Hoe migreren naar een modern intranet zonder kopzorgen

We weten dat de migratie naar een nieuw intranetplatform erg pijnlijk kan zijn, een beetje als hoofdpijn. Vraag het een willekeurige IT-manager en hij of zij kan wel een dozijn redenen geven waarom.

Maar maak u geen zorgen. Met het juiste migratieplan kunt u de pijn verlichten en uw nieuwe intranet snel en zonder stress in gebruik nemen.

In deze blogpost delen we 6 stappen die u zullen helpen om zonder hoofdpijn over te stappen op een nieuw intranet.

Stap 1: Opruimen.

Verhuizen naar een nieuwe woning is een uitgelezen kans om uw oude rommel op te ruimen. U wilt geen rommelige, irrelevante gegevens overbrengen naar uw moderne intranet. Neem de tijd om alles wat u in uw bestaande intranet heeft te bekijken en te beslissen wat u echt nodig heeft.

Als het bijvoorbeeld om juridische redenen verplicht is om alle gegevens te bewaren, kunt u kiezen wat mag worden gearchiveerd en deze informatie opslaan op een archiefsite. Wij stellen voor deze bestanden alleen-lezen te maken, zodat ze uw nieuwe intranet niet onoverzichtelijk maken.

Stap 2: Kies de juiste methode.

Dit is een zeer belangrijke stap in uw intranetmigratieplan. Om de juiste methode voor het migreren van uw gegevens te kiezen, moet u eerst bepalen welke inhoud en hoeveel van elk soort inhoud u naar het nieuwe intranet zult overbrengen. Dit kan zijn:

• Gegevens (gedeelde bestanden, gebruikersgegevens)
• Sites, lijsten en bibliotheken
• Workflows, pagina’s, weergaven en waarschuwingen
• Metadata en versiegeschiedenis
• Gebruikersmachtigingen

De hoeveelheid content die naar het nieuwe intranet moet worden overgebracht, is mede bepalend voor de (handmatige) inspanning die met de migratie van het intranet gepaard gaat. Voor grote ondernemingen met een enorme hoeveelheid gegevens is het raadzaam om hulpmiddelen te gebruiken om deze taken te automatiseren. Bij Involv gebruiken we ShareGate om de gegevens van onze klanten over te zetten naar hun nieuwe, moderne intranet.

Stap 3: Test, test, en test.

Het is noodzakelijk om meerdere tests uit te voeren alvorens met de eigenlijke migratie te beginnen. Dit zal u helpen mogelijke problemen op te sporen en u de tijd geven oplossingen te vinden om ze op te lossen.

Begin een migratietest met een kleine hoeveelheid gegevens, bijvoorbeeld een map of een enkele site. Bekijk vervolgens de resultaten. Als het resultaat niet is wat u verwachtte, corrigeert u de problemen die u hebt gevonden en voert u de test opnieuw uit.

Ga door met testen tot u de verwachte resultaten krijgt. Opmerking: als u overstapt naar Involv, doen onze intranetexperts dit zware werk voor u!

Stap 4: Houd iedereen op de hoogte van de verandering.

Alvorens over te gaan tot de intranet-migratie is het van cruciaal belang dat iedereen in het bedrijf op de hoogte wordt gebracht van de aanstaande verandering. Alle afdelingen en alle werknemers moeten zich bewust zijn van deze verandering, zodat ze weten wat de impact op hun activiteiten is.

Zorg ervoor dat eindgebruikers op de hoogte worden gebracht over het waarom. Waarom is deze migratie noodzakelijk? Leg uit wat de voordelen zijn of hoe het nieuwe intranet hen ondersteunt in hun werk. Houd ook iedereen op de hoogte van de voortgang van het nieuwe intranetplan.

Stap 5: Bereid u voor op de dag van de migratie.

Nadat al het voorbereidende werk is gedaan, is het tijd om te migreren naar uw nieuwe moderne intranet. U kunt overwegen om in het weekend te migreren, zodat de migratie geen gevolgen heeft voor het bedrijf of de gebruikers.

Vergeet niet uw eindgebruikers op de hoogte te brengen van de dag(en) van de migratie, zodat iedereen zich bewust is van de impact ervan.

Zorg er ook voor dat na de migratie ondersteuning beschikbaar is. Uw eindgebruikers kunnen uw hulp nodig hebben bij het vinden van bestanden en informatie op het nieuwe intranet.

Wat wij meestal doen bij de migratie naar een nieuw intranet is een alleen-lezen versie van de ‘oude’ bestanden bewaren. Op die manier zorgen we ervoor dat gebruikers de gegevens op de juiste locatie gaan gebruiken en dat er onderweg niets verloren gaat. De oude bestanden worden dan na een bepaalde periode geleidelijk verwijderd.

Stap 6: Ondersteun uw eindgebruikers.

De overstap naar een nieuw intranet vergt een gedragsverandering van uw werknemers. Verandering is moeilijk en kan niet van de ene dag op de andere tot stand worden gebracht. Maar het kan wel als u uw eindgebruikers de nodige opleiding, begeleiding en ondersteuning geeft.

Het belangrijkste is dat uw gebruikers zich op hun gemak voelen en vertrouwen hebben in het gebruik van het nieuwe intranet. Overweeg opleidingssessies op maat te organiseren voor verschillende groepen werknemers, afhankelijk van hun type functie. (Bij Involv kunnen we deze opleiding voor u verzorgen).

Zodra uw gebruikers het nieuwe intranet beginnen te gebruiken, moedigt u hen aan feedback te geven. Luister naar deze feedback en verbeter indien nodig. Dit zal aantonen dat het intranet echt voor hen gemaakt is, wat de gebruikersadoptie helpt versnellen.

Als u meer tips wilt voor intranetadoptie, bekijk dan zeker deze blogpost.

Conclusie:

Migreren naar een nieuw intranet kan in het begin overweldigend zijn. Maar het hoeft geen kopzorg te zijn. Met het 6-stappenplan hierboven bent u zeker van een vlotte overgang naar een nieuw intranet.

U kunt overwegen om samen te werken met een intranetleverancier of een migratiespecialist die ervaring heeft met succesvolle intranetmigraties. Met Involv Intranet krijgt u een toegewijde expert om u door het proces te helpen. (Hij of zij zal u helpen de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen en het zware werk voor u doen, van het migreren van uw gegevens tot het opleiden van uw beheerders en eindgebruikers.)

Als u ondersteuning nodig heeft bij het plannen of uitvoeren van uw migratie naar een modern SharePoint intranet, kunnen wij u helpen! Neem hier contact met ons op.