Uw interne communicatie boosten? Deze componenten moét uw digitale werkplek hebben

Uw interne communicatie boosten? Deze componenten moét uw digitale werkplek hebben

Uit gesprekken met klanten weten we dat medewerkers zich al te vaak weinig betrokken voelen met de organisatie. Ze voelen zich onvoldoende geïnformeerd en weinig geapprecieerd en dat ondermijnt het succes van de organisatie. Het optimaliseren van de interne communicatie is dan ook een van de voornaamste redenen waarom organisaties op zoek gaan naar een digitale werkplek.

De verbeterpunten hier zitten vaak in het inzichtelijk en vindbaar maken van informatie, het faciliteren van 2-weg communicatie en het versnellen of automatiseren van tijdrovende taken. Bent u verantwoordelijk voor de interne communicatie? In deze blogpost deel ik 20 componenten van een digitale werkplek die uw interne communicatie boosten.

Informatie inzichtelijk maken

Persoonlijke pagina

Een persoonlijke pagina kunnen medewerkers zelf inrichten met de inhoud die voor hen belangrijk is. Ze kunnen er bijvoorbeeld content updates zien van de projecten of teams waarin zij werken, een overzicht van hun taken en links naar de applicaties die zij het vaakst gebruiken.

Zoekfunctionaliteit

De hoeveelheid informatie binnen uw digitale werkplek neemt dagelijks toe. Een goede zoekfunctionaliteit is daarom cruciaal. Deze helpt gebruikers om snel documenten en informatie, maar ook medewerkers op te zoeken.

Wie is wie

Een wie is wie pagina helpt mensen met mekaar in contact te komen. Ze zoeken er collega’s op naam, departement of vaardigheden. Naast contactgegevens en verschillende manieren om met mekaar contact op te nemen kunnen hier ook documenten worden getoond waaraan men samenwerkt.

Vaak gestelde vragen

Heel wat vragen waarmee medewerkers vandaag zitten zijn al eerder gesteld. Verzamel ze bij de vaak gestelde vragen / faq en voorkom zo onnodig tijdverlies. De Faq kan bestaan uit tekst, maar kan evengoed verrijkt worden met documenten, afbeeldingen en video.

Recente aanwervingen

Een recente aanwervingen component zorgt ervoor dat nieuwe collega’s meteen verwelkomd kunnen worden. De component toont de laatste aanwervingen, wie ze zijn, wat ze doen en hoe men hen kan contacteren.

Events

Een events module houdt medewerkers op de hoogte van komende events. Evenementen kunnen opgedeeld worden in verschillende categorieën. Bepaalde evenementen tonen zo voor de hele organisatie, terwijl andere voorbehouden blijven aan specifieke departementen.

Nieuws

Een nieuws module houdt medewerkers op de hoogte van het laatste nieuws binnen de organisatie. Nieuws kan opgedeeld worden in verschillende categorieën. Bepaalde nieuwsitems tonen zo voor de hele organisatie, terwijl andere enkel getoond worden aan specifieke departementen.

Meertaligheid

Wilt u content aanbieden in verschillende talen ga dan na of en hoe uw digitale werkplek daarmee om kan. In een digitale werkplek die meertaligheid goed ondersteunt is het eenvoudig om content aan te maken in verschillende talen en als eindgebruiker te wisselen tussen talen.

Interne jobs

Een interne jobs component zorgt ervoor dat medewerkers op elk moment op de hoogte zijn van openstaande vacatures. Dit vergroot de kans dat vacatures sneller ingevuld raken en biedt transparantie op het vlak van interne doorgroeimogelijkheden.

Notificaties

Persoonlijke notificaties zijn mails, push berichten of tekstuele meldingen die gebruikers op de hoogte houden van wijzigingen die voor hen relevant zijn. Notificaties zijn heel divers zoals updates vanuit het management, bestandswijzigingen of de melding dat men getagd werd in een chatbericht.

2-weg communicatie mogelijk maken

Chat

Chat applicaties bieden ook binnen een zakelijk kader een grote meerwaarde. Ze bieden een snelle en efficiënte manier om te communiceren en feedback te krijgen 1 of meerdere collega’s. Daarnaast kan de informatie die gedeeld wordt ook voor andere medewerkers nuttig zijn.

Erkenning

Medewerkers erkenning geven voor hun goede werk verhoogt hun betrokkenheid, wat essentieel is voor een effectief retentiebeleid. Erkenning kan gegeven worden vanuit het management, maar ook collega’s kunnen mekaar een digitale schouderklop geven voor een job well done.

Social

Sociale netwerken maken het ons makkelijk om onze sociale contacten te onderhouden. Social media functionaliteiten als likes, tags en comments zitten ook in de moderne digitale werkplek verweven om zo de interactie tussen medewerkers te bevorderen.

Verjaardagen

Versterk de onderlinge banden door collega’s te feliciteren op hun verjaardag. Deze component toont de komende verjaardagen en biedt een overzicht van contactmogelijkheden, zoals telefoon, chat en e-mail.

Feedback

Deze component geeft gebruikers de mogelijkheid om snel feedback te delen met de beheerder van het intranet. Is er iets onduidelijk of ging er iets fout? Dan kan dit meteen vanop de betreffende pagina doorgegeven worden.

Polls en enquêtes

Ook polls en enquêtes zijn een prima manier om snel feedback te ontvangen van gebruikers. Eens er voldoende antwoorden ingezonden zijn kan deze component eenvoudig opnieuw uitgeschakeld worden.

Tijdrovende taken versnellen of automatiseren

E-mail en agenda

De integratie van e-mail en agenda zorgt er mee voor dat de digitale werkplek het startpunt wordt van de dag. Switchen tussen applicaties is niet meer nodig. Naast de eigen mails en agenda items kunnen medewerkers er bijvoorbeeld ook de beschikbaarheid van vergaderzalen terugvinden.

Persoonlijke links

Een persoonlijke links component maakt van de digitale werkplek het startpunt van de werkdag. Deze component bevat links die door het management beschikbaar gesteld worden voor alle medewerkers, maar gebruikers kunnen er ook links naar hun persoonlijke applicaties toevoegen.

Onboarding

De eerste indruk van uw medewerkers over uw intranet bepaalt in grote mate de uiteindelijke gebruikersadoptie. Een rondleiding / onboarding leidt hen bij de eerste aanmelding meteen door de belangrijkste functionaliteiten en mogelijkheden van de digitale werkplek.

Formulieren en werkstromen

Formulieren en werkstromen kunnen verschillende manuele, tijdrovende taken uit handen nemen. Denk bijvoorbeeld aan het indienen van verlofaanvragen en onkostendeclaraties met het daaropvolgende goedkeuringsproces.

Conclusie

Het doel van de moderne digitale werkplek gaat verder dan het delen van informatie, faciliteren van communicatie en vereenvoudigen van taken. Het ultieme doel is een community te creëren waar mensen connecties kunnen leggen en zich betrokken voelen, met mekaar en de organisatie. Vanuit een duidelijke strategie uit het management, maar met de nodige flexibiliteit voor de gebruiker om de omgeving te personaliseren.

Wij kozen er bewust voor om Involv te bouwen op het Office 365 framework. Office 365 bevat namelijk een geweldige set aan zakelijke tools die perfect geïntegreerd zijn. Het configureren van alle componenten is kinderspel, doordat de inhoud die zij weergeven gevoed wordt vanuit  de Office 365 profielen. De nodige verbanden tussen inhoud worden dan weer automatisch gelegd dankzij ingebouwde artificiële intelligentie. Dit zorgt er bijvoorbeeld voor dat onze ‘wie is wie’ component meteen ook toegang geeft tot documenten waaraan u met een bepaalde medewerker gewerkt heeft. Samen met onze uitgebreide configuratie-mogelijkheden en best-practice componenten ben ik ervan overtuigd dat Involv een geweldige digitale werkplek biedt om de communicatie binnen uw organisatie te verbeteren. Plan vandaag nog uw demo in met een van onze experts.

Tip: Meet uw inspanningen

Tip: Na de keuze van uw nieuwe digitale werkplek en de componenten die daarbij horen is het belangrijk om ook na te gaan hoe u het succes van uw inspanningen zal gaan meten. In dit artikel delen we 6 KPI’s om het succes van uw digitale werkplek te meten.

Tim

Tim Bogemans

Tim is Collaboration Expert bij Involv/Cognit. Hij bouwt oplossingen die mensen helpen om makkelijker, sneller en gelukkiger samen te werken. Connecteer op LinkedIn.

Starten met een kant-en-klare digitale werkplek op Office 365? Probeer het uit!

01.

start your demo

Vraag uw persoonlijke demo aan met onze intranet expert en bespreek hoe Involv u kan helpen uw doelen te bereiken.

02.

installeer

Net als meer dan 100 klanten tevreden met wat u ziet? Installeer uw kant-en-klare digitale werkplek in minder dan 1 uur, zonder technische kennis.

03.

succes

Medewerkers zullen gek zijn op de nieuwe digitale werkplek, doordat deze integreert met alle tools die ze vandaag reeds kennen en gebruiken.

Gemaakt met heart door Cognit

Start typing and press Enter to search