Sozialfürsorgeorganisation
Als die Sozialfürsorgeorganisation Blue Triangle ihre Intranet-Reise mit Involv begann, führte sie auch ein umfassendes digitales Transformationsprojekt durch. Das bedeutete für die Mitarbeiter viele Veränderungen und neue Systeme, die sie lernen mussten.Das Unternehmen benötigte ein zukunftssicheres Intranet, das Verbindungen zwischen verteilten Mitarbeitern schaffen und einen zentralen Zugriff auf digitale Arbeitsplatz-Tools bieten würde.Das Intranet sollte sehr benutzerfreundlich sein, Inhalte anzeigen, die die Mitarbeiter auf einen Blick sehen können, und äußerst nützlich sein.
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Schottland, Vereinigtes Königreich
Sozialarbeit
Hintergrund
Blue Triangle ist eine Sozialfürsorgeorganisation mit Sitz in Glasgow. Sie bietet personenzentrierte Unterstützung und Unterbringung in neun schottischen Kommunalverwaltungsregionen.Die meisten Mitarbeiter von Blue Triangle sind im Dienstleistungsbereich tätig §und haben zwar ein Büro, verbringen aber einen Großteil ihrer Zeit nicht am Schreibtisch.
Die Organisation wollte eine Intranet-Lösung, die zwar derzeit vor Ort installiert wird, aber in Zukunft in die Cloud migriert werden kann.
Herausforderungen
Das Intranet-Projekt von Blue Triangle war Teil eines umfassenderen Programms zur digitalen Transformation. Das alte Intranet der Organisation war veraltet und wurde nicht ausreichend genutzt, da es von der E-Mail als Hauptkommunikationsquelle der Mitarbeiter überholt wurde. Da die Mitarbeiter des Unternehmens verstreut arbeiten, fühlten sie sich zunehmend von ihren Kollegen und dem Unternehmen als Ganzem isoliert. Dies erwies sich während der Pandemie als besonders problematisch.Die unter Zeitdruck stehenden Mitarbeiter konnten die Menge an E-Mails einfach nicht mehr bewältigen und brauchten eine zentrale Anlaufstelle, über die sie sich über Unternehmensnachrichten auf dem Laufenden halten und auch auf wichtige digitale Arbeitsplatz-Tools zugreifen konnten.Die Kommunikations- und Projektleiterin Keara Donnachie, die im Sommer 2022 ihre Stelle antrat, wurde mit der Einführung des neuen Involv-Intranets beauftragt.
Lösungen
1.Digitaler Arbeitsplatz aus einer Hand
Eine der wichtigsten Prioritäten von Keara war die Verringerung der Abhängigkeit von E-Mails und die Verbesserung der Zugänglichkeit der digitalen Arbeitsplatz-Tools für Mitarbeiter, die wenig Zeit haben und durch externe Faktoren unter Druck stehen.
Das Schöne am Involv-Intranet ist die einfache Bedienbarkeit. Die Mitarbeiter können nicht nur die neuesten Nachrichten und wichtige Tools wie Teams, Sage HR und Thrive (das neue Lernportal von Blue Triangle) sehen, sondern auch direkt von der Homepage aus auf Kontakte und Positionspapiere zugreifen.
Diese Zentralisierung von Tools und Informationen soll nicht nur die Abhängigkeit von E-Mails verringern, sondern auch Zeit sparen
„Ich träume davon, dass dieses Intranet die Abhängigkeit von E-Mails verringern wird. Die Mitarbeiter erhalten jede Woche Hunderte von E-Mails und haben keine Zeit, sie zu lesen. Wenn sie an vorderster Front mit Menschen in solch ernsten Situationen zu tun haben, brauchen sie etwas, das sie anklicken, auf einen Blick lesen und dann verlassen können. Mit Involv können sie das.”
2.Verbindungen schaffen und Erfolge feiern
Keara wollte das neue Intranet als einen Ort, an dem sich die Mitarbeiter mit dem gesamten Unternehmen insbesondere nach den isolierenden Auswirkungen der Pandemie verbunden fühlen.
Daher war es wichtig, dass die Mitarbeiter nicht nur Unternehmensnachrichten, sondern auch persönliche Geschichten austauschen konnten.
Die Intranet-Homepage ist das Herzstück dieser Vision. Sie ist nun ein Ort, an dem sich Mitarbeiter, die sich wahrscheinlich nicht persönlich treffen werden, dennoch miteinander verbunden fühlen können.
„Unsere Mitarbeiter an vorderster Front stehen unter enormem Druck und haben mit schwierigen Umständen zu kämpfen. Um einige der Herausforderungen auszugleichen, mit denen sie konfrontiert sind, wollten wir auf die großartige Arbeit aufmerksam machen, die sie leisten. Das Involv-Intranet ist eine großartige Möglichkeit, diese Dinge zu feiern.“
Keara Donnachie, Kommunikations- und Projektleiterin
3.Die Mobile App als Schlüssel zur Akzeptanz durch die Mitarbeiter an der vordersten Front
Da ein großer Teil der Mitarbeiter im Außendienst tätig ist, benötigte Keara ein Intranet mit einer mobilen App.
Die mobile App von Involv, mit der die Mitarbeiter unabhängig von ihrem Aufenthaltsort auf Unternehmensnachrichten, Dokumente, Mitarbeiterverzeichnis, Besprechungen und E-Mails zugreifen können, war laut Keara ein entscheidender Faktor, um die Mitarbeiter für das neue Intranet zu gewinnen.
Da die Mitarbeiter von Meeting zu Meeting, im Auto oder zu Fuß unterwegs sind, haben sie nicht viel Zeit, um von ihrem Desktop aus auf das Intranet zuzugreifen. Daher ist eine mobile App unerlässlich. Außerdem sind die Führungskräfte zwischen den Dienststellen unterwegs und benötigen auch unterwegs Zugriff auf das Intranet.
„Viele unserer Mitarbeiter sind draußen in den Gemeinden. Sie müssen auf Dinge wie das Personenverzeichnis, Telefonnummern und Kontakte auf ihrem Arbeitstelefon zugreifen, was sie über die Involv-App tun können. Die Push-Benachrichtigungen sind auch eine nützliche Methode, um die Mitarbeiter unterwegs auf wichtige Aktualisierungen hinzuweisen.“
4. Self-service intranet with support from Involv team
Als Einpersonen-Kommunikationsteam benötigte Keara ein selbst bedienbares Intranet, das schnell und einfach zu aktualisieren und anzupassen ist, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind.Zu ihrem Glück bietet das Involv-Intranet all diese Möglichkeiten. Vom Verschieben von Objekten bis zum Ändern von Farben ist die Funktionalität intuitiv und benutzerfreundlich.Selbst Elemente, von denen sie dachte, sie seien „wirklich kompliziert“, wie das Mega-Menü und die Quick Links, haben sich als einfach entpuppt.Obwohl Keara zugibt, dass sie gelegentlich „Dinge kaputt gemacht“ hat, stand ihr das Involv-Team bei Bedarf mit Rat und Tat zur Seite.
„Als jemand, der noch nie an einem Intranet gearbeitet hat, war ich sehr eingeschüchtert. Aber die Unterstützung durch das Involv-Team war fantastisch. Sie haben mir wirklich geholfen zu verstehen, was ein Intranet leisten kann und welche Bausteine und Tools zur Verfügung stehen.“