6 ways to measure the success of your intranet

6 KPI’s om het succes van uw intranet te meten

Iedereen is het erover eens dat het succes van een intranet valt of staat met de gebruikersadoptie. Maar hoe kan me gebruikersadoptie en de gebruikerservaring dan meetbaar maken?
In deze blogpost deel ik 6 KPI’s die u kan gebruiken om meetbare resultaten te bekomen om zo de ROI (return on investment) van uw inspanningen te bewijzen. Bent u van plan uw intranet te optimaliseren of vernieuwen? Dan zijn dit de KPI’s die u zal willen bijhouden.

Logins en gespendeerde tijd

Laten we starten bij die zaken die het eenvoudigst meetbaar zijn. Hou bij hoeveel gebruikers inloggen op het intranet, hoe frequent ze dat doen, wanneer ze dat doen en hoe lang ze verbonden blijven. Indien uw intranet een mobiele applicatie heeft kan u hiervoor hetzelfde doen. Deze KPI geeft meteen waardevolle inzichten met betrekking tot het effectieve gebruik van uw intranet.

Deze KPI kan u meten door middel van analytics functionaliteiten binnen het systeem, of door een externe tool als Google Analytics te integreren.

Enkele voorbeeld KPI metingen:

  • 60% van alle gebruikers loggen voor 9u ‘s morgens in
  • 89% van alle gebruikers logt dagelijks in
  • 55% van de gebruikers blijft meer dan 4 uur geconnecteerd

Betrokkenheid

Dat u veel gebruikers dagelijks ziet inloggen op het intranet is geweldig. Maar dat aantal is niets waard wanneer blijkt dat de gebruikers niet betrokken zijn met de inhoud die er te vinden is. Uw intranet zou de interne communicatie op gang moeten brengen. Daarom is het goed om ook het aantal kliks en sociale interacties zoals ‘vind-ik-leuks’, reacties of tags te meten. De hoeveelheid inhoud die gecreëerd en bewerkt werd is eveneens een goede metric om de betrokkenheid van uw gebruikers te evalueren.

Enkele voorbeeld KPI metingen:

  • X aantal nieuwe documenten wordt dagelijks aangemaakt
  • X aantal gebruikers heeft nieuwe content aangemaakt
  • De CTR (Click Through Ratio) op nieuwsitems steeg tot 22%

Bereik

Moderne intranetten bieden werknemers de mogelijkheid om toegang te krijgen tot informatie, waar en wanneer ze maar willen. Heeft u veel telewerkers dan is het interessant om na te gaan of ook zij hun weg naar het intranet wel vinden.

Deze KPI kan worden gemeten met de ingebouwde analytics functionaliteit binnen uw systeem, of door het integreren van een externe tool zoals Google Analytics. Meet het totale bereik door het aantal unieke bezoekers binnen een bepaalde periode te delen door het totale aantal medewerkers. Meet het gemiddelde aantal bezoeken per gebruiker door het totaal aantal bezoeken te delen door het aantal unieke bezoeken.

Enkele voorbeeld KPI metingen:

  • In februari bezocht 93% van alle gebruikers het intranet
  • In februari was er een gemiddelde 137 bezoeken per medewerker
  • 75% van alle gebruikers gebruikt de mobiele applicatie wanneer zij niet op kantoor zijn

Gebruikerstevredenheid

Gebruikerservaring en gebruikersadoptie gaan hand in hand. Akkoord, de ervaring en tevredenheid van een gebruiker zijn subjectief, maar beiden kunnen wel vertaald worden naar harde feiten. Eenvoudige enquêtes naar de medewerkerstevredenheid bieden waardevolle inzichten over de inhoud van uw intranet, de gebruikersinterface, ontwerp, zoek- en andere functionaliteit en algemene efficëntie van het platform.

Enkele voorbeeld KPI metingen:

  • 2 op 3 gebruikers laat weten dat de zoekresultaten niet altijd accuraat zijn
  • 4 op 5 gebruikers zeggen dat navigeren door het intranet eenvoudiger is dankzij het nieuwe menu
  • De algemene tevredenheid over het intranet steeg met 23% na het opzetten van de nieuwe werkstromen

Kosten

Er zijn heel wat manieren waarop een intranet u kan helpen om kosten te besparen. Bezuinig op reis- en telefoonuitgaven door chat- en video conferencing te integreren. Bespaar op printkosten door documenten te digitaliseren. Verlaag de kost voor innovatie door het proces te versnellen dankzij ideation.

Er zijn ook indirecte financiële voordelen. Medewerkers willen dat hun stem gehoord wordt en dat ze betrokken worden. Uw intranet kan zo de retentie van medewerkers vergroten en bijgevolg de kost van het personeelsverloop verlagen.

Enkele voorbeeld KPI metingen:

  • Printkosten daalden met 10%
  • € bespaard door het aantal interne meetings te beperken
  • Reiskosten gedaald met 15%
  • Het personeelsverloop daalde met 8% na implementatie van het nieuwe intranet

Tijd

Verhoog de productiviteit door de dagelijkse taken van uw medewerkers te vereenvoudigen en versnellen. Dat kan door uw andere zakelijke tools in meer of mindere mate te integreren binnen het intranet. Door digitale goedkeuringsprocessen op te zetten en het onboarding proces te versnellen voor nieuwe werknemers. Door meetings online te houden en zo reistijden te beperken. Door informatie en expertise binnen de organisatie makkelijker vindbaar te maken en komaf te maken met zoeken naar informatie in de mailbox. Door de druk op het IT support team te verlagen door vaak gestelde vragen en how-to’s beschikbaar te maken … En zo kan ik nog wel even doorgaan.

Er zijn ontzettend veel manieren waarop uw intranet u en uw medewerkers tijd kan besparen. Prioriteer die zaken die voor u het belangrijkst zijn (waar u vandaag het meeste tijd aan verliest) en ga na hoe u deze zaken meetbaar kan maken.

Enkele voorbeeld KPI metingen:

  • Het aantal telefoons naar het IT departement daalde met 16%
  • Het maandelijks aantal uren gespendeerd aan het goedkeuren van kostendeclaraties daalde met 19%
  • De benodigde tijd voor het onboarden van nieuwe gebruikers daalde met 13%
  • De tijd die gespendeerd werd aan emails daalde met 9% (Tip; bekijk Myanalytics in Outlook)

Bent u van plan uw intranet te optimaliseren of vernieuwen? Deze 6 KPI’s bieden u concrete cijfers om het succes van uw inspanningen te meten.

Tip: Doe de eerste meting nu. Dit geeft u een basis cijfer waarmee u kan vergelijken eens u klaar bent met het vernieuwen of optimaliseren van uw intranet.
Tim

Tim Bogemans

Tim is Collaboration Expert bij Involv/Cognit. Hij bouwt oplossingen die mensen helpen om makkelijker, sneller en gelukkiger samen te werken. Connecteer op LinkedIn.

Starten Met Een Kant-En-Klaar SharePoint Intranet? Probeer Het Vandaag Uit.

01.

start your demo

Vraag uw persoonlijke demo aan met onze intranet expert en bespreek hoe Involv u kan helpen uw doelen te bereiken.

02.

installeer

Net als meer dan 100 klanten tevreden met wat u ziet? Installeer uw kant-en-klare digitale werkplek in minder dan 1 uur, zonder technische kennis.

03.

succes

Medewerkers zullen gek zijn op de nieuwe digitale werkplek, doordat deze integreert met alle tools die ze vandaag reeds kennen en gebruiken.

Gemaakt met heart door Cognit

Start typing and press Enter to search