5 top tips voor een doeltreffende communicatie tussen afdelingen

Het ontbreken van doeltreffende communicatie tussen afdelingen is een vaak voorkomende tekortkoming in organisaties. Sterker nog, slechte communicatie is schadelijk voor veel bedrijven.

Veel bedrijven werken aan het dichten van deze communicatiekloven, maar hebben moeite om de informatiesilo’s te doorbreken.

In dit artikel ga ik dieper in op de problemen die door deze informatiesilo’s worden veroorzaakt. Daarnaast geef ik u vijf tips om mensen samen te brengen en te zorgen voor een doeltreffende communicatie tussen afdelingen.

Volgens een enquête geven twee op de drie werknemers aan dat de communicatie tussen afdelingen in hun bedrijf te wensen overlaat.

Het gevaar van informatiesilo’s in uw bedrijf is dat mensen het grotere geheel uit het oog gaan verliezen en zich alleen gaan richten op de beste resultaten voor hun afdeling. “Dat is niet mijn taak”, “Zo werkt mijn afdeling” of “Dat staat niet op de agenda/prioriteitenlijst van mijn team” zijn typische denkwijzen in silo-teams.

Zoals Patrick Lencioni schreef in zijn boek, Silos, Politics, and Turf Wars :“Silo’s zijn niets meer dan de barrières die bestaan tussen afdelingen in een organisatie die ervoor zorgen dat mensen die geacht worden in hetzelfde team te zitten, elkaar tegenwerken.”

Bovendien kan dit ertoe leiden dat veel grote kansen, successen of ideeën worden gemist die door interfunctionele teamsamenwerking tot stand zijn gekomen.

In een notendop: de interne silo’s zorgen voor minder informatiedeling, wat leidt tot productiviteitsverlies, slecht teamwerk en zelfs wantrouwen tussen teams.

De voordelen van een doeltreffende samenwerking tussen afdelingen zijn duidelijk voor organisaties en hun werknemers. Hier zijn vijf tips om mensen samen te brengen en de connectiviteit tussen teams in uw organisatie een boost te geven.

Mensen op één lijn krijgen is de eerste stap naar een betere samenwerking. Werknemers moeten duidelijk begrijpen waarvoor ze werken en waarom. Een gedeelde visie biedt een gemeenschappelijke basis en leidt de hele organisatie in dezelfde richting.

De rol van de afdelingshoofden is zeer belangrijk. Hier zijn enkele ideeën die leidinggevenden kunnen toepassen om te zorgen voor afstemming tussen teams.

• Organiseer wekelijkse of tweewekelijkse vergaderingen waar alle afdelingshoofden hun inzichten en updates delen.

• Leg de grote voordelen uit van een op elkaar afgestemd personeelsbestand.

• Gebruik het gedeelde communicatieplatform van de organisatie om de gemeenschappelijke doelstellingen en visie te communiceren (en te herhalen).

• Vraag afdelingshoofden hun teamleden aan te moedigen hun collega’s in andere teams te steunen.

• Vier overwinningen en successen die door samenwerking tussen afdelingen zijn behaald.

• Breng de hele organisatie samen door middel van all-hand vergaderingen.

Het doorbreken (en voorkomen) van silo’s is de eerste stap naar doeltreffende afdelingsoverschrijdende samenwerking. Hier zijn enkele stappen die u kunt nemen.

• Zorg voor communicatiemiddelen die het delen van documenten en bestanden tussen werknemers gemakkelijk en veilig maken.

• Creëer een gecentraliseerd systeem voor gegevensbeheer, zodat iedereen onmiddellijk toegang heeft tot belangrijke informatie wanneer hij die nodig heeft.

• Moedig afdelingen aan om regelmatig updates of inzichten op het communicatieplatform van het bedrijf te plaatsen.

• Bevorder een feedbackcultuur, motiveer mensen om hun mening te geven en ideeën uit te wisselen.

• Vereenvoudig processen of workflows tussen afdelingen en vermijd dubbel werk.

• Richt de kantoorruimte opnieuw in of reorganiseer ze om de verbinding en interactie tussen werknemers te bevorderen.

Vaak zijn werknemers terughoudend om contact te leggen met collega’s in verschillende teams omdat ze elkaar niet goed genoeg kennen. Er zijn veel manieren waarop organisaties connectiviteit kunnen aanmoedigen en de relaties tussen werknemers kunnen versterken.

Het organiseren van teamactiviteiten is bijvoorbeeld een geweldige manier om interactie te stimuleren en relaties tussen werknemers op te bouwen. Denk aan het organiseren van een Teambuilding Event, een Waarderingsdag voor Werknemers of een maandelijkse Happy Hour waarbij alle werknemers worden uitgenodigd om samen een glas te drinken.

Ook uw intranet kan werknemers helpen elkaar op een persoonlijker niveau te leren kennen. Iedereen zal de komende verjaardagen van collega’s opmerken en op de hoogte worden gebracht wanneer nieuwe medewerkers het team komen versterken. Uitgebreide werknemersprofielen omvatten alles, van basis contactgegevens tot meer specifieke details zoals expertise, vaardigheden, projecten waar mensen aan werken, enz.

Een andere doeltreffende manier om organisatorische silo’s te doorbreken is om mensen uit verschillende teams bij een project te betrekken. Het opzetten van een bedrijfsintranet is een voorbeeld van een interfunctioneel teamproject, aangezien het deelnemers van verschillende afdelingen vereist, waaronder IT, Communicatie, HR en Operations.

Wanneer mensen samen aan hetzelfde project werken om een gemeenschappelijk doel te bereiken, is de kans groter dat zij een gevoel van saamhorigheid ontwikkelen. Dit is de basis voor het creëren en in stand houden van een samenwerkingscultuur.

Bovendien bieden interfunctionele teamprojecten iedereen de kans om zijn vaardigheden uit te breiden en nieuwe dingen te leren. Bovendien helpt het mensen om de kracht van andere teams te begrijpen en elkaars uitdagingen te onderkennen.

Voor een doeltreffende communicatie op de werkplek, zowel binnen als tussen afdelingen, is een constante communicatiestroom binnen de hele organisatie nodig.

Om dit te bereiken, vooral in grote bedrijven, is het nodig om te beschikken over communicatietools of -platforms die de interne communicatie stroomlijnen en onmiddellijke interactie mogelijk maken wanneer dat nodig is.

De voordelen van een communicatieplatform zijn duidelijk voor organisaties. Het is van essentieel belang om werknemers te voorzien van de juiste technologie die hen helpt optimaal te presteren op het werk en hen in staat stelt gemakkelijk samen te werken met hun collega’s. Vooral vandaag, nu organisaties de richting uitgaan van hybride werkplekken.

Het is dan ook niet verwonderlijk dat samenwerkingstools voor teams het komende jaar een prioriteit zullen blijven voor bedrijven. Volgens een recente enquête van 451 Research verwachten bijna vier op de vijf respondenten dat hun organisaties de uitgaven voor productiviteits-, communicatie- en samenwerkingstechnologieën voor werknemers zullen handhaven of verhogen.

Involv is het moderne communicatieplatform dat iedereen in uw organisatie betrekt en zeer productief maakt. Meer dan 200 organisaties wereldwijd gebruiken Involv om hun interne communicatie te verbeteren en de samenwerking tussen medewerkers te boosten.

Een van de grote voordelen van Involv is de eenvoudige leercurve. Het is zeer gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te beheren, zowel voor content creators als eindgebruikers. “De toepassing werkt soepel; veel mensen zijn er blij mee. We hebben de opleiding van de gebruikers kunnen terugbrengen tot drie uur. Involv wordt hier volop gebruikt.” Hans Steenbreker – IT Manager – Vasco Groep.

Wilt u meer weten over hoe Involv werknemers, verspreid over uw afdelingen, kan samenbrengen, neem dan contact met ons op!