Realisatie van een innovatief bank intranet aangedreven door SharePoint en Involv

Als bank- en communicatie-expert weet je hoe belangrijk effectieve interne communicatie en samenwerking zijn. Toch schiet een oud intranet vaak tekort als het gaat om het verbinden van medewerkers, en staat het innovatie in de weg.

Zo ging het ook bij één van onze klanten in de banksector, een toonaangevende financiële instelling die besloot om een modern SharePoint- en Involv-intranet te implementeren. Dit nieuwe platform zorgt voor betere communicatie, meer betrokkenheid en vlottere samenwerking: een intuïtief platform met krachtige zoekfuncties, gepersonaliseerde content en geïntegreerde tools zoals Microsoft Teams.

Over onze klant: een toonaangevende financiële instelling

De klant is een toonaangevende financiële instelling in Europa. De organisatie werd opgericht als een afsplitsing van een grotere financiële groep en heeft sindsdien een sterke reputatie opgebouwd als betrouwbare en klantgerichte bank. Sinds 2011 functioneert de instelling als een onafhankelijke entiteit en werd ze uiteindelijk opnieuw geïntegreerd in een bredere overheidsstructuur.

De bank bedient zowel particuliere als zakelijke klanten met een breed scala aan financiële diensten. Door haar focus op stabiliteit, klantgerichtheid en duurzaamheid is de instelling uitgegroeid tot een belangrijke speler op de Europese markt.

Belangrijkste strategieën

• Klantgerichtheid – klanten op een persoonlijke en efficiënte manier bedienen, met oplossingen op maat van hun behoeften.
• Innovatie – continu investeren in technologische vernieuwing om processen te optimaliseren en diensten te verbeteren.
• Duurzame financiering – sterk gericht op maatschappelijk verantwoord ondernemen en betrokkenheid bij de samenleving.
• Investering in de gemeenschap – steun aan projecten zoals betaalbare huisvesting, onderwijsprogramma's en culturele evenementen.

De behoefte: een verouderd SharePoint-intranet moderniseren

Het intranet van de bank draaide jarenlang op een verouderde SharePoint-installatie. Na verloop van tijd voldeed het oude platform niet meer aan de moderne eisen. Er waren heel wat informatiesilo's tussen teams en vestigingen, samenwerken aan documenten was een uitdaging, en de oude structuur maakte het moeilijk voor medewerkers om de juiste informatie te vinden.

Een upgrade was cruciaal om de productiviteit van het hybride personeelsbestand te verhogen. Door over te stappen naar SharePoint Online met Involv Intranet als CMS, kon de bank profiteren van een toekomstbestendig en slim intranet met gepersonaliseerde, contextuele content op basis van rol, locatie en activiteiten – en met geavanceerde zoekmogelijkheden die informatie altijd binnen enkele klikken bereikbaar maken.

Het vernieuwde intranet versterkt bovendien de merkidentiteit: gedetailleerde huisstijlrichtlijnen werden zorgvuldig geïntegreerd in alle sites en pagina's, van kleurenpalet en typografie tot iconografie en multimedia. Zo ontstond een innovatieve, toekomstbestendige basis: een slimme hub voor kennisdeling, samenwerking en productiviteit.

Onze strategie: een SharePoint-gestuurd intranet met Involv

Op basis van de informatiearchitectuur van de bank, de nieuwste Microsoft-technologieën en best practices ontwikkelden we een nieuwe informatiearchitectuur, gericht op een intuïtieve structuur die navigatie vereenvoudigt en het vinden van informatie vergemakkelijkt.

Belangrijke overwegingen

• Inhoud logisch organiseren – geordend per afdeling, rol en taak, aansluitend op hoe medewerkers zoeken.
• Standaardiseren van metadata en taxonomie – voor krachtige zoekmogelijkheden.
• Integratie van bedrijfsapplicaties en data – voor een uniforme ervaring.
• Media invoegen – video, audio en interactieve elementen die informatie tot leven brengen.
• Gebruik van gegevens en analyses – om content te personaliseren op basis van rollen en gedrag.

Deze architectuur vormt de basis voor een schaalbaar intranet dat mee-evolueert met de bank. Onze aanpak richtte zich op een uitzonderlijke gebruikerservaring met intuïtieve ontwerpen, pagina's en webonderdelen – een visueel aantrekkelijk, gepersonaliseerd intranet, perfect afgestemd op de verschillende rollen binnen de organisatie.

Bestaande informatie migreren

Een soepele overgang was cruciaal. We ontwikkelden een realistisch migratieplan om verspreide informatie uit verschillende bronnen te bundelen in één gecentraliseerde, doorzoekbare informatiebank. Dit omvatte een grondige inhoudscontrole, gevolgd door zorgvuldige organisatie en mapping, zodat informatie samenhangend en logisch werd opgeslagen.

Samenwerking bevorderen

Dankzij de geavanceerde SharePoint-mogelijkheden zorgden we voor naadloos documentbeheer, realtime samenwerking en veilige informatiedeling. Geïntegreerde sociale functies maken communicatie tussen afdelingen en kennisuitwisseling niet alleen makkelijker, maar stimuleren die ook.

Lancering en adoptie

Een succesvolle adoptie is cruciaal. We ontwikkelden een uitgebreid veranderingsbeheerplan met gerichte communicatiecampagnes, trainingsprogramma's en voortdurende ondersteuning. Door medewerkers vanaf het begin te betrekken en hun zorgen weg te nemen, creëerden we enthousiasme en ‘ownership' voor een soepele lancering.

Technologieën combineren: SharePoint, Microsoft 365 en Involv

Microsoft SharePoint Online

Het hart van het intranet is Microsoft SharePoint Online, een krachtig en flexibel cloudplatform voor samenwerking, contentmanagement en documentbeheer. Het integreert naadloos met andere Microsoft 365-toepassingen zoals OneDrive for Business, Microsoft Teams en Microsoft Viva. Enkel SharePoint Online gebruiken is echter beperkend: de aanpassingsmogelijkheden volstaan niet om een gepersonaliseerde, herkenbare communicatie-ervaring te creëren.

Integratie met Microsoft Viva

Microsoft Viva, een uitgebreid platform voor werknemerservaring, biedt medewerkers gepersonaliseerde inzichten, leermogelijkheden en toegang tot community resources – allemaal geïntegreerd binnen het intranet.

Het intelligente intranetplatform van Involv

Involv speelt als bekroonde leverancier van moderne intranetoplossingen een cruciale rol. Het platform is gebouwd op SharePoint Online en benut al haar bestaande mogelijkheden, en voegt daar een extra laag van aanpassing aan toe voor een verbeterde gebruikerservaring en geavanceerde functies, specifiek ontworpen voor de banksector. Zo evolueert het intranet naar een dynamische, intelligente hub met gepersonaliseerde inhoud, naadloze zoekmogelijkheden en intuïtieve navigatie.

Naadloze integratie en maatwerk

Het Involv-platform werkt perfect samen met het Microsoft 365-ecosysteem en kan volledig worden afgestemd op de huisstijl, workflows en specifieke behoeften van de bank. Het resultaat is een moderne, aantrekkelijke en productieve digitale werkplek die samenwerking, kennisdeling en toegang tot informatie bevordert.

Succes meten: adoptie, betrokkenheid en productiviteit

Meting van adoptie

Microsoft biedt ingebouwde analysemogelijkheden, zoals SharePoint-gebruiksrapporten en Microsoft 365-gebruiksanalyses. Die zijn vaak beperkt en niet afgestemd op interne communicatie. Daarom biedt het Involv Analytics Center een uitgebreid dashboard met alle relevante statistieken om de KPI's te monitoren: paginaweergaven, likes, actieve gebruikers, sitebezoeken en interacties. Microsoft App Insights vult dit aan met klikpaden en tijd op de pagina.

Inzichten in betrokkenheid

Enquêtes verzamelen zowel gestructureerde als ongestructureerde feedback over gebruikerstevredenheid, bruikbaarheid van functies en impact op de dagelijkse workflow – zo begrijpen we hoe medewerkers het intranet ervaren en waar het beter kan.

Regelmatige feedbacksessies

Een nieuw intranet lanceren is geen eenmalige prestatie; het vereist voortdurende opvolging. Door elk kwartaal feedbacksessies te organiseren, analyseren we de laatste statistieken, identificeren we kansen en stellen we prioriteiten. Deze data-gedreven aanpak, gecombineerd met kwalitatieve feedback, zorgt ervoor dat het intranet steeds meer waarde blijft bieden en meebeweegt met de veranderende behoeften van het personeel.

Conclusie

Je hebt nu een helder beeld van hoe deze toonaangevende bank met succes een innovatief intranet implementeerde om medewerkers beter met elkaar te verbinden en de samenwerking te versterken. Door samen te werken met Involv Intranet en gebruik te maken van SharePoint, creëerden ze een moderne digitale werkplek, perfect afgestemd op hun unieke bedrijfsbehoeften.