Étude de cas : Houthalen-Helchteren

L’ administration locale de Houthalen-Helchteren, située dans la province de Limbourg, compte environ 320 collaborateurs, dont 110 collègues occupant des fonctions techniques et d’entretien.

L’organisation s’est mise en quête d’un nouvel intranet, avec pour objectif de renforcer l’interaction entre les services et les équipes via une plateforme moderne et conviviale. Voici comment elle s’y est prise avec Involv intranet.

Le défi

L’intranet existant était construit sur WordPress. Même si le système a d’abord bien fonctionné, le besoin d’une solution plus avancée et tournée vers l’avenir s’est fait sentir. Les principaux points de blocage :

• Pas de Single Sign-On (SSO). Les collaborateurs devaient régulièrement se reconnecter. D’où des frustrations, des mots de passe perdus et des démarches administratives supplémentaires.
• Manque de convivialité. La combinaison de problèmes de connexion et de flux de travail inefficaces faisait que l’intranet était moins utilisé.
• Conformité limitée (RGPD). La plateforme ne répondait pas à la législation sur la vie privée en vigueur, ce qui représentait des risques pour l’organisation.
• Communication à sens unique. L’interaction était limitée et les outils standards de collaboration et de retour rapide manquaient.

Ces facteurs ont amené l’organisation à chercher un intranet mieux adapté à ses besoins en matière de confort d’utilisation, d’interaction et de sécurité.

« En examinant différentes options d’intranet, Involv a immédiatement attiré mon attention. Les excellentes critiques et les prix reçus par la plateforme ont joué un rôle important. L’intégration avec Microsoft 365 était par ailleurs un grand avantage pour nous, d’autant que les collaborateurs y étaient déjà habitués. »

Jimmy VanderheydenResponsable communication interne, Houthalen-Helchteren

La solution

Avec la mise en place de l’intranet Involv, Houthalen-Helchteren a obtenu une plateforme centrale qui simplifie considérablement la communication et la collaboration. Principales améliorations :

• Une forte intégration avec Microsoft 365. Des outils comme Microsoft Teams et Forms sont intégrés sans heurt.
• Des fonctionnalités interactives. Des fonctions comme le module « Qui est qui » facilitent la recherche de collègues et la collaboration.
• Single Sign-On (SSO). Les utilisateurs accèdent simplement, sans devoir se reconnecter sans cesse.
• Adoption automatique. L’intranet s’ouvre par défaut au démarrage de l’ordinateur, ce qui encourage son utilisation.
• Sécurité et conformité. Grâce à l’architecture Microsoft 365, la plateforme répond aux exigences les plus strictes en matière de vie privée et de sécurité.

L’intranet se traduit en outre par un gain de temps considérable pour l’équipe communication. Là où des outils externes comme Mailchimp étaient auparavant nécessaires pour les lettres d’information, tout se fait maintenant dans un seul système central.

Un lancement le jour de la Saint-Nicolas

Le lancement de l’intranet a eu lieu le 6 décembre. Un concours a été organisé en interne pour trouver un nom à la lettre d’information ; le nom gagnant fut « Nic Nac » (Nieuws In Close-up). Le lancement le jour de la Saint-Nicolas a donné à l’ensemble un caractère festif et reconnaissable, ce qui a contribué à l’adhésion interne.

Résultats

Après le lancement, une enquête interne a été menée auprès des collaborateurs. Les retours étaient majoritairement positifs et l’intranet a été bien accueilli dans l’organisation. D’autres optimisations sont par ailleurs prévues :

• Une application mobile en développement. Les collaborateurs techniques pourront consulter l’intranet sur mobile, où qu’ils se trouvent.

« Je suis agréablement surpris par les possibilités d’interaction et par le composant ‘Qui est qui’. Les likes commencent à arriver et les sondages sont un ajout sympathique et fonctionnel. »

Jimmy VanderheydenResponsable communication interne, Houthalen-Helchteren

Conclusion

En passant à l’intranet Involv, Houthalen-Helchteren accomplit l’évolution d’une plateforme limitée et vieillissante vers un espace de travail numérique intégré qui mise sur le confort d’utilisation, l’interaction et la sécurité. Le résultat est un intranet qui ne fonctionne pas seulement plus efficacement, mais contribue aussi activement à plus d’engagement et de collaboration dans l’organisation.