Un intranet central et ciblé pour plus de 400 collaborateurs sur un campus de 130 acres.
Comment Kingswood School à Bath a réduit la surcharge d’e-mails et donné à chaque fonction la bonne information – avec un intranet Involv prêt à l’emploi sur Microsoft 365.
Kingswood School est une grande école indépendante à Bath, dans le sud-ouest de l’Angleterre. L’école accueille plus de 1.300 élèves, de 9 mois à 18 ans, et compte plus de 400 collaborateurs administratifs et enseignants.
L’école utilisait déjà Microsoft 365 et cherchait donc une solution intranet qui s’intégrerait sans heurt dans l’écosystème Microsoft. Pour maîtriser les coûts et éviter un développement sur mesure coûteux, elle privilégiait une solution prête à l’emploi.
Les défis
Une enquête interne a fait ressortir deux défis majeurs. D’abord une dépendance trop forte à l’e-mail : le personnel se sentait submergé par le volume de messages, si bien que des nouvelles importantes se perdaient et qu’il devenait plus difficile de rester informé.
Ensuite, la communication n’était pas assez ciblée. Tous les collaborateurs recevaient tous les e-mails, ce qui alimentait la surcharge d’information. Même si chacun travaille pour la même école, les besoins diffèrent selon la fonction, le département et le site. L’école avait déjà un intranet, mais ce n’était qu’une liste de liens vers des outils de travail, sans possibilité de collaboration ni de communication.
Les solutions
Une communication ciblée depuis un seul endroit central
Dépendre moins de l’e-mail et communiquer de manière plus ciblée étaient les principales raisons du projet – et avec Involv, Kingswood a atteint les deux objectifs. Involv permet de publier des actualités ciblées et personnalisées , si bien que chacun ne voit que l’information pertinente pour sa fonction. Les communications importantes se diffusent ainsi sans passer par l’e-mail, et la fonction commentaires rend possible l’ interaction entre les collaborateurs et la direction.
Des fonctions polyvalentes, sur mesure
Intranet SharePoint très adaptable, Involv a permis à Kingswood d’ajouter une série de fonctions utiles. La journée scolaire est ainsi divisée en 7 périodes : l’ horloge de périodes permet au personnel enseignant comme non enseignant de travailler selon cet horaire. Le module qui affiche les nouveaux arrivants , couplé au composant « Qui est qui », tient tout le monde au courant des nouveaux collègues via une page de profil pratique avec le site, les coordonnées et l’expertise. Le mode Confidentialité permet au personnel de flouter e-mails et agendas – pratique pour les collègues qui partagent leur écran et veulent masquer des informations personnelles, comme les noms et les notes des élèves.
Des raccourcis personnalisables
Le personnel utilise un large éventail d’applications selon les niveaux d’enseignement. La fonction Quick Linksd’Involv ne donne accès qu’aux applications pertinentes pour le rôle de chacun, et elle est en outre personnalisable : chaque collaborateur choisit les applications qu’il voit. Kingswood a trouvé cela si précieux que l’école met aussi la fonction à disposition de ses élèves, via un intranet élèves qui sera lancé prochainement.
« Les Quick Links sont extrêmement importants pour nous. Avec autant d’applications différentes, cela peut vite devenir écrasant pour notre personnel. Grâce à Involv, nous pouvons adapter les applications que chaque collaborateur voit à son rôle et à ses responsabilités. Cet outil unique et très utile nous aide à travailler plus efficacement. »
Andrew FrancombDirecteur IT, Kingswood School
Andrew FrancombInvolv Cast diffuse actualités et infos sur plusieurs sites
École multi-sites, Kingswood avait besoin d’un moyen efficace de partager l’information avec des collaborateurs, des élèves et des visiteurs souvent en déplacement, qui n’ont pas toujours accès à un ordinateur. Involv Cast, la solution d’affichage dynamique pour Microsoft 365, offre exactement cela. Avec 17 écrans répartis dans toute l’école, le département IT peut adapter le contenu par écran de quatre manières : selon le site, le type d’enseignement (maternelle, primaire ou secondaire), à destination du personnel ou des élèves.
Un exemple parfaitement adapté à Kingswood : le menu du midi : le personnel de cuisine met le menu à jour et le publie chaque jour, si bien que chacun sait ce que réserve le déjeuner.
L’équipe Involv a apporté « une énorme valeur ajoutée »
La contribution de l’équipe Involv a été cruciale pour la réussite du lancement. Pour s’assurer que l’intranet répondait aux besoins de tous les départements, des groupes de discussion internes ont été organisés. L’équipe a ainsi pu fixer des priorités : d’abord le personnel administratif, ensuite le personnel enseignant, et enfin les élèves. L’accompagnement d’Involv a permis de communiquer clairement les tâches et les résultats, et de tenir le délai de trois mois .
« Le soutien en gestion de projet que nous avons reçu de Jonas et du reste de l’équipe Involv a été un énorme atout. Ils nous ont guidés remarquablement bien à travers le processus, ce qui a donné un délai de réalisation très court. »
L’intranet de Kingswood en images
Un aperçu de la plateforme que les collaborateurs utilisent chaque jour – de la page d’accueil et des pages de département au guide « Qui est qui » et au tableau d’affichage de la communauté. Cliquez sur une image pour l’agrandir.
Trop d’e-mails, trop peu des bonnes nouvelles ?
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