Das Fehlen einer wirksamen Kommunikation zwischen Abteilungen ist ein häufiges Manko in Organisationen. Mehr noch: schlechte Kommunikation schadet vielen Unternehmen erheblich.
Viele Unternehmen arbeiten daran, diese Kommunikationslücken zu schließen, haben jedoch Mühe, die Informationssilos aufzubrechen.
In diesem Artikel gehe ich näher auf die Probleme ein, die durch diese Informationssilos verursacht werden. Außerdem gebe ich Ihnen fünf Tipps, wie Sie Menschen zusammenbringen und eine effektive Kommunikation zwischen Abteilungen sicherstellen können.
Wie Informationssilos Ihrem Unternehmen schaden
Laut einer Umfrage geben zwei von drei Mitarbeitern an, dass die Kommunikation zwischen Abteilungen in ihrem Unternehmen zu wünschen übrig lässt.
Die Gefahr von Informationssilos in Ihrem Unternehmen besteht darin, dass Menschen das große Ganze aus den Augen verlieren und sich nur noch auf die besten Ergebnisse für ihre eigene Abteilung konzentrieren. „Das ist nicht meine Aufgabe“, „So arbeitet meine Abteilung“ oder „Das steht nicht auf der Agenda/Prioritätenliste meines Teams“ sind typische Denkweisen in Silo-Teams.
Wie Patrick Lencioni in seinem Buch Silos, Politics, and Turf Wars schrieb: „Silos sind nichts anderes als die Barrieren, die zwischen Abteilungen in einer Organisation bestehen und dazu führen, dass Menschen, die eigentlich im selben Team sein sollten, gegeneinander arbeiten.“
Darüber hinaus kann dies dazu führen, dass viele große Chancen, Erfolge oder Ideen verpasst werden, die durch abteilungsübergreifende Teamarbeit entstanden wären.
Kurz gesagt: Interne Silos führen zu weniger Informationsaustausch, was zu Produktivitätsverlust, schlechter Teamarbeit und sogar Misstrauen zwischen Teams führt.
5 Wege zur Verbesserung der abteilungsübergreifenden Kommunikation
Die Vorteile einer wirksamen abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit liegen für Organisationen und ihre Mitarbeiter auf der Hand. Hier sind fünf Tipps, um Menschen zusammenzubringen und die Vernetzung zwischen Teams in Ihrer Organisation zu stärken.
1. Alle auf eine gemeinsame Vision ausrichten
Menschen auf eine Linie zu bringen ist der erste Schritt zu besserer Zusammenarbeit. Mitarbeiter müssen klar verstehen, wofür sie arbeiten und warum. Eine gemeinsame Vision schafft eine gemeinsame Grundlage und lenkt die gesamte Organisation in dieselbe Richtung.
Die Rolle der Abteilungsleiter ist dabei sehr wichtig. Hier sind einige Ideen, die Führungskräfte umsetzen können, um die Abstimmung zwischen Teams zu fördern.
- Organisieren Sie wöchentliche oder zweiwöchentliche Meetings, bei denen alle Abteilungsleiter ihre Erkenntnisse und Updates teilen.
- Erläutern Sie die großen Vorteile einer aufeinander abgestimmten Belegschaft.
- Nutzen Sie die gemeinsame Kommunikationsplattform der Organisation, um die gemeinsamen Ziele und die Vision zu kommunizieren (und zu wiederholen).
- Fordern Sie Abteilungsleiter auf, ihre Teammitglieder zu ermutigen, Kollegen in anderen Teams zu unterstützen.
- Feiern Sie Erfolge, die durch abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erzielt wurden.
- Bringen Sie die gesamte Organisation durch All-Hands-Meetings zusammen.
2. Abteilungssilos verhindern
Das Aufbrechen (und Verhindern) von Silos ist der erste Schritt zu einer wirksamen abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit. Hier sind einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können.
- Sorgen Sie für Kommunikationsmittel, die das Teilen von Dokumenten und Dateien zwischen Mitarbeitern einfach und sicher machen.
- Erstellen Sie ein zentrales Datenmanagementsystem, damit alle sofort Zugang zu wichtigen Informationen haben, wenn sie diese benötigen.
- Ermutigen Sie Abteilungen, regelmäßig Updates oder Erkenntnisse auf der Kommunikationsplattform des Unternehmens zu teilen.
- Fördern Sie eine Feedbackkultur, motivieren Sie Menschen, ihre Meinung zu äußern und Ideen auszutauschen.
- Vereinfachen Sie Prozesse oder Workflows zwischen Abteilungen und vermeiden Sie doppelte Arbeit.
- Richten Sie die Büroräume neu aus oder gestalten Sie sie um, um die Verbindung und Interaktion zwischen Mitarbeitern zu fördern.
3. Teams und Abteilungen miteinander vernetzen
Oft zögern Mitarbeiter, Kontakt zu Kollegen in anderen Teams aufzunehmen, weil sie sich nicht gut genug kennen. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Organisationen die Vernetzung fördern und die Beziehungen zwischen Mitarbeitern stärken können.
Das Organisieren von Teamaktivitäten ist beispielsweise eine großartige Möglichkeit, Interaktion zu fördern und Beziehungen zwischen Mitarbeitern aufzubauen. Denken Sie an ein Teambuilding-Event, einen Mitarbeiterwertschätzungstag oder eine monatliche Happy Hour, zu der alle Mitarbeiter eingeladen sind, gemeinsam etwas zu trinken.
Auch Ihr Intranet kann Mitarbeitern helfen, sich auf einer persönlicheren Ebene kennenzulernen. Jeder wird die bevorstehenden Geburtstage von Kollegen bemerken und benachrichtigt, wenn neue Mitarbeiter dem Team beitreten. Umfangreiche Mitarbeiterprofile umfassen alles von grundlegenden Kontaktdaten bis hin zu spezifischeren Details wie Fachkenntnissen, Fähigkeiten und Projekten, an denen die Personen arbeiten.
4. Funktionsübergreifende Teams einführen
Eine weitere wirksame Methode, organisatorische Silos aufzubrechen, besteht darin, Menschen aus verschiedenen Teams in ein Projekt einzubeziehen. Die Einführung eines Unternehmensintranets ist ein Beispiel für ein funktionsübergreifendes Teamprojekt, da es Teilnehmer aus verschiedenen Abteilungen erfordert, darunter IT, Kommunikation, HR und Operations.
Wenn Menschen gemeinsam an demselben Projekt arbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen, entwickeln sie eher ein Gemeinschaftsgefühl. Dies ist die Grundlage für die Schaffung und Aufrechterhaltung einer Kooperationskultur.
Darüber hinaus bieten funktionsübergreifende Teamprojekte jedem die Möglichkeit, seine Fähigkeiten zu erweitern und Neues zu lernen. Außerdem hilft es Menschen, die Stärken anderer Teams zu verstehen und die Herausforderungen der jeweils anderen anzuerkennen.
5. Das richtige Kommunikationstool verwenden
Für eine wirksame Kommunikation am Arbeitsplatz, sowohl innerhalb als auch zwischen Abteilungen, ist ein kontinuierlicher Kommunikationsfluss innerhalb der gesamten Organisation erforderlich.
Um dies zu erreichen, insbesondere in großen Unternehmen, ist es notwendig, über Kommunikationstools oder -plattformen zu verfügen, die die interne Kommunikation optimieren und bei Bedarf sofortige Interaktion ermöglichen.
Die Vorteile einer Kommunikationsplattform liegen für Organisationen auf der Hand. Es ist von entscheidender Bedeutung, Mitarbeitern die richtige Technologie zur Verfügung zu stellen, die ihnen hilft, bei der Arbeit optimal zu performen und problemlos mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Besonders heute, da Organisationen zunehmend auf hybride Arbeitsplätze setzen.
Es ist daher nicht verwunderlich, dass Kollaborationstools für Teams im kommenden Jahr für Unternehmen eine Priorität bleiben werden. Laut einer aktuellen Umfrage von 451 Research erwarten fast vier von fünf Befragten, dass ihre Organisationen die Ausgaben für Produktivitäts-, Kommunikations- und Kollaborationstechnologien für Mitarbeiter aufrechterhalten oder erhöhen werden.
Abteilungsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit mit Involv fördern
Involv ist die moderne Kommunikationsplattform, die alle Mitarbeiter in Ihrer Organisation einbindet und hochproduktiv macht. Mehr als 200 Organisationen weltweit nutzen Involv, um ihre interne Kommunikation zu verbessern und die Zusammenarbeit unter Mitarbeitern zu stärken.
Einer der großen Vorteile von Involv ist die einfache Lernkurve. Es ist sehr benutzerfreundlich und einfach zu verwalten, sowohl für Content-Ersteller als auch für Endbenutzer. „Die Anwendung läuft reibungslos; viele Menschen sind sehr zufrieden damit. Wir konnten die Benutzerschulung auf drei Stunden reduzieren. Involv wird hier intensiv genutzt.“ Hans Steenbreker – IT-Manager – Vasco Groep.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Involv Mitarbeiter, die über Ihre Abteilungen verteilt sind, zusammenbringen kann? Kontaktieren Sie uns!
FAQ zur effektiven abteilungsübergreifenden Kommunikation
Informationssilos entstehen, wenn Abteilungen oder Teams isoliert arbeiten und Informationen unzureichend mit dem Rest der Organisation teilen. Dies führt zu fragmentiertem Wissen, doppelter Arbeit und mangelnder Abstimmung rund um gemeinsame Ziele.
Die abteilungsübergreifende Kommunikation wird durch unterschiedliche Prioritäten, getrennte Prozesse und den Einsatz verschiedener Tools erschwert. Ohne eine gemeinsame Vision und klare Kommunikationskanäle konzentrieren sich Teams vor allem auf ihre eigene Arbeitsweise, was die Zusammenarbeit behindert.
Informationssilos verursachen Produktivitätsverluste, da Entscheidungen langsamer getroffen werden, Fehler zunehmen und Arbeit wiederholt wird. Darüber hinaus untergraben sie das Vertrauen und die Zusammenarbeit zwischen Teams, weil Mitarbeiter unzureichenden Einblick in den Kontext und die Herausforderungen der jeweils anderen haben.
Führung ist entscheidend beim Aufbrechen von Silos. Indem Führungskräfte eine klare gemeinsame Vision kommunizieren, Zusammenarbeit aktiv fördern und selbst mit gutem Beispiel vorangehen, schaffen sie eine Kultur, in der Abteilungen sich gegenseitig unterstützen, anstatt gegeneinander zu arbeiten.
Ein modernes Intranet fungiert als zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform, auf der Mitarbeiter Informationen teilen, gemeinsam an Projekten arbeiten und auf dem Laufenden bleiben, was in anderen Teams passiert. So hilft ein Intranet dabei, Informationssilos abzubauen und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit strukturell zu verbessern.
