Bij Involv begrijpen we dat het lanceren van een nieuw intranet even opwindend als uitdagend kan zijn. Het gaat niet zomaar om de implementatie van een nieuwe software; het is de introductie van een platform dat de manier van werken verandert.
Verschillende van onze klanten bedachten leuke manieren om hun intranet lancering niet onopgemerkt voorbij te laten gaan. We delen graag hun ervaringen en de meest praktische tips om zo ook jouw intranetlancering onvergetelijk maken.
1. De kracht van een goede naam
Case: Lecot
Een krachtige identiteit vormt het hart van een succesvolle intranetlancering. Voordat Lecot het nieuwe intranet lanceerde, organiseerden ze een wedstrijd onder de medewerkers om een naam te bedenken.
De gekozen naam “Charlie” is een eerbetoon aan de oprichter van het bedrijf: Charles Lecot. De naam geeft het intranet zo niet alleen een persoonlijk tintje (wat het onderscheidt van andere tools) maar geeft elke medewerker ook een stukje geschiedenis van de organisatie mee.
Een video die het verhaal achter de naam vertelde, werd meteen de eerste kennismakingspost op Charlie.
Case: Gemeente Houthalen Helchteren
De gemeente Houthalen-Helchteren is gevestigd in het NAC (Nieuw Administratief Centrum). Zij gingen via een wedstrijd op zoek naar een passende naam voor hun nieuwbrief. “Nic Nac” kwam als winnaar uit de bus waarbij NIC staat voor Nieuws In Close-up.
De lancering van het intranet was voorzien op 6 december en dat was geen toeval. Het gaf de organisatie de kans om meteen in te haken op de sint traditie met lokale gewoontes en een lekker feestelijk tintje. Zo staat het intranet voor de waarden en tradities van de organisatie en haar medewerkers.
2. Een intranet is geboren
Case: Kom op tegen Kanker
Net zoals ouders de geboorte van hun kindje aankondigen, deed Kom op tegen Kanker hetzelfde voor hun Involv intranet, genaamd ‘Flor’.
Ze creëerden geboortekaartjes en posters en trakteerden op typisch Belgische zoetigheden. Hun creativiteit zorgde voor een unieke persoonlijke noot, waardoor medewerkers zich verbonden voelden en het intranet met enthousiasme ontvingen. Het intranet werd hierdoor meer dan een tool, het werd een deel van de ‘familie’.
Case: Corona direct
Corona Direct vierde de lancering van hun nieuwe Involv intranet, genaamd ‘Jump’ met veel enthousiasme. Het kantoor werd omgetoverd tot een feestelijke ruimte, versierd met een overvloed aan gepersonaliseerde ballonnen en cupcakes.
De lancering van het intranet werd zo een gedenkwaardig evenement voor de werknemers. Het benadrukt dat het intranet niet zomaar een tool is, maar een oplossing die mensen – letterlijk en figuurlijk – samenbrengt.
3. Een introductievideo waarmee je iedereen bereikt
Case: Kom op tegen Kanker
Bij Kom op tegen Kanker stopte het verhaal niet bij de geboortekaartjes. Ze maakten ook een introductievideo waarin de focus lag op hoe ‘Flor’ het dagelijks werk van de medewerkers zou vergemakkelijken.
In plaats van in te gaan op technische details waar toch niemand oren naar heeft, benadrukte de video de concrete voordelen zoals het vinden van informatie, up-to-date blijven, contact houden met collega’s en het personaliseren van het intranet. Medewerkers konden zo meteen hun eerste stappen zetten op Flor, het nieuwe intranet.
4. Offline versterkt online
Case: Blue Triangle
In de digitale wereld vergeten we soms de kracht van offline communicatie. Blue Triangle pakte de intranet lancering eenvoudig maar slim aan: ze legden een muismat op het bureau van iedere medewerker. Zo’n fysiek gadget, waar men niet naast kon kijken, was ideaal om iedereen op de hoogte te brengen van de lancering van het nieuwe intranet.
Het laat zien dat klassieke offline methodes nog steeds een digitale communicatiestrategie kunnen aanvullen en versterken.
5. Countdowns wekken nieuwsgierigheid
Case: VNZ
Hoe wek je interesse op voor de lancering van je intranet? Bij VNZ startten ze een aftelmoment op een mega bioscoopscherm tijdens een personeelsvergadering. Talk about building up the excitement!
En om ieders enthousiasme vast te houden, organiseerden ze een wedstrijd met leuke prijzen om actieve deelname en het creëren van content op het intranet te stimuleren.
6. Praktijkgerichte training
Case: CD&V
CD&V wou dat elke medewerker op de hoogte was van het nieuwe intranet. Daarom kondigden ze de lancering aan via hun nieuwsbrief en tijdens een speciale vergadering.
“Neem zeker je laptop mee naar de vergadering” was de boodschap, wat een eerste interesse aanwakkerde bij de medewerkers. Het zorgde uiteindelijk voor een dynamische sessie waar iedereen direct met het intranet aan de slag kon. Deze hands-on aanpak zorgde voor een soepele overgang naar het nieuwe systeem.
Conclusie:
Een succesvolle intranetlancering is meer dan alleen maar een software uitrollen. Het draait om het creëren van een onvergetelijke ervaring waar je jouw team echt betrekt. De verhalen van Involv klanten laten zien hoe essentieel het is om te personaliseren, het menselijke aspect te benadrukken en effectief te communiceren.
Ga met deze tips van Involv klanten aan de slag om ook van jouw intranet lancering een succes te maken.