Van een beperkt WordPress-intranet naar een geïntegreerde digitale werkplek voor het hele lokaal bestuur.
Hoe het lokaal bestuur Houthalen-Helchteren de interactie tussen afdelingen en teams versterkte met Involv intranet, gebouwd op Microsoft 365.
Het lokaal bestuur Houthalen-Helchteren, gelegen in de provincie Limburg, telt ongeveer 320 medewerkers, waaronder 110 collega's in technische en poetsondersteunende functies.
De organisatie ging op zoek naar een nieuw intranet, met als doel de interactie tussen afdelingen en teams te versterken via een gebruiksvriendelijk en modern platform. Zo pakten ze het aan met Involv intranet.
De uitdaging
Het bestaande intranet was gebouwd op WordPress. Hoewel het systeem aanvankelijk goed functioneerde, ontstond er een groeiende behoefte aan een meer geavanceerde en toekomstgerichte oplossing. De belangrijkste knelpunten:
- Geen Single Sign-On (SSO). Medewerkers moesten zich regelmatig opnieuw aanmelden. Dit leidde tot frustraties, verloren wachtwoorden en extra administratieve handelingen.
- Gebruiksonvriendelijkheid. De combinatie van loginproblemen en inefficiënte workflows zorgde ervoor dat het intranet minder werd gebruikt.
- Beperkte compliance (GDPR). Het platform voldeed niet aan de geldende privacywetgeving, wat risico's met zich meebracht voor de organisatie.
- Eenzijdige communicatie. Interactie was beperkt en er ontbraken standaardtools voor samenwerking en snelle feedback.
Deze factoren brachten de organisatie ertoe om op zoek te gaan naar een intranet dat beter aansluit bij hun behoeften rond gebruiksgemak, interactie en veiligheid.
“Bij het onderzoeken van diverse intranet-opties trok Involv onmiddellijk mijn aandacht. De uitstekende recensies en awards die het platform ontving, speelden hierbij een belangrijke rol. Daarnaast was de integratie met Microsoft 365 een groot voordeel voor ons, zeker omdat medewerkers hier al vertrouwd mee waren.”
Jimmy VanderheydenInterne communicatieverantwoordelijke, Houthalen-Helchteren
Jimmy VanderheydenDe oplossing
Met de implementatie van het Involv intranet kreeg Houthalen-Helchteren een centraal platform dat communicatie en samenwerking aanzienlijk vereenvoudigt. Belangrijke verbeteringen:
- Sterke integratie met Microsoft 365. Tools zoals Microsoft Teams en Forms zijn naadloos geïntegreerd.
- Interactieve functionaliteiten. Features zoals de “Wie is wie”-module maken het makkelijker om collega's te vinden en samen te werken.
- Single Sign-On (SSO). Gebruikers hebben eenvoudig toegang zonder herhaaldelijk in te loggen.
- Automatische adoptie. Het intranet wordt standaard geopend bij het opstarten van de computer, wat het gebruik stimuleert.
- Veiligheid en compliance. Dankzij de Microsoft 365-architectuur voldoet het platform aan de strengste eisen rond privacy en beveiliging.
Daarnaast resulteert het intranet in een aanzienlijke tijdsbesparing voor het communicatieteam. Waar vroeger externe tools zoals Mailchimp nodig waren voor nieuwsbrieven, gebeurt dit nu binnen één centraal systeem.
Een lancering op Sinterklaas
De lancering van het intranet vond plaats op 6 december. Binnen de organisatie werd een wedstrijd georganiseerd om een naam te bedenken voor de nieuwsbrief; de winnende naam werd “Nic Nac” (Nieuws In Close-up). De lancering op Sinterklaas gaf het geheel een herkenbaar en feestelijk karakter, wat bijdroeg aan de interne betrokkenheid.
Resultaten
Na de lancering werd een interne bevraging uitgevoerd bij medewerkers. De feedback was overwegend positief en het intranet werd goed onthaald binnen de organisatie. Daarnaast zijn er verdere optimalisaties voorzien:
- Mobiele app in ontwikkeling. Technische medewerkers kunnen het intranet ook mobiel raadplegen, ongeacht hun locatie.
“Ik ben aangenaam verrast door de interactiemogelijkheden en de ‘Wie is wie’-component. De likes beginnen te komen en polls zijn een leuke en functionele toevoeging.”
Conclusie
Met de overstap naar het Involv intranet maakt Houthalen-Helchteren de evolutie van een beperkt en verouderd platform naar een geïntegreerde digitale werkplek die inzet op gebruiksgemak, interactie en veiligheid. Het resultaat is een intranet dat niet alleen efficiënter werkt, maar ook actief bijdraagt aan meer betrokkenheid en samenwerking binnen de organisatie.
Klaar om de interne communicatiehub van jouw organisatie te bouwen?
Ontdek hoe jij, net als het lokaal bestuur Houthalen-Helchteren, communicatie en samenwerking samenbrengt op één centraal platform binnen je Microsoft 365 omgeving.
