Case study: Plopsa

Voor Involv hadden we geen intranet. Onze interne communicatie verliep via affiches: gemaakt door marketing, afgedrukt en opgehangen in klikkaders, op de toiletten en op het infobord. Plopsa is altijd al een analoog bedrijf geweest, met een voorkeur voor communicatie op papier.

Het probleem was overzicht en bereik. We zitten niet in één gebouw, maar verspreid over meerdere parken in drie landen. Een affiche die hier in De Panne hing, geraakte niet automatisch tot in Hasselt of Duitsland. Informatie ging vaak van mailtje naar mailtje, via, via, tot ze ergens vervaagd terechtkwam.

Achteraf konden we ook nooit meten of iemand een bericht effectief had gezien, of het bij de juiste collega was aangekomen.

Toen we beslisten om te digitaliseren, stond één ding vast: het moest gebouwd zijn op Microsoft en SharePoint. Wij zijn een Microsoft-driven company, en dat was een van de blokkerende factoren in onze zoektocht.

Daarnaast moest de oplossing single sign-on zijn en werken met de gebruikers die al gekend waren in onze Active Directory, zodat we heel eenvoudig konden bepalen wie waar toegang tot had.

Wat Involv voor ons onderscheidde van standaard SharePoint, was vooral de mobiele app. Het grootste deel van onze medewerkers werkt in het park en heeft geen laptop, wel een smartphone. Om die mensen te bereiken, moest de app het overgrote deel van het werk doen – inclusief pushmeldingen, die voor ons intussen onmisbaar zijn geworden.

Even belangrijk was dat we onze eigen Plopsa-branding volledig konden doortrekken, zowel op het intranet als in de app. Dat kon alleen met de hulp van Involv. We hebben in het begin nog met een aantal andere partijen gesproken, maar hebben vrij snel beslist om met Involv in zee te gaan en de nodige testen te doen.

De implementatie verliep heel vlot. We hebben eigenlijk geen enkele gebruiker moeten uitleggen hoe het intranet werkt: een korte welkomsttour bij de eerste keer inloggen was genoeg.

Wat wij vooral waarderen:

• Nieuwsberichten en pushmeldingen zijn ons meest gebruikte kanaal, aangevuld met documenten en de wie-is-wie-functie
• De mobiele app bereikt ook de medewerkers die nooit achter een computer zitten
• Onze eigen look-and-feel is volledig doorgetrokken, wat het platform meteen vertrouwd doet aanvoelen
• Berichten kunnen vastgepind worden en met meerdere herinneringen ondersteund worden
• We kunnen exact meten hoeveel medewerkers een bericht hebben gezien

Een concreet voorbeeld: voor de allerlaatste K3-show kregen we op korte termijn een beperkt aantal 1+1-tickets, te laat om nog een visual te laten maken of via mail te verspreiden. We zetten het bericht op het intranet, stuurden een pushmelding uit, en binnen enkele dagen – met twee extra herinneringen – waren bijna alle tickets de deur uit.

Involv heeft ook de band tussen onze parken versterkt. Medewerkers hier op het hoofdkwartier reizen af en toe naar Duitsland of Hasselt, maar de collega die hier de braadworsten grilt, heeft dat park op 600 kilometer nooit gezien. Via het intranet zien medewerkers nu wat er in de andere parken leeft, wie er werkt, en welke ideeën daar ontstaan – zo nam een van onze parken een lasershow-concept over dat ze op het intranet hadden zien voorbijkomen bij een ander park.

Waar we vroeger nooit konden zeggen of een boodschap was aangekomen, kunnen we vandaag exact tonen hoeveel medewerkers een bericht hebben gezien. Toen onze CEO vroeg wat we nu eigenlijk doen met dat intranet, konden we voor het eerst concrete cijfers voorleggen.

Het maakt ons werk vooral efficiënter: we communiceren gericht naar het juiste park of de juiste doelgroep, in plaats van generieke affiches te verspreiden en te hopen dat de juiste mensen ze zien.

Zeker, en vooral voor organisaties met medewerkers die niet vaak achter een computer werken. Voor Involv hing onze communicatie aan de muren. Nu zit ze in de broekzak van elke medewerker.