Business Case: Lecot

Charles Lecot richtte in 1888 Lecot op. Vandaag is deze groothandel in bouwmaterialen uitgegroeid tot een organisatie met 75 vestigingen in België en Nederland, waar in totaal 700 medewerkers werken – onder wie 100 vertegenwoordigers.

In 2021 nam Lecot contact op met Involv om een nieuw intranet te implementeren. Het doel: alle informatie op één centrale plek verzamelen en de communicatie en interactie tussen medewerkers verbeteren.

Uitdagingen

Lecot stond voor grote uitdagingen vóór de komst van het Involv intranet. Tot vorig jaar maakte de organisatie gebruik van twee verschillende, sterk verouderde en ongebruiksvriendelijke intranetten. Het grootste probleem was dat die voornamelijk werden gebruikt om documenten op te slaan. Er was geen optie om het intranet in te zetten als communicatiekanaal voor mededelingen of nieuwsbrieven, of om interactie tussen medewerkers mogelijk te maken.

Naast het ontbreken van communicatiemogelijkheden waren de twee verouderde intranetten van Lecot bovendien niet gesynchroniseerd.

“Het ene intranet werd wel geüpdatet en het andere niet, wat resulteerde in verschillende informatie op beide platforms. Dit veroorzaakte veel verwarring en inefficiëntie. Het was een chaotische situatie waardoor er dringend behoefte was aan één centraal platform.”

Cindy MaesLearning & Development Specialist, Lecot

Oplossingen

Bij Lecot was er dringend behoefte aan een oplossing die deze problemen zou aanpakken en de efficiëntie zou verbeteren. Eén van de vijf pijlers van Visio 2025, het strategisch plan van Lecot, is om processen en systemen eenvoudiger te maken. Dat gegeven, gecombineerd met de toenemende nood aan digitalisering, zorgde voor een dringende behoefte – en uiteindelijk bleek Involv de geschikte partner.

Het was van belang dat het nieuwe intranetplatform gebouwd was op Microsoft, aangezien de Microsoft 365-applicaties al doorheen de organisatie werden gebruikt en ook het interne leerplatform daarop steunt.

“Het nieuwe geïmplementeerde intranet is volledig afgestemd op de behoeften van de organisatie. Het is gemakkelijk te gebruiken en biedt medewerkers een centrale locatie waar ze belangrijke informatie kunnen vinden en met elkaar kunnen communiceren. Daarnaast is het volledig mobielvriendelijk, zodat medewerkers altijd en overal toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben. Het intranet heeft geleid tot meer efficiëntie en één centrale plaats voor alle belangrijke communicatie.”

Lancering

Bij de lancering werd binnen Lecot een wedstrijd gehouden onder collega's om een naam te bedenken voor het nieuwe platform. De enige vereiste: de naam moest makkelijk uit te spreken zijn in zowel het Nederlands als het Frans. Uiteindelijk werd gekozen voor “Charlie”, een verwijzing naar de oorspronkelijke oprichter, Charles Lecot. De bedenker van de naam werd beloond met een bongobon en maakte een filmpje waarin hij de naam en de betekenis ervan uitlegde – meteen de allereerste post op Charlie.

Bovendien verliep de lancering succesvol dankzij teasers via e-mail en interne aankondigingen via affiches op diverse locaties in de gebouwen van Lecot.

Situatie vandaag de dag

Het intranet van Lecot is tegenwoordig een actieve en veelzijdige tool binnen het bedrijf. Wekelijks plaatsen verschillende afdelingen – HR, marketing, IT – ongeveer drie nieuwsberichten. De meest gebruikte functionaliteiten zijn onder andere de snellinks, nieuwsberichten en de nieuwe-aanwervingen-component.

Na een jaar Involv is er een enorme verbetering in efficiëntie en gebruikerservaring – en nog ruimte om te groeien. Nieuwsberichten halen soms slechts een beperkt aantal likes, en dat aantal hoopt het bedrijf te verhogen. Lecot blijft daarom inzetten op het Involv intranet als middel om medewerkers te betrekken en aan te moedigen om actief ideeën, feedback en samenwerking te delen.