische keuzes te maken en vooral te communiceren met impact.

Lien

Die leidinggevende is dus een cruciale schakel.

Waarom kijken medewerkers eerst naar hun leidinggevende?

Waarom verwachten ze daar zoveel van?

Evelien

Omdat mensen het meeste vertrouwen hebben in de persoon die het dichtst bij hen staat.

Dat blijkt uit bijna elk onderzoek rond interne communicatie.

Wanneer je medewerkers vraagt wat interne communicatie voor hen betekent, dan verwijzen ze meestal naar de communicatie van hun leidinggevende.

Wanneer ze een score geven aan interne communicatie, geven ze eigenlijk een score aan hun leidinggevende.

Alles wat wij als communicatieprofessionals doen, blijft voor veel medewerkers onzichtbaar.

Ze zien misschien iets op het intranet of lezen het personeelsblad.

Maar als hun leidinggevende er niets over gezegd heeft, dan leeft het vaak veel minder.

Lien

Dat herken ik ook bij intranetprojecten.

Wanneer we belangrijke boodschappen publiceren, komt vaak de vraag: gaat die doelgroep dat wel gezien hebben?

Neem bijvoorbeeld het indienen van onkostennota's.

Het is goed dat daar een bericht over verschijnt op het intranet.

Maar het helpt enorm als een leidinggevende ook even zegt:

"Denk eraan, vandaag is de deadline."

Die combinatie van kanalen lijkt me heel belangrijk.

Evelien

Absoluut.

We hopen natuurlijk allemaal dat mensen alles lezen.

Maar een korte verwijzing van een leidinggevende maakt vaak een groot verschil.

Dat betekent niet dat alle verantwoordelijkheid bij leidinggevenden moet liggen.

Maar bepaalde boodschappen moeten wel via hen passeren.

Bij veranderingen wordt dat nog belangrijker.

Dan gaat het niet alleen over informatie doorgeven.

Dan gaat het over luisteren.

Waar maken mensen zich zorgen over?

Waar lopen ze tegenaan?

Hoe kan je hen helpen?

Dat is de echte rol van een leidinggevende.

Lien

Dat komt natuurlijk ook omdat leidinggevenden zo dicht bij hun medewerkers staan.

Ze kennen hun dagelijkse realiteit.

Evelien

Ja.

En dat wordt alleen maar belangrijker.

Mensen verwachten vandaag persoonlijke aandacht.

Ze willen hun bezorgdheden kunnen delen.

Ze willen gehoord worden.

Wij denken soms dat medewerkers verwachten dat elk probleem opgelost raakt.

Maar meestal willen mensen vooral gehoord worden.

En daarvoor kijken ze eerst naar hun leidinggevende.

Lien

Welke vragen krijgen leidinggevenden dan tijdens een veranderingstraject?

Evelien

Dat verschilt van persoon tot persoon.

Iedereen kijkt met een andere bril naar dezelfde verandering.

Maar de belangrijkste vraag blijft bijna altijd:

"Waarom?"

Waarom gebeurt dit?

Waarom is deze verandering nodig?

Voor iemand die al dertig jaar in de organisatie werkt, spelen andere ervaringen mee dan voor iemand die pas gestart is.

Mensen zoeken betekenis.

Ze willen begrijpen waarom iets verandert.

Ze willen de context kennen.

Dat zijn vragen die vaak bij leidinggevenden en management terechtkomen.

Lien

Kunnen leidinggevenden ook helpen om andere drempels weg te nemen?

Evelien

Ja, absoluut.

Omdat ze zo dicht bij hun medewerkers staan.

Ze kunnen letterlijk vragen:

"Waar loop je op vast?"

"Welke ondersteuning heb je nodig?"

"Hoe kan ik helpen?"

Ze kunnen ook inspelen op groepsdynamieken.

Soms ontstaat er weerstand doordat één persoon een negatieve houding aanneemt.

Een leidinggevende kan daar veel beter op inspelen dan een communicatiecampagne.

Lien

Dat lijkt me niet altijd eenvoudig.

Evelien

Nee.

Dat vraagt moed en vaardigheden.

Soms moet je moeilijke gesprekken voeren.

Dat is niet evident.

Daarom speelt HR ook een belangrijke rol.

Leidinggevenden moeten ondersteund worden om die gesprekken goed te voeren.

Lien

Kunnen wij als communicatieprofessionals hen daarbij helpen?

Evelien

Heel veel zelfs.

We hebben het nu vooral gehad over problemen en weerstand.

Maar ook in projectcommunicatie spelen leidinggevenden een belangrijke rol.

Bijvoorbeeld wanneer je een nieuw intranet lanceert.

Dan wil je dat leidinggevenden het gebruik mee stimuleren.

Wij zijn geëvolueerd van puur content maken naar het ondersteunen van leidinggevenden.

Daarvoor maken we bijvoorbeeld:

Toolboxen
Conversation starters
Q&A-documenten
Praktische communicatietips

Alles wat leidinggevenden helpt om gesprekken aan te gaan.

Lien

Organiseren jullie daar ook aparte sessies voor?

Evelien

Ja.

Steeds meer organisaties nemen daar bewust tijd voor.

Vroeger werden medewerkers en leidinggevenden vaak op hetzelfde moment geïnformeerd.

Nu zie je vaker dat leidinggevenden eerst meegenomen worden.

Zodat zij begrijpen wat er verandert.

En zich comfortabel voelen om het gesprek met hun teams aan te gaan.

Lien

Dus naast praktische hulpmiddelen gaat het ook over vertrouwen geven?

Evelien

Absoluut.

Het gaat niet alleen over tools.

Leidinggevenden moeten zich ook sterk genoeg voelen om die rol op te nemen.

Dat is een gedeelde verantwoordelijkheid van communicatie en HR.

Ze moeten beseffen dat zij een cruciale schakel zijn in de interne communicatie.

Lien

Als we het samenvatten, dan kunnen we leidinggevenden echt beschouwen als een volwaardig communicatiekanaal binnen onze strategie.

Evelien

Ja.

En ik zou iedereen aanraden om dat communicatiekanaal ook bewust in kaart te brengen.

Hoe werkt dat vandaag binnen jouw organisatie?

Dat hoeft niet overal op dezelfde manier te gebeuren.

Maar je moet wel weten hoe informatie via leidinggevenden stroomt.

En of dat ook effectief gebeurt.

Daar moeten wij als communicatieprofessionals op kunnen vertrouwen.

Lien

Dat is een mooi en concreet actiepunt.

Voor deze aflevering moeten we afronden.

Bedankt voor de boeiende inzichten, Evelien.

Volgende keer gaan we verder in op communicatieplanning en strategie.

De aflevering is te bekijken op ons YouTube-kanaal en op de website van Involv Intranet.

Daarnaast kunnen mensen ons volgen op LinkedIn voor nog meer tips rond interne communicatie.

Evelien

Graag gedaan.

Tot de volgende keer!