Étude de cas : Plopsa

Plopsa est un groupe international de parcs d’attractions implanté en Belgique, aux Pays-Bas et en Allemagne. Ensemble, les parcs comptent près de 5.000 collaborateurs (780 ETP), un nombre qui fluctue fortement avec la saison : en juillet et août, le groupe tourne à pleine capacité avec beaucoup de personnel saisonnier, tandis que ce chiffre est bien plus bas pendant les mois calmes.

Sur ces 5.000 collaborateurs, une petite partie seulement travaille au bureau. La grande majorité est chaque jour dans le parc, sur le terrain, en première ligne, souvent sans ordinateur fixe à portée de main. C’est précisément là que se situait le problème : comment faire en sorte que tout le monde reçoive la même information, et comment savoir si elle arrive bien ?

Dans cet entretien, Maxime Bruneel (collaboratrice RH polyvalente et responsable de l’intranet) et Robbert Eggers (IT Platforms Manager) de Plopsa racontent comment ils ont relevé ce défi avec Involv Intranet.

Une entreprise analogique sans vue d’ensemble

Avant Involv, nous n’avions aucun intranet. Notre communication interne passait par des affiches : réalisées par le marketing, imprimées et accrochées dans des cadres clic-clac, dans les toilettes et sur le panneau d’information. Plopsa a toujours été une entreprise analogique, avec une préférence pour la communication sur papier.

Le problème était la vue d’ensemble et la portée. Nous ne sommes pas dans un seul bâtiment, mais répartis sur plusieurs parcs dans trois pays. Une affiche accrochée ici à La Panne n’arrivait pas automatiquement à Hasselt ou en Allemagne. L’information passait souvent d’un mail à l’autre, de proche en proche, jusqu’à arriver quelque part, délavée.

Nous ne pouvions par ailleurs jamais mesurer si quelqu’un avait effectivement vu un message, ni s’il était arrivé chez le bon collègue.

Notre choix pour Involv Intranet

Quand nous avons décidé de digitaliser, une chose était certaine : cela devait être construit sur Microsoft et SharePoint. Nous sommes une entreprise orientée Microsoft, et c’était l’un des facteurs bloquants dans notre recherche.

La solution devait en outre fonctionner en single sign-on et avec les utilisateurs déjà connus dans notre Active Directory, afin que nous puissions déterminer très simplement qui avait accès à quoi.

Ce qui distinguait Involv de SharePoint standard pour nous, c’était surtout l’ application mobile. La plus grande partie de nos collaborateurs travaille dans le parc et n’a pas d’ordinateur portable, mais bien un smartphone. Pour atteindre ces personnes, l’application devait faire l’essentiel du travail – y compris les notifications push, devenues entre-temps indispensables pour nous.

Il était tout aussi important que nous puissions appliquer intégralement notre propre identité visuelle Plopsa , sur l’intranet comme dans l’application. Nous avons parlé au départ avec quelques autres acteurs, mais nous avons assez vite décidé de travailler avec Involv.

Involv Intranet dans la pratique

La mise en place s’est déroulée très bien. Nous n’avons en fait dû expliquer à aucun utilisateur comment l’intranet fonctionne : une courte visite de bienvenue à la première connexion a suffi.

Ce que nous apprécions surtout :

• Les actualités et les notifications push sont notre canal le plus utilisé, complété par les documents et la fonction qui-est-qui
• L’ application mobile atteint aussi les collaborateurs qui ne sont jamais devant un ordinateur
• Notre propre look-and-feel est intégralement appliqué, ce qui rend la plateforme immédiatement familière
• Les messages peuvent être épinglés et soutenus par plusieurs rappels
• Nous pouvons mesurer exactement combien de collaborateurs ont vu un message

Un exemple concret : pour l’ultime spectacle de K3, nous avons reçu à court terme un nombre limité de tickets 1+1, trop tard pour faire réaliser un visuel ou pour les diffuser par mail. Nous avons mis le message sur l’intranet, envoyé une notification push, et en quelques jours – avec deux rappels supplémentaires – presque tous les tickets étaient partis.

« Sans Involv, nous retombons dans la manière analogique de travailler, et là nous manquons de toute façon des collaborateurs. Les notifications push et les rapports sont devenus si évidents que nous ne pouvons plus nous en passer. »

Maxime BruneelCollaboratrice RH polyvalente & responsable de l’intranet, Plopsa

Involv a aussi renforcé le lien entre nos parcs. Les collaborateurs du siège se rendent de temps en temps en Allemagne ou à Hasselt, mais le collègue qui grille les saucisses ici n’a jamais vu ce parc à 600 kilomètres. Via l’intranet, les collaborateurs voient maintenant ce qui se passe dans les autres parcs, qui y travaille et quelles idées y naissent – l’un de nos parcs a ainsi repris un concept de spectacle laser qu’il avait vu passer sur l’intranet chez un autre parc.

Ce que cela nous apporte

Là où nous ne pouvions jamais dire si un message était arrivé, nous pouvons aujourd’hui montrer exactement combien de collaborateurs ont vu un message. Quand notre CEO a demandé ce que nous faisions au fond avec cet intranet, nous avons pu pour la première fois présenter des chiffres concrets .

Cela rend surtout notre travail plus efficace : nous communiquons de manière ciblée vers le bon parc ou le bon public, au lieu de diffuser des affiches génériques en espérant que les bonnes personnes les voient.

« Involv intranet est le pont entre le siège et chaque collaborateur sur le terrain. Même des collègues en Allemagne ou à Hasselt que nous ne rencontrons jamais en personne, nous apprenons à les connaître. Et lors des fêtes du personnel, les gens se reconnaissent maintenant grâce à l’intranet. »

Robbert EggersIT Platforms Manager, Plopsa

Recommanderions-nous Involv Intranet ?

Certainement, et surtout pour les organisations dont les collaborateurs ne travaillent pas souvent derrière un ordinateur. Avant Involv, notre communication était accrochée aux murs. Maintenant, elle est dans la poche de chaque collaborateur.

L’histoire de Plopsa en images

Regardez l’entretien complet avec Maxime et Robbert, enregistré au cœur du parc :