Samenwerking in teams is van cruciaal belang voor het succes van elke organisatie.

Maar nu teams steeds meer verspreid raken, ontstaan er meer uitdagingen voor de interne communicatie en de betrokkenheid van werknemers.

Zo vinden organisaties en werknemers het moeilijker om met elkaar in contact te komen en te communiceren wanneer niet iedereen meer in hetzelfde kantoor zit. Elkaar niet persoonlijk zien kan interacties en gesprekken tussen werknemers belemmeren.

Dus hoe kunnen we hier verandering in brengen? Hoe bouw je een cultuur van samenwerking op afstand in teams?

In dit blogbericht gaan we na wat organisaties nodig hebben om een samenwerkingscultuur te creëren, en hoe het intranet kan helpen om werknemers samen te brengen.

Wat kenmerkt een goede teamsamenwerking?

Goede samenwerking in een team berust op doeltreffende communicatie en vertrouwen.

Om doeltreffend samen te werken, moeten mensen voortdurend communiceren. Als leidinggevende of manager moet u ervoor zorgen dat werknemers, waar ze ook werken, elkaar zonder problemen kunnen vinden en met elkaar in contact kunnen komen. En als ze dat doen, moet het delen van informatie moeiteloos gaan.

Doeltreffende communicatie op de werkplek betekent ook dat werknemers tijdig op de hoogte zijn van belangrijk bedrijfsnieuws en updates. Een best practice is om één enkele bron van waarheid te definiëren voor alle communicatie – een plaats waar werknemers terecht kunnen voor de meest actuele en relevante informatie.

Dit draagt bij aan duidelijke en transparante communicatie op de werkplek – een basis voor het vertrouwen van werknemers. Als de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomt, is er geen ruimte voor verwarring, onduidelijkheid en ambiguïteit – wat vaak de reden is waarom teamsamenwerking mislukt.

Hoe kan een intranet de samenwerking tussen werknemers bevorderen?

Een bedrijfsintranet is ontworpen om uw bedrijf en werknemers op een aantal manieren doeltreffender te laten samenwerken. Hieronder leest u hoe.

Het intranet bevordert open communicatie.

Open communicatie is van cruciaal belang om vertrouwen op te bouwen, en vertrouwen is essentieel om de samenwerking tussen werknemers te bevorderen, zoals hierboven vermeld.

Met een intranet kunt u gemakkelijk informatie delen met uw werknemers. Of het nu gaat om belangrijk nieuws, een aankondiging van een evenement of een belangrijke wijziging in het werkbeleid, het intranet centraliseert alle interne communicatie op één plek en fungeert als één enkele bron van waarheid waarop werknemers kunnen vertrouwen om de informatie te krijgen die ze nodig hebben.

En door sociale functies toe te voegen, zoals opmerkingen en “vind ik leuk”, geef je werknemers ook een stem.

Het intranet helpt mensen met elkaar te verbinden, ongeacht waar ze werken.

Of het nu gaat om top-down of bottom-up gesprekken, het intranet is een geweldig instrument om dit te doen. Via een people directory op het bedrijfsintranet kunnen werknemers snel iedereen in de organisatie vinden.

De gebruikersprofielen van Involv bevatten niet alleen basiscontactgegevens, maar ook andere interessante details zoals taal, verjaardag, hobby’s en interesses. Deze informatie helpt mensen hun collega’s beter te leren kennen en biedt een geweldig aanknopingspunt voor een gesprek tussen (nieuwe) collega’s.

Involv biedt tevens een mobiele app die uw non-desk werknemers kunnen downloaden op hun smartphone om op de hoogte en verbonden te blijven. Voor organisaties is de mobiele intranetapplicatie een snelle en eenvoudige manier om iedereen te bereiken; overal en altijd!

Het intranet breekt informatiesilo’s af.

Informatiesilo’s ontstaan wanneer verschillende afdelingen of teams binnen een organisatie niet over een systeem beschikken om doeltreffend met elkaar te communiceren. De productiviteit en samenwerking lijden eronder.

Het intranet kan voorkomen dat dit met uw organisatie gebeurt. Het verbindt mensen, vergemakkelijkt het delen van bestanden of zelfs het gezamenlijk bewerken van documenten met collega’s. Het fungeert als een content management systeem waarmee werknemers snel de juiste en actuele informatie kunnen vinden wanneer zij die nodig hebben.

Het intranet vergemakkelijkt het delen van kennis/ideeën.

In intensief samenwerkende teams delen mensen actief kennis of ideeën met elkaar. Daartoe hebben ze een specifiek instrument of een speciale ruimte nodig om hun gedachten en feedback te delen en om ideeën met hun collega’s te bespreken.

Het Involv-intranet bevat een tool voor ideeën, die het gemakkelijk maakt voor mensen om hun ideeën te delen en te stemmen of discussiëren over ingediende ideeën.

Involv is gebouwd op het Microsoft 365-systeem, waardoor u al uw favoriete samenwerkingstools zoals Teams en Yammer kunt gebruiken en integreren in uw intranet.

Het intranet bevordert de betrokkenheid van werknemers.

Het intranet kan door middel van sociale functies helpen de samenwerking binnen het team te verbeteren. Eenvoudige handelingen, zoals reageren met een duimpje omhoog op een nieuwsartikel, feedback achterlaten op een voorgelegd idee of een collega vermelden bij een aankondiging, helpen echt om een samenwerkingsgeest op de werkplek te tonen.

Dankzij pushmeldingen worden werknemers gewaarschuwd voor nieuwe, belangrijke berichten, ongeacht waar ze zich bevinden.

Conclusie:

Een goede samenwerking binnen een team is niet vanzelfsprekend. Werknemers kunnen op afstand werken en moeilijk te bereiken zijn, afdelingen kunnen geïsoleerd zijn geraakt, of de overdracht van informatie via bestaande kanalen kan minder efficiënt zijn geworden.

Organisaties kunnen deze belemmeringen voor effectieve samenwerking echter wegnemen door hun werknemers een goed ontworpen intranet aan te bieden.

Intranetten zijn in vele opzichten van onschatbare waarde gebleken voor de samenwerking tussen werknemers. Met het Involv intranet zijn er geen barrières meer voor samenwerking tussen verschillende teams en afdelingen. Het verbindt uw hele personeelsbestand en helpt iedereen, ongeacht waar ze werken, om doeltreffender samen te werken

Wilt u meer weten over Involv-intranet en hoe het een verschil maakt voor organisaties als Plan International, Provincie Antwerpen en het Royal Air Force Museum? Plan een gratis demonstratie met een van onze intranetexperts.

(Photo: Freepik)