Ein zentraler Hub, der Mitarbeitende in der sozialen Betreuung verbindet – am Desktop und unterwegs.
Wie Blue Triangle mit Involv die E-Mail-Flut reduzierte und verteilte Teams in ganz Schottland wieder zusammenbrachte – als Teil einer umfassenderen digitalen Transformation.
Blue Triangle ist eine Organisation für soziale Betreuung mit Sitz in Glasgow. Sie bietet personenzentrierte Unterstützung und Unterbringung in neun Verwaltungsregionen in Schottland.
Als Blue Triangle den Intranet-Weg mit Involv begann, lief parallel ein umfassendes digitales Transformationsprojekt – das bedeutete viel Veränderung für die Mitarbeitenden und neue Systeme, die sie erlernen mussten. Sie brauchten ein zukunftssicheres Intranet, das verteilte Kolleginnen und Kollegen verbindet und zentralen Zugang zu den Werkzeugen des digitalen Arbeitsplatzes bietet: sehr benutzerfreundlich, auf einen Blick erfassbar und ausgesprochen nützlich.
Die Mehrheit der Mitarbeitenden von Blue Triangle arbeitet in der Betreuung und ist – trotz eines festen Bürostandorts – einen Großteil der Zeit nicht am Schreibtisch. Die Organisation betrieb ihre Systeme damals on-premises, wollte aber eine Lösung, die sich später in die Cloud migrieren lässt. Mit Involv, das in der Microsoft-365-Cloud läuft, bekam Blue Triangle beides.
Herausforderungen
Das Intranet-Projekt von Blue Triangle war Teil eines größeren Digitalisierungsprogramms. Das alte Intranet der Organisation war veraltet und wurde kaum genutzt; E-Mail hatte es als wichtigsten Kanal der internen Kommunikation längst verdrängt.
Weil die Belegschaft über viele Standorte verteilt ist, fühlten sich Mitarbeitende dadurch zunehmend isoliert – von ihren Kolleginnen und Kollegen und von der Organisation als Ganzem, was während der Pandemie besonders problematisch war. Die zeitlich stark beanspruchten Mitarbeitenden kamen mit der Menge an E-Mails einfach nicht mehr mit. Sie brauchten einen zentralen Hub, an dem sie Unternehmensnachrichten verfolgen und auf die wesentlichen Werkzeuge des digitalen Arbeitsplatzes zugreifen können.
Im Sommer 2022 neu in ihrer Position, wurde Communications and Engagement Manager Keara Donnachie mit der Einführung des neuen Involv-Intranets beauftragt.
Lösungen
1. Ein digitaler Arbeitsplatz aus einer Hand
Ganz oben auf Kearas Prioritätenliste stand, die Abhängigkeit von E-Mail zu verringern und die Werkzeuge des digitalen Arbeitsplatzes für Mitarbeitende zugänglicher zu machen, die unter Zeitdruck und äußeren Belastungen stehen. Das Schöne an Involv ist, dass es so einfach zu bedienen ist: Mitarbeitende sehen die neuesten Nachrichten und die wichtigsten Werkzeuge wie Teams, Sage HR und Thrive (das Lernportal von Blue Triangle) und erreichen Kontakte und Richtliniendokumente direkt von der Startseite aus. Diese Zentralisierung verringert nicht nur die Abhängigkeit von E-Mail, sondern soll auch Zeit sparen.
“Mein Traum ist, dass dieses Intranet die Abhängigkeit von E-Mails verringert. Mitarbeitende bekommen Hunderte E-Mails pro Woche und haben keine Zeit, sie zu lesen. Wenn sie in der direkten Betreuung mit Menschen in so ernsten Situationen arbeiten, brauchen sie einen Ort, an dem sie klicken, alles auf einen Blick lesen und wieder gehen können. Mit Involv können sie das.”
Keara DonnachieCommunication & Engagement Manager, Blue Triangle
Keara Donnachie2. Verbindungen schaffen und Erfolge feiern
Keara wollte, dass das neue Intranet ein Raum ist, in dem sich Mitarbeitende mit der gesamten Organisation verbunden fühlen – gerade nach der isolierenden Wirkung der Pandemie. Deshalb war es wichtig, dass die Belegschaft einen Ort hat, an dem sie nicht nur Unternehmensnachrichten, sondern auch persönliche Geschichten teilen kann. Die Startseite ist für diese Vision zentral: ein Ort, an dem sich Kolleginnen und Kollegen, die sich kaum persönlich begegnen, dennoch verbunden fühlen.
“Unsere Mitarbeitenden in der direkten Betreuung stehen unter enormem Druck und haben mit schwierigen Umständen zu tun. Um einige dieser Belastungen auszugleichen, wollten wir die großartige Arbeit, die sie leisten, sichtbar machen. Das Involv Intranet ist ein hervorragender Weg, genau das zu feiern.”
3. Eine mobile App – entscheidend für die Akzeptanz in der Betreuung
Da ein großer Teil der Belegschaft im Außendienst arbeitet, brauchte Keara ein Intranet mit mobiler App. Die Involv-App – die Mitarbeitenden überall Zugang zu Unternehmensnachrichten, Dokumenten, dem Personenverzeichnis, Besprechungen und E-Mail gibt – war entscheidend, um die Belegschaft zu gewinnen. Wenn Mitarbeitende von Termin zu Termin unterwegs sind, im Auto oder zu Fuß, bleibt kaum Zeit, das Intranet am Desktop zu nutzen; und auch Führungskräfte, die zwischen Standorten pendeln, brauchen Zugriff unterwegs.
“Viele unserer Mitarbeitenden sind in der Gemeinde unterwegs. Sie müssen auf Dinge wie das Personenverzeichnis, Telefonnummern und Kontakte auf ihrem Diensttelefon zugreifen – und genau das geht über die Involv-App. Auch die Push-Benachrichtigungen sind ein nützlicher Weg, Mitarbeitende unterwegs auf wichtige Neuigkeiten hinzuweisen.”
4. Ein Self-Service-Intranet, mit Unterstützung des Involv-Teams
Als Ein-Personen-Kommunikationsteam brauchte Keara ein Self-Service-Intranet, das sich schnell und einfach aktualisieren und anpassen lässt – ohne Programmierkenntnisse. Genau das ist Involv: vom Verschieben von Objekten bis zum Ändern von Farben ist die Funktionalität intuitiv und benutzerfreundlich. Selbst Elemente, die sie für “wirklich kompliziert” gehalten hatte, wie das Mega-Menü und die Quick Links, erwiesen sich als einfach. Und obwohl Keara zugibt, gelegentlich “Dinge kaputt gemacht” zu haben, stand das Involv-Team bei Bedarf zur Seite.
“Als jemand, der vorher noch nie an einem Intranet gearbeitet hat, war ich sehr eingeschüchtert. Aber die Unterstützung des Involv-Teams war fantastisch. Sie haben mir wirklich geholfen zu verstehen, was ein Intranet kann und welche Bausteine und Werkzeuge es gibt.”
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Bei Involv gibt es nichts, was wir lieber tun, als unseren Kunden zu helfen, ihre Intranet-Ziele zu erreichen.
