door Walter van Hecke, co-founder Involv Intranet
Het meest voorkomende excuus dat ik hoor wanneer een intranetproject wordt uitgesteld? Simpel: “Het heeft momenteel geen prioriteit.”
En eerlijk? Soms klopt dat ook. Organisaties worden elke dag geconfronteerd met dringende uitdagingen. Er is altijd wel een migratieproject, een reorganisatie, een compliance-traject of een operationeel probleem dat alle aandacht opeist.
Maar net daar wringt het schoentje.
Ik vergelijk een slecht of onbestaand intranet graag met muggenbeten. Een muggenbeet is vervelend, tien zijn irritant, twintig zijn storend. Maar vanaf een bepaald punt kan je je niet meer concentreren en wordt normaal functioneren moeilijk. Death by a thousand cuts, noemen ze dat in het Engels.
Veel organisaties leven jarenlang met die duizend kleine steken. Medewerkers die informatie niet terugvinden. Kennis die verspreid zit over tientallen systemen. Nieuwe collega’s die maanden nodig hebben om hun weg te vinden. Interne communicatie die niet iedereen bereikt. Geen van die problemen is groot genoeg om op zichzelf een crisis te veroorzaken, maar samen kosten ze elke dag tijd, energie en productiviteit.
En dat is precies waarom ze zo gevaarlijk zijn.
De echte reden van uitstel? Het probleem behoort aan niemand toe.
Als ik eerlijk ben, denk ik niet dat budget de werkelijke reden is waarom organisaties uitstellen. En meestal is het ook niet angst voor verandering.
De echte reden is veel eenvoudiger: het probleem behoort niet toe aan één persoon.
Een intranet raakt communicatie, HR, IT, operations, management en elke medewerker in de organisatie. Omdat zoveel afdelingen betrokken zijn, voelt niemand zich volledig eigenaar.
Wat van iedereen is, wordt van niemand. En wat niemand bezit, verschijnt nooit als prioriteit.
Er speelt nog iets anders mee: organisaties weten meestal niet wat hun huidige situatie hen kost. Ze zien de verloren tijd niet. Ze zien niet hoeveel minuten medewerkers dagelijks spenderen aan het zoeken naar informatie, het opnieuw stellen van dezelfde vragen of het werken met verouderde documenten.
Stel dat je op de autosnelweg rijdt aan 100 kilometer per uur en iemand anders rijdt 110. Dan weet je onmiddellijk dat die persoon sneller aankomt. Maar wat als je die vergelijking niet kan maken? Wat als je niet ziet hoeveel sneller andere organisaties beslissingen nemen, kennis delen en nieuwe medewerkers productief krijgen?
Dat is precies wat er vandaag bij veel organisaties gebeurt.
Wat kost niets doen? Laten we rekenen.
De echte kost van een slecht intranet zit niet in de technologie. Ze zit in de dagelijkse verliezen die organisaties ondertussen als normaal zijn gaan beschouwen.
Vrijwel elk onderzoek, van McKinsey tot Deloitte tot Gartner, toont aan dat medewerkers dagelijks tijd verliezen aan het zoeken naar informatie. Laten we conservatief zijn: 15 minuten per medewerker per werkdag. Dat klinkt weinig.
Gebaseerd op 15 min/dag · €50/uur gemiddelde loonkost · Bron: McKinsey, Deloitte, Gartner.
Maar misschien ligt de grootste kost nog ergens anders: cultuur.
Je kan geen sterke organisatiecultuur bouwen zonder sterke communicatie. Wanneer medewerkers onvoldoende geïnformeerd worden, ontstaat onzekerheid. Wanneer successen niet gedeeld worden, verdwijnt betrokkenheid. Wanneer mensen zich niet gehoord voelen, neemt engagement af.
En engagement heeft een directe financiële impact. Minder betrokken medewerkers zijn minder productief, vaker afwezig en verlaten sneller de organisatie. Vervolgens moeten nieuwe mensen aangeworven, opgeleid en ingewerkt worden. Een cyclus die organisaties veel meer kost dan de meeste bestuurders beseffen.
Op basis van onze eigen projectervaring schatten wij dat kennismedewerkers gemiddeld 200 tot 300 euro per medewerker per maand verliezen door inefficiënte informatievoorziening, gebrekkige kennisdeling en onvoldoende interne communicatie. Het is geen exacte wetenschap, maar het is een patroon dat we keer op keer herkennen bij organisaties waarmee we werken. Dat verlies is er niet één keer. Het is er elke dag. Elk uur. Bij elke zoekopdracht die langer duurt dan nodig.
De meeste organisaties vragen zich af wat een nieuw intranet zal kosten. Ik denk dat de belangrijkere vraag is: wat kost het om niets te doen?
Niemand wordt ontslagen omdat hij een intranetproject uitstelde
Inaction is heel gemakkelijk. Het komt neer op: het is niet mijn probleem, niet mijn verantwoordelijkheid, niet mijn KPI.
En ergens klopt dat ook. Dat is net het probleem.
Niemand wordt ontslagen omdat hij een intranetproject heeft uitgesteld. Niemand krijgt een negatieve evaluatie omdat medewerkers te veel tijd verliezen met zoeken naar informatie. Niemand wordt rechtstreeks afgerekend op een gebrek aan kennisdeling.
De kost van niets doen is verspreid over de hele organisatie, terwijl de beslissing om iets te doen meestal door één persoon of één team genomen moet worden. Dat maakt inaction zo verleidelijk en zo gemakkelijk te verdedigen intern.
Er is ook een duidelijk verschil in wie er wel beslist. Als ik kijk naar organisaties die blijven excelleren, zie ik bijna altijd hetzelfde patroon: leiderschap dat verder durft kijken dan de problemen van vandaag. De attitude van medewerkers is immers vaak een directe reflectie van de attitude van het leiderschap. Wanneer leiders voortdurend uitstellen, zie je dat gedrag terugkomen in de rest van de organisatie.
Wat er intussen wel gebeurt
Het is niet zo dat organisaties zonder intranet geen oplossingen vinden. Integendeel, mensen zijn creatief.
Als er geen goede digitale werkplek is, ontstaan er overal kleine, lokale oplossingen. Een Excel-bestand hier, een Teams-chat daar, een gedeelde map ergens anders. Voor medewerkers die er al vijf of tien jaar werken, werkt dat nog redelijk goed. Die weten waar alles staat. Die kennen de organisatie.
Maar die kennis ligt nergens echt vast.
Elke dag is er een beetje efficiëntieverlies. Een beetje kennisverlies. Een beetje motivatieverlies. Dat gebeurt niet van vandaag op morgen, het sluipt erin. Maar uiteindelijk begint het te vreten aan de kwaliteit van de dienstverlening en het resultaat van het bedrijf.
Ik vergelijk het met een motor die begint te sputteren.
De organisatie rijdt nog. Ze geraakt nog vooruit. Maar ze verbruikt meer energie, levert minder prestaties en wordt steeds minder betrouwbaar.
De meest onderschatte sluipende kost? Cultuur. Je krijgt er geen factuur van op het einde van de maand. Maar je ziet de gevolgen wel: meer verloop, langere onboardingtrajecten, meer dubbel werk en een organisatie die trager beweegt dan ze eigenlijk zou kunnen.
Post-COVID: de drempel is nooit lager geweest
De drempel voor een intranetproject ligt vandaag veel lager dan voor corona. En dat is voor mij geen discussie.
De digitale maturiteit van organisaties is de voorbije jaren sterk toegenomen. Mensen zijn gewend geraakt aan digitaal samenwerken, digitaal communiceren en digitaal informatie delen. De weerstand tegen digitale oplossingen is daardoor veel kleiner geworden.
Vroeger ontstond verbondenheid vanzelf aan het koffieapparaat. Vandaag werken veel mensen hybride of volledig op afstand, en moeten organisaties daar bewust in investeren. Want als je die ruimte niet invult, ontstaat er iets anders: onzekerheid, geruchten en afstand.
Wanneer kantelt het dan wel?
De meest voorkomende trigger is een verandering in de leiding van de organisatie. Wanneer er een nieuwe bestuurder, een nieuw communicatiehoofd of een nieuwe departementschef aankomt, heeft dat vaak een directe impact op of een intranetproject al dan niet doorgaat.
Ook een fusie of een opsplitsing van bedrijven zijn echte opportuniteiten. Op zo’n moment wordt het plots urgent om de juiste boodschap bij de juiste mensen te krijgen, en wordt heel snel duidelijk wat de beperkingen zijn van een organisatie zonder centraal platform.
Een crisis zou in theorie de snelste trigger zijn. Maar wat we in de praktijk zien, is dat organisaties in tijden van crisis net terugvallen op wat ze al kennen. Ze blijven doen wat ze altijd deden, ook al is dat veel minder efficiënt.
Wat ik bijna nooit zie, is één grote schok die alles doet kantelen. Wat ik wel zie, is de optelsom van heel veel kleine frustraties die uiteindelijk te groot wordt om nog te negeren.
Organisaties die achteraf zeggen “hadden we dit maar twee jaar eerder gedaan” stellen bijna altijd hetzelfde vast: de investering bleek veel kleiner dan de kost van het wachten.
“We hebben geen budget.” Hier is mijn antwoord.
Als ik “we hebben geen budget” hoor, betekent dat meestal dat een intranet nog als een losse, dure investering wordt gezien. En dat snap ik best. Maar het klopt zelden.
Kijk eens naar wat er in de meeste organisaties al loopt. Er is al budget voor Microsoft 365, voor onboarding, voor interne communicatie of voor het bereiken van ‘frontline’ collega’s. Een intranet is geen extra kost: het is een betere besteding van wat er al is.
En de businesscase bouwen we niet op vage beloftes over retentie. We kijken naar concrete verbeteringen: minder tijdverlies bij het zoeken naar informatie, minder versnipperde communicatiekanalen, een groter medewerkersbereik en efficiënter contentbeheer. Zo wordt zichtbaar welke bestaande kosten kunnen verdwijnen en welke investeringen beter renderen.
De vraag is dus niet:
“Wat kost een nieuw intranet?”
De echte vraag is:
“Wat kost de huidige versnippering ons elke maand, en wat is de oplossing ons waard?”
Wat kan je morgen doen?
De eerste stap hoeft niet groot te zijn. En ze kost nauwelijks tijd of geld.
Bereken de kost van uw huidige situatie. Onze gratis ROI-calculator geeft in een paar minuten een concrete indicatie van wat de huidige inefficiëntie uw organisatie kost. Geen verplichtingen, wel cijfers om het gesprek mee te voeren.
Lanceer een interne enquête. Vraag medewerkers hoe zij de interne communicatie ervaren, hoe ze de cultuur beleven en waar ze dagelijks tijd verliezen door inefficiëntie. Dat kan vandaag via Microsoft Forms, Google Forms of een gelijkaardig platform. Die informatie alleen al is goud waard. Ze maakt zichtbaar wat je vandaag niet ziet, geeft namen aan problemen die iedereen voelt maar niemand hardop uitspreekt, en creëert het draagvlak om het gesprek te voeren dat er al lang had moeten komen.
Praat er eens over. Soms is het nuttigst om te sparren met iemand die dit traject al bij tientallen organisaties heeft begeleid. Dat kan vrijblijvend, zonder verkooppraatje.
De kost van een intranet ken je. De kost van geen intranet niet.
Walter van Hecke is co-founder van Involv Intranet, een modern intranetplatform gebouwd op Microsoft 365 en SharePoint. Hij helpt organisaties hun medewerkers beter te verbinden, informeren en betrekken.
