Eén centrale hub voor zorgmedewerkers op het terrein – op de pc én onderweg.
Hoe Blue Triangle de e-mailoverload terugdrong en verspreide medewerkers over heel Schotland opnieuw verbond met Involv, als onderdeel van een bredere digitale transformatie.
Blue Triangle is een sociale zorgorganisatie met hoofdzetel in Glasgow. Ze biedt persoonsgerichte ondersteuning en huisvesting in negen regio's van lokale besturen in Schotland.
Toen Blue Triangle met Involv aan haar intranettraject begon, liep er tegelijk een omvattend digitaal transformatieproject – met veel verandering voor het personeel en nieuwe systemen om te leren. De organisatie had een toekomstbestendig intranet nodig dat verspreide collega's zou verbinden en centrale toegang gaf tot de digitale werktools: zeer gebruiksvriendelijk, in één oogopslag leesbaar en bijzonder nuttig.
Het merendeel van de medewerkers van Blue Triangle zijn dienstverleners die, ook al hebben ze een vaste werkplek, veel tijd buiten hun bureau doorbrengen. De organisatie werkte toen nog on-premises, maar wilde een oplossing die uiteindelijk naar de cloud kon migreren. Met Involv, dat in de Microsoft 365-clouddraait, kon Blue Triangle beide hebben.
Uitdagingen
Het intranetproject van Blue Triangle maakte deel uit van een breder digitaal transformatieprogramma. Het oude intranet van de organisatie was verouderd en werd weinig gebruikt, ingehaald door e-mail als voornaamste bron van personeelscommunicatie.
Doordat het personeel verspreid werkt, voelden medewerkers zich daardoor steeds meer geïsoleerd van hun collega's en van de organisatie als geheel – wat tijdens de pandemie extra problematisch was. Medewerkers onder tijdsdruk konden de hoeveelheid e-mails simpelweg niet volgen en hadden een centrale hub nodig waar ze het bedrijfsnieuws konden volgen en bij de essentiële digitale werktools konden.
Communications and Engagement Manager Keara Donnachie , pas in dienst in de zomer van 2022, kreeg de opdracht het nieuwe Involv-intranet uit te rollen.
Oplossingen
1. Eén digitale werkplek voor alles
Bovenaan Keara's prioriteiten stond het terugdringen van de afhankelijkheid van e-mail en het beter toegankelijk maken van de digitale werktools voor medewerkers die weinig tijd hebben en onder externe druk staan. Het mooie aan Involv is dat het zo eenvoudig te gebruikenis: medewerkers zien het laatste nieuws en essentiële tools zoals Teams, Sage HR en Thrive (het leerplatform van Blue Triangle), en kunnen contacten en beleidsdocumenten rechtstreeks vanaf de homepage openen. Die centralisatie moet niet alleen de afhankelijkheid van e-mail verminderen, maar ook tijd besparen.
“Mijn droom is dat dit intranet de afhankelijkheid van e-mail vermindert. Medewerkers krijgen honderden e-mails per week en hebben geen tijd om die te lezen. Wanneer ze op het terrein staan en met mensen in ernstige situaties werken, hebben ze een plek nodig waar ze kunnen klikken, in één oogopslag lezen en weer verder gaan. Met Involv kan dat.”
Keara DonnachieCommunication & Engagement Manager, Blue Triangle
Keara Donnachie2. Verbinding maken en successen vieren
Keara wilde dat het nieuwe intranet een plek werd waar medewerkers zich verbonden voelden met de ruimere organisatie, zeker na het isolerende effect van de pandemie. Het was dus belangrijk dat het personeel niet alleen bedrijfsnieuws kon delen, maar ook persoonlijke verhalen. De homepage staat centraal in die visie: een plek waar collega's die elkaar waarschijnlijk nooit in levende lijve ontmoeten zich toch verbonden voelen.
“Onze medewerkers op het terrein staan onder enorme druk in moeilijke omstandigheden. Om een deel van die uitdagingen te compenseren, wilden we uitpakken met het geweldige werk dat ze doen. Het Involv-intranet is een uitstekende manier om die dingen te vieren.”
3. Een mobiele app, cruciaal voor draagvlak op het terrein
Omdat een groot deel van het personeel in het veld werkt, had Keara een intranet nodig met een mobiele app. De Involv mobiele app – die medewerkers overal toegang geeft tot bedrijfsnieuws, documenten, de personengids, vergaderingen en e-mail – is een cruciale manier geweest om draagvlak te creëren. Medewerkers gaan van gesprek naar gesprek, in de auto of te voet, en hebben weinig tijd om het intranet vanaf hun pc te gebruiken; ook leidinggevenden die tussen diensten pendelen hebben toegang onderweg nodig.
“Veel van onze medewerkers zijn buiten in de gemeenschap aan het werk. Ze moeten zaken als de personengids, telefoonnummers en contacten op hun werktelefoon kunnen openen, en dat kan via de Involv-app. De pushmeldingen zijn ook een nuttige manier om medewerkers onderweg op belangrijke updates te wijzen.”
4. Een selfservice-intranet, met ondersteuning van het Involv-team
Als eenmanscommunicatieteam had Keara een selfservice-intranet nodig dat snel en eenvoudig bij te werken en aan te passen is, zonder te programmeren. Involv is precies dat: van objecten verplaatsen tot kleuren wijzigen, de functionaliteit is intuïtief en gebruiksvriendelijk. Zelfs onderdelen waarvan ze dacht dat ze “heel ingewikkeld” zouden zijn, zoals het Mega Menu en de Quick Links, bleken eenvoudig. En al geeft Keara toe af en toe “iets stuk te hebben gemaakt”, het Involv-team stond klaar wanneer er hulp nodig was.
“Als iemand die nog nooit aan een intranet had gewerkt, was ik erg onder de indruk. Maar de ondersteuning van het Involv-team is fantastisch geweest. Ze hebben me echt geholpen te begrijpen wat een intranet kan doen en welke bouwstenen en tools er beschikbaar zijn.”
Wilt u uw verspreide teams opnieuw verbinden?
Bij Involv doen we niets liever dan onze klanten helpen hun intranetdoelen te halen.
