Un hub central pour relier les travailleurs sociaux de terrain – sur ordinateur et en déplacement.
Comment Blue Triangle a réduit la surcharge d’e-mails et reconnecté un personnel dispersé dans toute l’Écosse avec Involv, dans le cadre d’une transformation numérique plus large.
Blue Triangle est une organisation d’aide sociale basée à Glasgow. Elle propose un accompagnement centré sur la personne et des logements dans neuf régions d’autorités locales en Écosse.
Lorsque Blue Triangle a entamé son parcours intranet avec Involv, l’organisation menait aussi un vaste projet de transformation numérique – donc beaucoup de changement pour le personnel et de nouveaux systèmes à apprendre. Il lui fallait un intranet pérenne qui relierait des collègues dispersés et donnerait un accès centralisé aux outils de travail numériques : très convivial, lisible d’un coup d’œil et extrêmement utile.
La majorité des collaborateurs de Blue Triangle sont des intervenants qui, bien qu’ils disposent d’un bureau, passent une grande partie de leur temps ailleurs. L’organisation travaillait alors encore on-premises, mais voulait une solution capable de migrer à terme vers le cloud. Avec Involv, qui tourne dans le cloud Microsoft 365, Blue Triangle pouvait avoir les deux.
Les défis
Le projet intranet de Blue Triangle faisait partie d’un programme de transformation numérique plus large. L’ancien intranet de l’organisation était dépassé et peu utilisé, détrôné par l’e-mail comme principale source de communication interne.
Comme le personnel travaille de manière dispersée, les collaborateurs se sentaient de plus en plus isolés de leurs collègues et de l’organisation dans son ensemble – ce qui était particulièrement problématique pendant la pandémie. Pressés par le temps, les collaborateurs ne parvenaient tout simplement pas à suivre le volume d’e-mails et avaient besoin d’un hub central pour se tenir au courant des actualités et accéder aux outils de travail essentiels.
Nouvellement arrivée à son poste à l’été 2022, la Communications and Engagement Manager Keara Donnachie a été chargée de déployer le nouvel intranet Involv.
Les solutions
1. Un espace de travail numérique tout-en-un
La priorité de Keara était de réduire la dépendance à l’e-mail et d’améliorer l’accessibilité des outils numériques pour des collaborateurs qui manquent de temps et subissent des pressions extérieures. L’atout d’Involv, c’est qu’il est très simple à utiliser : les collaborateurs voient les dernières actualités et les outils essentiels comme Teams, Sage HR et Thrive (la plateforme d’apprentissage de Blue Triangle), et accèdent aux contacts et aux documents de politique interne directement depuis la page d’accueil. Outre la réduction de la dépendance à l’e-mail, cette centralisation vise à gagner du temps.
« Mon rêve, c’est que cet intranet réduise la dépendance aux e-mails. Le personnel reçoit des centaines d’e-mails par semaine et n’a pas le temps de les lire. Quand ils sont en première ligne, face à des personnes dans des situations graves, il leur faut un endroit où cliquer, lire d’un coup d’œil, puis repartir. Avec Involv, ils peuvent le faire. »
Keara DonnachieCommunication & Engagement Manager, Blue Triangle
Keara Donnachie2. Créer du lien et célébrer les réussites
Keara voulait que le nouvel intranet soit un espace où les collaborateurs se sentent reliés à l’organisation dans son ensemble, surtout après les effets isolants de la pandémie. Il était donc important que le personnel puisse partager non seulement les actualités de l’organisation, mais aussi des histoires personnelles. La page d’accueil est au cœur de cette vision : un endroit où des collègues qui ne se rencontreront probablement jamais en personne peuvent malgré tout se sentir liés.
« Nos travailleurs de terrain subissent une pression énorme dans des circonstances difficiles. Pour compenser une partie de ces défis, nous voulions mettre en avant le travail formidable qu’ils accomplissent. L’intranet Involv est un excellent moyen de célébrer cela. »
3. Une application mobile, clé de l’adhésion sur le terrain
Une grande partie du personnel travaillant sur le terrain, Keara avait besoin d’un intranet doté d’une application mobile. L’application mobile Involv – qui donne accès aux actualités, aux documents, à l’annuaire des personnes, aux réunions et à l’e-mail où que l’on soit – a été un levier essentiel pour obtenir l’adhésion du personnel. Les collaborateurs enchaînent les rendez-vous, en voiture ou à pied, et n’ont pas beaucoup de temps pour utiliser l’intranet depuis leur ordinateur ; les responsables qui se déplacent entre les services ont eux aussi besoin d’un accès en mobilité.
« Beaucoup de nos collaborateurs sont sur le terrain, dans la communauté. Ils doivent pouvoir consulter l’annuaire des personnes, les numéros de téléphone et les contacts sur leur téléphone professionnel, et l’application Involv le permet. Les notifications push sont aussi un moyen utile de signaler des mises à jour importantes pendant leurs déplacements. »
4. Un intranet en autonomie, avec le soutien de l’équipe Involv
À la tête d’une équipe communication d’une seule personne, Keara avait besoin d’un intranet en autonomie rapide et simple à mettre à jour et à personnaliser, sans coder. Involv est précisément tout cela : du déplacement d’éléments au changement de couleurs, les fonctionnalités sont intuitives et conviviales. Même des éléments qu’elle croyait « vraiment compliqués », comme le Mega Menu et les Quick Links, se sont révélés simples. Et si Keara avoue avoir « cassé des choses » à l’occasion, l’équipe Involv était là pour aider en cas de besoin.
« En tant que personne qui n’avait jamais travaillé sur un intranet, j’étais très intimidée. Mais le soutien de l’équipe Involv a été fantastique. Ils m’ont vraiment aidée à comprendre ce qu’un intranet peut faire et quels blocs et outils sont disponibles. »
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Chez Involv, rien ne nous plaît davantage que d’aider nos clients à atteindre leurs objectifs d’intranet.
