Les 4 Opvolgen, meten & bijsturen

Lien:

In de vorige afleveringen hebben we gesproken over doelstellingen en de drempels die daarbij komen kijken.

Maar op een bepaald moment gaat je communicatie de wereld in.

Dan moet je die ook opvolgen en bijsturen.

Alleen zo weet je of je doelstellingen effectief bereikt worden.

Dat is het onderwerp van vandaag.

En daar heb jij heel wat over te vertellen, denk ik.

Evelien

Ja.

Het stopt niet bij de lancering.

Dat hebben we in de vorige video's ook al gezegd.

Je moet blijven communiceren, maar ook voortdurend voelen wat er leeft.

Anders kan communicatie alle richtingen uitgaan.

Daar gaan we het vandaag over hebben.

Lien

Voor wie nieuw is: ik ben Lien, projectconsultant bij Involv.

Ik help klanten bij de implementatie van hun intranet.

Evelien, wie ben jij?

Evelien

Ik ben Evelien.

Ik werk in interne communicatie binnen een organisatie van ongeveer duizend medewerkers.

Daarnaast help ik communicatiecollega's die nog op zoek zijn naar hun aanpak of een extra duwtje in de rug kunnen gebruiken.

Ik ben zelf eerder iemand van woorden dan van cijfers.

Dus het is wel bijzonder dat we vandaag over meten spreken.

Het kwalitatieve stuk vind ik persoonlijk vaak interessanter.

Maar ik ben ook blij dat er dashboards en cijfers bestaan waarop we kunnen terugvallen.

Lien

Vaak denken we: we hebben gecommuniceerd, nu is het aan de ontvanger.

Onze taak zit erop.

Maar dat klopt eigenlijk niet.

We kennen allemaal de Plan-Do-Check-Act-cyclus uit projectmanagement.

Voor communicatie geldt exact hetzelfde.

Evelien

Klopt.

Je moet blijven bijsturen.

Communicatie verloopt nooit lineair.

Tijdens de analysefase denk je misschien dat medewerkers tegen bepaalde drempels gaan aanlopen.

Maar enkele weken later blijkt misschien dat ze die perfect begrepen hebben en dat er heel andere vragen leven.

Dan moet je schakelen.

Lien

Dat opvolgen kan op verschillende manieren.

Enerzijds heb je de cijfers.

Voor een intranet zijn die natuurlijk bijzonder waardevol.

Evelien

Absoluut.

Bij Involv hebben we bijvoorbeeld ons eigen Analytics Center.

Daar zien we:

Wie onze bezoekers zijn
Hoeveel bezoekers we hebben
Op welke momenten van de dag ze actief zijn
Welke dagen het drukst zijn

Die inzichten helpen om communicatie slimmer te plannen.

Stel dat dinsdag- en donderdagochtend de piekmomenten zijn.

Dan kan het interessant zijn om net op die momenten een nieuwsbrief te versturen.

We kijken ook naar:

Welke sites goed bezocht worden
Welke informatiepagina's populair zijn
Welke content minder goed presteert

En vervolgens stellen we de vraag: waarom?

Lien

Jullie kunnen dus niet alleen bezoekers analyseren, maar ook de inhoud zelf?

Evelien

Ja.

We bekijken welke artikels goed scoren.

Waarover ze gaan.

Welke onderwerpen mensen interesseren.

Op welke momenten ze gelezen worden.

Dat helpt ons om de cijfers te interpreteren.

Lien

Die cijfers zijn ook belangrijk richting management.

Communicatie is niet altijd objectief meetbaar.

Dus het is waardevol dat we die data hebben.

Maar daarnaast blijft ook het kwalitatieve aspect belangrijk.

Praten, praten, praten.

Evelien

Absoluut.

Mijn belangrijkste tip blijft:

Praat met mensen.

Vraag hen:

"Heb je die communicatie gezien?"

"Heb je iets gehoord over die campagne?"

"Via welk kanaal heb je dat gehoord?"

Want interne communicatie is veel meer dan alleen een intranet.

Het gaat ook over:

Leidinggevenden
Infoschermen
Printcommunicatie
Nieuwsbrieven

Je gebruikt een mix van kanalen.

En dan is het interessant om te ontdekken welke daarvan echt werken.

Lien

Dat kan heel informeel.

Gewoon tijdens een koffiepauze bijvoorbeeld.

Evelien

Ja.

Dat levert vaak de beste gesprekken op.

We krijgen regelmatig de vraag:

"Hoe weten we of onze boodschap aangekomen is?"

Mijn antwoord is meestal:

Vraag het gewoon.

Lien

Daarnaast zijn er natuurlijk ook tools die feedback makkelijker maken.

Evelien

Zeker.

Denk bijvoorbeeld aan polls op de homepage van je intranet.

Je kunt medewerkers laten stemmen over een idee.

Of vragen waar hun voorkeur naar uitgaat.

Dat hoeft niet altijd over zware onderwerpen te gaan.

Het kan ook gaan over de locatie van een teambuilding.

Zo creëer je betrokkenheid én verzamel je inzichten.

Lien

En het houdt het intranet ook levendig.

Evelien

Klopt.

Veel organisaties werken met een jaarlijkse medewerkersbevraging.

Dat heeft zijn waarde.

Maar met korte polls kun je veel sneller inspelen op wat er vandaag leeft.

Je kunt bezorgdheden detecteren.

Successen zichtbaar maken.

Of gewoon voelen hoe mensen ergens tegenover staan.

En omdat die vragen kort zijn, voelen ze veel toegankelijker aan.

Lien

Je hoeft ook niet te verwachten dat iedereen reageert.

Evelien

Nee.

Je krijgt reacties van mensen die zich aangesproken voelen.

Dat is vaak al voldoende.

Omdat je ziet wie geantwoord heeft, kun je achteraf ook verder praten met die mensen.

Dat maakt het veel gerichter.

Lien

Feedback verzamelen is één ding.

Maar er moet natuurlijk ook iets mee gebeuren.

Evelien

Dat is een uitdaging waar veel organisaties nog mee worstelen.

Ze willen interactie.

Ze willen feedback.

Maar daarna wordt er weinig teruggekoppeld.

Als je feedback vraagt, dan moet je ook tonen wat je ermee doet.

Dat moet je vooraf organiseren.

Voor mij is feedback enorm waardevol om mijn communicatiestrategie aan te passen.

Soms zorgt feedback ervoor dat ik een geplande communicatie uitstelt.

Of net versneld breng.

Misschien blijkt dat er nood is aan:

Een extra artikel
Een tutorial
Een webinar
Een Q&A-sessie

Je moet kijken naar wat mensen op dat moment nodig hebben.

Lien

Dus als ik het samenvat:

Het is cruciaal om op te volgen hoe je communicatie zich verspreidt.

Zowel kwalitatief als kwantitatief.

En daarna moet je bijsturen waar nodig.

Evelien

Ja.

Dat bijsturen is een essentieel onderdeel van ons vak.

Ik geloof niet meer in communicatieplannen die je één of twee jaar uitrolt zonder aanpassingen.

Je moet voortdurend de vinger aan de pols houden.

Data en feedback zijn daarbij onmisbaar.

Lien

In de volgende aflevering gaan we het hebben over leidinggevenden.

We hebben hen al een paar keer aangehaald.

Maar hun rol in de communicatieketen is zo belangrijk dat we daar een volledige aflevering aan wijden.

Alle video's zijn te bekijken op de website van Involv Intranet en op ons YouTube-kanaal.

Daarnaast kunnen mensen ons altijd contacteren via LinkedIn voor meer tips rond interne communicatie.

Evelien

Graag gedaan.

Tot de volgende keer!