Les 6 Communicatieplan maken

Lien

Als we weken of maanden gebouwd hebben aan zo'n intranet en het gaat uiteindelijk live, dan doen heel wat klanten daar ook wel een actie rond.

Bijvoorbeeld door suikerbonen of geboortekaartjes uit te delen, fruitsapjes om te toasten op het nieuwe intranet, of gadgets met QR-codes die naar de app leiden.

Dat zijn allemaal superleuke initiatieven, maar ze moeten natuurlijk wel passen binnen een doordacht communicatieplan.

Dat is de kern van alles wat wij doen, en daar gaan we het vandaag over hebben.

Heel veel zin in.

Ik ga mij voor de laatste keer voorstellen voor deze videoreeks.

Ik ben Lien, projectconsultant bij Involv, en ik help onze klanten bij het opbouwen van hun intranet.

En jij bent Evelien. Vertel daar eens iets meer over.

Evelien

Ik werk bij een organisatie met ongeveer 1.000 medewerkers, dus ik sta dagelijks met beide voeten in de praktijk.

Ik vind het ook superleuk om campagnes uit te werken, nieuwe ideeën te bedenken en creatief bezig te zijn.

En dat gaan we vandaag ook doen.

Lien

Een communicatieplan is de essentie van wat we als communicatieprofessional doen.

Hoe begin je daaraan?

Het lijkt abstract, maar eigenlijk kunnen we dat vrij snel concreet maken, toch?

Evelien

Ja. Maar als je voor de eerste keer een communicatieplan opstelt, dan denk je vaak: waar begin ik in hemelsnaam?

Het is echt een grote puzzel.

We hebben in de eerste aflevering gesproken over doelstellingen. Er zijn verschillende doelen.

Je wilt bijvoorbeeld dat medewerkers het intranet gaan gebruiken, nieuws lezen of zelf berichten plaatsen.

Dat zijn allemaal verschillende doelen en voor elk doel heb je andere communicatie nodig.

Mijn manier van werken begint met post-its.

Ik ga zoveel mogelijk ideeën verzamelen, samen met de mensen rondom mij.

We hebben het eerder gehad over weten, willen, kunnen en doen.

Voor elke fase ga ik nadenken: wat willen we hier bereiken?

Welke argumenten hebben verschillende doelgroepen nodig?

Voor een non-deskmedewerker kunnen die argumenten heel anders zijn dan voor iemand die elke dag achter een computer zit.

Vervolgens giet ik alles in een matrix of Excel-overzicht.

Nog zonder timing toe te voegen.

Twee kolommen zijn voor mij essentieel:

Weten, willen, kunnen, doen
Het doel van de communicatie

Wil je dat mensen het intranet bezoeken?

Wil je dat ze reageren?

Wil je dat ze zelf content posten?

Dat zijn allemaal verschillende doelstellingen.

Wanneer je die kolommen invult, krijg je een goed overzicht.

Dan zie je of alles in balans zit.

Komen alle doelstellingen voldoende aan bod?

Of moet je nog extra communicatie-acties bedenken?

Lien

Naast onze boodschappen hebben we natuurlijk ook nog onze communicatiekanalen.

Die moeten uiteindelijk ook een plaats krijgen in het communicatieplan.

Evelien

Klopt.

Maar voor mij is het kanaal eigenlijk één van de laatste kolommen die ik invul.

Je moet eerst kijken wat je wilt bereiken.

Pas daarna ga je bepalen welk kanaal daarvoor het meest geschikt is.

We spreken niet voor niets over een communicatiemix.

We hebben het in de vorige aflevering uitgebreid gehad over leidinggevenden.

Sommige boodschappen moeten via leidinggevenden verlopen.

Andere niet.

Dat is een bewuste keuze binnen je communicatieplan.

Je kiest dus niet eerst een kanaal.

Je kiest eerst je doel.

Daarna bepaal je welke kanalen daarbij passen.

Lien

Dus het vertrekpunt zijn de boodschappen en de doelstellingen.

Pas daarna verbind je daar de juiste communicatiekanalen aan.

Evelien

Inderdaad.

En zodra je het kanaal gekozen hebt, kan je beginnen met de uitwerking.

Op een intranet heb je ruimte voor veel tekst, foto's en uitgebreide content.

Een infoscherm vraagt een totaal andere aanpak.

Daar werk je veel compacter.

Misschien gebruik je daar één foto met één krachtige quote.

Dat kan soms hetzelfde effect hebben als een lang artikel.

Als we kijken naar hoe mensen vandaag sociale media gebruiken, dan zien we dat korte en krachtige content steeds belangrijker wordt.

Snackable content.

Mensen nemen niet altijd de tijd om een uitgebreid interview te lezen.

Soms bereik je hetzelfde met een beeld en een sterke quote.

En dat vraagt bovendien minder productietijd.

Lien

Wanneer alles in zo'n matrix staat, kunnen we ook veel sneller zien waar er nog hiaten zitten.

Waar we moeten aanvullen of bijsturen.

Evelien

Exact.

Daarom zijn die kolommen zo belangrijk.

Dan zie je meteen waar het evenwicht zit en waar niet.

En waar je nog nieuwe ideeën moet bedenken.

Lien

Brengt zo'n communicatieaanpak voor jou ook rust in een project?

Net zoals het uitschrijven van doelstellingen rust brengt?

Evelien

Absoluut.

Eigenlijk is een communicatieplan één van de dingen die mij het meeste rust geeft.

Omdat je op voorhand hebt nagedacht over een hele reeks zaken.

Je hoeft niet telkens opnieuw na te denken over de context.

Je kunt gewoon beginnen creëren.

Lien

Leg je zo'n communicatieplan ook voor aan een directieteam of leidinggevenden?

Of blijft dat eerder binnen de communicatiedienst?

Evelien

Dat hangt af van de grootte van het project.

En van de manier waarop de organisatie werkt.

Wij hebben veel autonomie.

Bij nieuwe communicatie laat ik de betrokken contactpersoon wel vooraf meekijken.

Zodat die weet wat eraan komt.

Maar ik hoef niet altijd de hele organisatie te laten goedkeuren.

Dat verschilt van organisatie tot organisatie.

Als communicatieprofessional moet je daar flexibel mee omgaan.

Lien

We zitten alweer aan het einde van deze video.

Evelien, bedankt voor alle inzichten.

Die communicatiematrix en het werken met post-its zijn volgens mij heel bruikbare tips.

We hebben deze reeks opgebouwd rond een duidelijke structuur.

Van doelstellingen, naar drempels, naar communicatieplannen.

De tools zijn er nu om zelf aan de slag te gaan.

Evelien

Dat hoop ik ook.

We hebben geprobeerd om heel veel kennis samen te vatten in zes video's.

Er valt uiteraard nog veel meer over te vertellen.

Maar als mensen uit elke video drie concrete inzichten meenemen, dan ben ik al heel tevreden.

Lien

De volledige videoreeks is te bekijken op de website van Involv Intranet en op ons YouTube-kanaal.

Ik ben er ook van overtuigd dat mensen bij Communicatiekracht terechtkunnen voor heel wat praktische tips rond interne communicatie.

Evelien

Absoluut.

Het stopt niet na deze reeks.

Mensen mogen ons altijd contacteren als ze vragen hebben of verder willen praten over interne communicatie.

Lien

Heel fijn. Bedankt voor het kijken!