340
België
Financiële instelling
Europabank, opgericht in 1964, is een Belgische bank met een breed dienstenaanbod voor zowel particulieren als bedrijven. Met 47 commerciële kantoren in België richt Europabank zich op een breed publiek, van persoonlijke leningen tot zakelijke kredieten en spaaroplossingen. Vanuit hun backoffice in Gent werkt de organisatie dagelijks aan het digitaliseren en optimaliseren van interne processen.
Uitdagingen
Een van de grootste uitdagingen voor Europabank was het ontbreken van een centraal platform voor interne communicatie en documentbeheer. Het bestaande intranet was verouderd, statisch en bood geen interactieve functies zoals reacties of likes.
Aanpassingen konden enkel via de IT-afdeling, wat leidde tot vertragingen. Informatie en documenten waren verspreid over meerdere systemen, wat het dagelijks werk bemoeilijkte en niet langer voldeed aan de moderne noden van de organisatie.
Keuze voor Involv
De afdeling Business Process Management ging op zoek naar een nieuw intranet: gebruiksvriendelijk, centraal beheerd én met interactieve mogelijkheden. De keuze viel op Involv, gebouwd op Microsoft SharePoint – perfect aansluitend op de bestaande IT-infrastructuur.
“Ik ging online op zoek naar een intranetoplossing en kwam zo bij Involv terecht. Samen met een collega volgde ik een demo en we hadden direct het gevoel: dit is het, dit is precies wat we nodig hebben. We hadden er meteen een goed gevoel bij,”
Kathy Schaubroeck
Business Process Analyst
Oplossing
In september 2023 werd een intensief proces opgestart waarbij acht tot tien workshops werden gehouden met verschillende teams binnen Europabank. De samenwerking verliep soepel en collega’s konden direct vragen stellen en ideeën uitwisselen. Tijdens de workshops werd stap voor stap uitgelegd hoe het intranet te gebruiken en werd er actief geleerd door te doen.
Daarnaast werd er een handige interne handleiding opgesteld, specifiek afgestemd op de bedrijfsprocessen van Europabank. Deze handleiding biedt richtlijnen voor het plaatsen van documenten, het aanmaken van nieuwe items en het gebruik van tags, waardoor het hele team sneller wegwijs werd in het nieuwe systeem.
De ondersteuning door Involv
De samenwerking met Involv werd als zeer positief ervaren. Snelle opvolging, duidelijke communicatie en een persoonlijke aanpak stonden centraal.
“We zijn heel tevreden over de samenwerking met Involv. Als we iets nieuw vroegen of extra ondersteuning nodig hadden, werd het altijd snel en zonder problemen opgepakt. Niets was te veel.”
Zoé Van Nieuwenhove
Expert Marketing & Communicatie
De lancering
In maart 2024 werd het nieuwe intranet feestelijk gelanceerd. Omdat de livegang samenviel met Pasen, koos Europabank voor een warme en speelse introductie:
-
Geboortekaartjes om het intranet aan te kondigen
-
Paaschocolade voor alle medewerkers
-
Afdelingen kregen een rol als “meter” of “peter” van het nieuwe platform
De aanpak zorgde voor nieuwsgierigheid, betrokkenheid en een breed gedragen start.
Toekomstplannen
Vijf maanden na de lancering kijkt Europabank al vooruit. Op de roadmap staan onder andere:
-
Analytics om gebruik en effect te meten
-
Automatisch gegenereerde nieuwsbrieven
-
Onboardingtools voor nieuwe medewerkers
-
Mogelijke inzet van de mobile app en Cast voor nog bredere interne bereikbaarheid
Conclusie
Dankzij Involv beschikt Europabank nu over een modern, centraal platform dat interne communicatie en documentbeheer sterk heeft verbeterd. De betrokkenheid van medewerkers is toegenomen en de samenwerking met Involv werd als snel, persoonlijk en doeltreffend ervaren.