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Scotland, United Kingdom
Nature and Heritage
Nous sommes très fiers d’annoncer que notre client naturescot a remporté le prix d’argent aux « 2023 intranet and digital workplace awards » de step two. Il s’agit d’une merveilleuse reconnaissance de leur lieu de travail numérique réussi basé sur l’intranet d’involv.
Un intranet flexible et facile d’utilisation reçoit les éloges d’une organisation patrimoniale
NatureScot, l’agence écossaise du patrimoine naturel, souhaitait améliorer les communications internes dans le cadre de sa stratégie de renouvellement numérique.
Après avoir dressé une liste d’exigences MVP (Minimal Viable Product), ils recherchaient une solution clé en main qui leur permettrait d’apporter des améliorations progressives au fur et à mesure de l’évolution des besoins de l’entreprise. Comme l’organisation utilisait déjà l’écosystème Microsoft, des solutions intranet basées sur SharePoint ont été envisagées.
L’objectif du projet était de créer une expérience numérique intuitive, où les employés auraient un accès facile à tous les outils et informations numériques nécessaires. Cela leur permettrait de travailler plus efficacement et d’accroître leur sentiment d’appartenance à l’organisation, a déclaré NatureScot.
En outre, en tant qu’organisation gouvernementale, il était essentiel que l’intranet réponde aux exigences légales en matière d’accessibilité.
Après un programme de tests internes approfondis, l’équipe d’Involv, NatureScot et Core Azure, partenaire d’Involv, ont travaillé en étroite collaboration pour y parvenir.
Contexte
NatureScot possède 35 bureaux en Écosse. Son siège social se trouve à Inverness. Environ 10 % du personnel travaille dans les magnifiques réserves naturelles du pays, tandis que les autres bénéficient d’un environnement de travail hybride adapté à leurs préférences personnelles.
Lors de la planification et de l’exécution de la mise en œuvre de M365, NatureScot a vu une opportunité d’entamer sa transformation numérique. La décision a été prise d’utiliser un intranet Drupal à source ouverte, ce qui constituait à l’époque une étape pionnière pour une agence gouvernementale. Le projet a permis d’acquérir des connaissances précieuses, qui ont été appliquées avec succès.
La numérisation de NatureScot a pris de l’ampleur pendant la pandémie, avec notamment une plus grande adoption de Microsoft Teams.
Défis
L’organisation s’est rapidement heurtée aux limites de Drupal en tant qu’intranet. Drupal est avant tout une plateforme pour la création de sites web publics et n’offre donc que des possibilités limitées d’intégration avec Microsoft 365, par exemple. NatureScot s’est donc mise à la recherche d’une solution plus intégrée.
La première exigence était donc une solution construite sur Microsoft 365 (SharePoint). En outre, l’organisation souhaitait également disposer d’une solution clé en main capable d’évoluer en fonction de l’évolution de ses besoins et de répondre à ses exigences en matière de MVP.
Cinq objectifs clés ont été identifiés pour le projet :
– Améliorer le flux d’informations grâce à un partage facile du contenu via MS Teams, l’intranet et Viva Engage (anciennement Yammer).
– Renforcer le lien avec l’organisation et les objectifs de NatureScot.
– Faciliter des pratiques de travail plus efficaces.
– Contribuer à un environnement de travail sûr où les collaborateurs se sentent heureux.
– Respecter la législation en matière d’accessibilité.
Solutions
En raison du statut d’agence gouvernementale de NatureScot, il est impératif que l’intranet de l’organisation soit conforme à la législation sur l’accessibilité.
En collaboration avec le réseau D.A.W.N. (disability, ability, neurodiversity) de NatureScot, l’équipe Involv et son partenaire Core Azure ont élaboré un mode d’accessibilité pour l’intranet.
Ce mode ouvre la plateforme Involv à des outils d’accessibilité tiers, tels que les lecteurs d’écran. En outre, l’écran peut afficher davantage de contraste pour améliorer si nécessaire l’expérience des utilisateurs malvoyants.
Ce mode peut être activé ou désactivé et aide les personnes malvoyantes à naviguer plus facilement dans les fonctions et les pages. Il met en évidence le contenu important afin que les personnes puissent toujours voir où elles se trouvent sur la page. Les lecteurs d’écran peuvent alors lire les données les plus importantes.
Que vous soyez en mode accessibilité ou non, vous pouvez redimensionner la page Web pour en faciliter la lecture.
Nous avons également ajouté une autre fonctionnalité pratique : les « fils d’Ariane ». Cette fonction affiche la structure de l’intranet de manière simple, ce qui facilite la navigation sur le site.
Photo : Le fil d’Ariane de SharePoint est conçu pour faciliter la navigation sur le site.
« En tant qu’employeur solidaire, nous sommes là pour faciliter la vie quotidienne de chacun. Les outils d’accessibilité de l’intranet sont disponibles quelles que soient les caractéristiques ou les préférences des personnes sur leur lieu de travail. »
Martin Stubbs-Partridge, responsable de la communication interne, NatureScot
Découvrez le mode d’accessibilité de NatureScot en action dans cette vidéo YouTube :
Intégration Microsoft 365
L’intégration d’Involv avec Microsoft 365 permet à NatureScot de communiquer de manière beaucoup plus flexible. Le contenu peut désormais être adapté sans effort à différents publics.
L’organisation avait déjà expérimenté les forums sur l’intranet précédent, mais le contenu plus « social » ne s’intégrait pas bien parmi les articles commerciaux et les articles d’actualité.
Avec Involv, NatureScot a désormais la possibilité de cibler des publics spécifiques. Les informations générales sont publiées sur l’intranet, les contenus plus personnels et collégiaux se retrouvent sur Viva Engage, et la communication sur les tâches professionnelles se fait via Teams.
Grâce aux webparts personnalisables d’Involv, l’expérience de l’utilisateur sur l’intranet est sans faille. Vous pouvez par exemple vous inscrire à un événement via un article d’actualité, et cela fonctionne tout aussi bien sur d’autres canaux, tels que Teams et Viva Engage.
Espace de travail numérique central
Un autre avantage de l’intégration M365 d’Involv est que l’intranet agit désormais comme un centre numérique central où les employés peuvent accéder à tous leurs outils de travail numériques, y compris les applications tierces.
Cela fait de l’intranet bien plus qu’un simple « endroit agréable à visiter ». Il s’agit d’une plateforme au cœur de l’organisation. Les employés peuvent utiliser l’intranet pour accéder aux nouvelles et aux informations de NatureScot dans le cadre de leur journée de travail.
Cela permet de créer un lien plus fort avec l’organisation et ses objectifs, mais aussi de faire gagner du temps aux employés. En effet, tous les outils et les connaissances dont ils ont besoin sont toujours à portée de main.
Une communication interne efficace et efficiente
Par rapport à l’ancien intranet Drupal, Involv offre plusieurs fonctionnalités utiles qui rendent la communication interne plus efficace.
Grâce à l’éditeur « glisser-déposer », il est facile de créer du contenu de manière attrayante. Du texte, des images, des cartes, des vidéos et d’autres composants peuvent être ajoutés au contenu.
De nombreuses petites améliorations facilitent de plus la vie des employés de NatureScot.
Par exemple, lorsque le département des ressources humaines présente de nouveaux employés, ceux-ci peuvent désormais être étiquetés afin d’être facilement accessibles par leurs collègues, alors qu’ils étaient auparavant limités à une liste statique.
Un autre exemple est la fonction Événements. NatureScot utilisait auparavant la fonction « news » pour informer les collègues des événements. Les événements sont aujourd’hui affichés plus clairement et les collègues peuvent s’inscrire immédiatement et ajouter l’événement au calendrier.
« Si nous comparons Involv à notre intranet précédent, les nombreuses petites améliorations sont particulièrement frappantes. Ces améliorations rendent les choses plus rapides, plus faciles et plus efficaces. Elles contribuent en outre à la fluidité des opérations et à ce que les choses soient bien claires ».
Martin Stubbs-Partridge,
responsable de la communication interne, NatureScot
Un intranet attrayant qui renforce le message de l’organisation
Le précédent intranet de NatureScot était simple et comportait de nombreux liens, mais manquait d’attrait visuel. L’organisation souhaitait améliorer ce point avec le nouvel intranet Involv.
L’éditeur de pages facile d’utilisation et les modèles personnalisables d’Involv ont permis à l’équipe de NatureScot de réaliser son objectif de créer un contenu hautement visuel et axé sur la nature à travers l’ensemble du site.
L’abandon des graphiques d’entreprise de l’ancien intranet a renforcé la culture de l’organisation et favorisé un sentiment d’utilité, ce qui a suscité des réactions positives de la part du personnel.
Quel est le verdict final ?
Voici ce que Martin Stubbs-Partridge, chef de projet de l’intranet chez NatureScot, a déclaré à propos de sa collaboration avec Involv :
« Nous avons délibérément choisi l’intranet Involv comme partenaire logiciel après un processus de sélection approfondi. Tout au long du processus, Involv nous a soutenus et aidés à réaliser notre vision : une expérience utilisateur simple, intelligente et transparente dans notre environnement de travail numérique. »
Pendant ce temps, l’excellent travail de Martin et du reste de l’équipe de NatureScot a été récompensé par un joli prix.
Nous aidons nos clients à lancer avec succès leurs intranets depuis plus de 15 ans, et vous pouvez donc être sûrs que vous êtes entre de bonnes mains. Planifiez votre démonstration dès maintenant et découvrez notre solution d’intranet SharePoint primée !