5 conseils pour une communication efficace entre les services

Le manque de communication efficace entre les services est un problème courant au sein des organisations. On peut même dire qu’une communication inadéquate nuit à de nombreuses entreprises.

Nombre d’entre elles s’efforcent de combler ces lacunes en matière de communication, mais peinent à briser les silos d’information.

Dans cet article, j’approfondirai les problèmes causés par ces silos d’information. En outre, je partagerai cinq conseils pour rassembler les gens et assurer une communication efficace entre les services.

Selon une enquête , deux employés sur trois estiment que la communication entre les services de leur entreprise est mauvaise.

Le danger des silos d’information dans votre entreprise est qu’ils amènent les gens à perdre de vue la situation dans son ensemble et à se concentrer sur l’obtention des meilleurs résultats pour leur département uniquement. « Ce n’est pas mon travail », « C’est comme ça que mon service fonctionne » ou « Ce n’est pas dans l’agenda/la liste des priorités de mon équipe » sont des attitudes typiques des équipes cloisonnées.

Comme l’a écrit Patrick Lencioni dans son livre Silos, Politics, and Turf Wars,  « les silos ne sont rien d’autre que les barrières qui existent entre les départements d’une organisation, ce qui fait que des personnes censées faire partie de la même équipe travaillent les unes contre les autres ».

En outre, cela peut conduire à rater de nombreuses opportunités, réussites ou idées qui auraient pu être obtenues grâce à la collaboration d’équipes interfonctionnelles.

En résumé, les silos internes signifient moins de partage d’informations, ce qui entraîne une perte de productivité, un travail d’équipe médiocre et même de la méfiance entre les équipes.

Les avantages d’une collaboration interdépartementale efficace sont évidents pour les organisations et leurs employés. Voici cinq conseils pour rapprocher les gens et stimuler la connectivité entre les équipes au sein de votre organisation.

La première étape pour améliorer la collaboration consiste à mettre tout le monde sur la même longueur d’onde. Les employés doivent comprendre clairement dans quel but et pourquoi ils travaillent. Une vision commune permet de trouver un terrain d’entente et d’orienter l’ensemble de l’organisation dans la même direction.

Le rôle des chefs de service est très important. Voici quelques idées que les dirigeants peuvent mettre en œuvre pour garantir un bon alignement entre les équipes.

• Organisez des réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires au cours desquelles tous les chefs de service font part de leurs idées et de leurs actualités.
• Expliquez les grands avantages d’une main-d’œuvre coordonnée.
• Utilisez la plateforme de communication partagée de l’organisation pour communiquer (et répéter) les objectifs et la vision communs.
• Demandez aux chefs de service d’encourager les membres de leur équipe à soutenir leurs collègues des autres équipes.
• Célébrez les victoires et les succès obtenus grâce à la collaboration interdépartementale.
• Réunissez l’ensemble de l’organisation dans le cadre de réunions « toutes mains ».

L’élimination (et la prévention) des cloisonnements est la première étape d’une collaboration interdépartementale efficace. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre.

• Fournissez des outils de communication qui facilitent et sécurisent le partage de documents et de fichiers entre les employés.
• Créez un système centralisé de gestion des données qui permette à chacun d’accéder immédiatement aux informations importantes lorsqu’il en a besoin.
• Encouragez les services à publier régulièrement leurs mises à jour ou leurs idées sur la plateforme de communication de l’entreprise
• Favorisez une culture du retour d’information, motivez les gens à donner leur avis et à échanger des idées.
• Simplifiez les processus ou les flux de travail entre les départements et évitez le travail en double et redondant.
• Repensez ou réorganisez l’espace de travail pour favoriser la connexion et l’interaction entre les employés.

Souvent, les employés hésitent à contacter leurs collègues des différentes équipes parce qu’ils ne se connaissent pas suffisamment. Les organisations peuvent encourager la connectivité et renforcer les relations entre les employés de différentes manières.

Par exemple, l’organisation d’activités d’équipe est un excellent moyen de favoriser les interactions et de créer des liens entre les employés. Pensez à organiser un événement de renforcement de l’esprit d’équipe, une journée d’appréciation des employés ou un « happy hour » mensuel où tous les employés sont invités à prendre un verre ensemble.

Votre intranet peut également contribuer à faciliter les occasions pour les employés d’apprendre à se connaître à un niveau plus personnel. Chacun sera mis au courant des anniversaires de ses collègues et sera informé de l’arrivée de nouveaux employés dans l’équipe. Les profils d’employés détaillés couvrent tout, des coordonnées de base aux détails tels que l’expertise, les compétences, les projets sur lesquels les employés travaillent, etc

Another effective way to break down the organizational silos is to bring people from different teams onto a project. Building a company intranet is an example of a cross-functional team project as it requires participants of different departments including IT, Communications, HR and Operations.

When people work together on the same project to achieve a common goal, they are more likely to establish a sense of solidarity. This is the foundation of building and maintaining a collaborative culture.

On top of that, cross-functional team projects offer opportunities for everyone to extend their skill set, to learn new things. Also, this helps people to understand the strength of other teams, as well as recognize each other’s struggles.

Une communication efficace sur le lieu de travail, que ce soit au sein d’un même service ou entre plusieurs départements, implique un flux constant de communication dans l’ensemble de l’organisation.

Pour y parvenir, en particulier dans les grandes entreprises, il est nécessaire de disposer d’outils ou de plateformes de communication qui rationalisent la communication interne et permettent des interactions immédiates en cas de besoin.

Les avantages d’une plateforme de communication sont évidents pour les organisations. Il est essentiel de fournir aux employés la bonne technologie qui les aide à donner le meilleur d’eux-mêmes au travail et leur permet de collaborer facilement avec leurs collègues. Surtout aujourd’hui, alors que les organisations évoluent vers des lieux de travail hybrides.

Il n’est pas surprenant que les outils de collaboration d’équipe restent une priorité pour les entreprises au cours de l’année à venir. Selon une récente enquête de 451 Research, près de quatre personnes interrogées sur cinq s’attendent à ce que leur entreprise maintienne ou augmente ses dépenses en matière de productivité des employés ainsi que de technologies de communication et de collaboration.

Involv est la plateforme de communication moderne qui permet à tous les membres de votre organisation de s’impliquer et d’être hautement productifs. Plus de 200 organisations dans le monde utilisent Involv pour améliorer leur communication interne et stimuler la collaboration entre les employés.

L’un des grands avantages d’Involv est sa courbe d’apprentissage simple. Elle est très facile à utiliser et à gérer, tant pour les créateurs de contenu que pour les utilisateurs finaux. « L’application est fluide ; beaucoup de personnes en sont satisfaites. Nous avons pu réduire la formation des utilisateurs à trois heures. Nous utilisons vraiment beaucoup Involv ici ». Hans Steenbreker – Directeur informatique – Vasco Group.

Contactez-nous si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Involv peut rapprocher les personnes au sein de vos départements !

(image: unsplash)