Introductie
Het juiste platform is gevonden en misschien heb je zelfs al een prachtige homepage ontworpen. Maar wanneer het aankomt op de feitelijke lancering, blijven de resultaten vaak achter bij de verwachtingen.
Het probleem is meestal niet de techniek, maar de adoptie.
Als je wilt dat je intranet de vaste plek wordt voor nieuws, updates en onderlinge verbinding, heb je meer nodig dan alleen een startdatum. Je hebt een plan nodig. Een plan dat doordacht en gestructureerd is, en geworteld is in de werkelijke behoeften van je mensen.
Hieronder vind je een stappenplan in zes fasen om je intranet met vertrouwen te lanceren en het momentum vast te houden, ook lang na de eerste dag.
Breng je mensen in kaart voordat je de pagina’s vult
Stap even terug voordat je in lay-outs en contenttypes duikt en vraag jezelf af: Wie gaat dit project tot een succes maken?
Stel een multifunctionele stuurgroep samen. Het doel? Vanaf het begin de juiste expertise samenbrengen en verrassingen achteraf voorkomen.
| Stakeholder | Bijdrage aan het project |
|---|---|
| IT | Platform-setup, beveiliging, integraties |
| HR | Betrokkenheid van medewerkers, onboarding, training |
| Interne Comms | Berichtgeving, tone of voice, contentplanning |
| Afdelingshoofden | Lokale behoeften, feedback, workflows |
Kies een platform dat je helpt sneller te schakelen
Laten we eerlijk zijn: de meeste communicatieteams hebben geen weken de tijd om alle details van SharePoint te leren of IT achterna te zitten voor elke kleine wijziging. Je hebt een platform nodig dat je laat vooruitgaan, niet wachten.
Zoek naar een oplossing die het volgende biedt:
-
Kant-en-klare componenten: Nieuws, evenementen en een wie-is-wie die direct klaar zijn voor gebruik.
-
Drag-and-drop bewerking: Geen technische kennis nodig voor een professionele lay-out.
-
Huisstijl die past bij je organisatie: Zonder dat er een developer aan te pas komt.
-
Naadloze integratie: Met tools zoals Teams, Outlook en Viva.
Involv Intranet is precies hiervoor gebouwd. Het biedt de kracht van SharePoint onder de motorkap, maar neemt alle technische hindernissen weg. Hierdoor kun jij je focussen op de boodschap in plaats van op de technologie.
Governance = vrijheid (met duidelijke handvaten)
Je hebt geen beleidsdocument van 50 pagina’s nodig. Wel heb je een aantal handvaten nodig om je digitale werkplek overzichtelijk, actueel en veilig te houden.
Leg de volgende zaken vroegtijdig vast:
- Wie heeft toestemming om content te publiceren?
- Hoe ziet het goedkeuringsproces eruit?
- Hoe vaak moet content worden herzien of gearchiveerd?
- Wie is de eigenaar van elk onderdeel van het intranet?
Involv Intranet maakt dit eenvoudig doordat je vanaf het begin eigenaren kunt toewijzen en automatische vervaldata voor content kunt instellen.
Test met echte gebruikers, niet alleen met je projectteam
Voordat je live gaat, test je je intranet met een mix van medewerkers. Betrek niet alleen de meest digitale of enthousiaste collega’s, maar ook medewerkers uit verschillende functies, vestigingen en met uiteenlopende digitale vaardigheden.
Waarom? Volgens een studie van het McKinsey Global Institute besteden medewerkers bijna 20% van hun werkweek aan het zoeken naar interne informatie. Dat is ongeveer 1,5 uur per dag dat verloren gaat door digitale wrijving.
Test echte taken met je testgroep:
-
“Vind binnen 30 seconden het meest recente beleid rond hybride werken.”
-
“Dien een idee in voor de bedrijfsnieuwsbrief.”
Als zij moeite hebben, stuur dan snel bij. Kleine aanpassingen nu voorkomen een grote daling in gebruik later.
| Methode | Wat leer je |
|---|---|
| Gebruikstesten | Navigatieproblemen, duidelijkheid van de lay-out |
| Korte enquêtes | Eerste indrukken, relevantie |
| Observatie | Werkelijk gedrag, omwegen |
| Individuele gesprekken | Emotionele reacties, diepgaandere feedback |
Laat je lancering aanvoelen als een uitnodiging, niet als een instructie
Eén e-mail met “het is live” volstaat niet. Mensen moeten de waarde zien (“Wat levert het mij op?”) voordat ze er een gewoonte van maken.
Ideeën om enthousiasme te stimuleren:
- Lanceringsteasers: Maak een korte video die laat zien hoe het nieuwe intranet hun werkdag vereenvoudigt.
- Mobiel eerst: Herinner medewerkers eraan dat ze Involv intranet via de mobiele app kunnen gebruiken – ideaal voor medewerkers op de werkvloer.
- Stimulansen: Verstop een “digitale verrassing” op een diepere pagina om verkenning aan te moedigen.
Involv Intranet helpt je gebruikers te begeleiden met ingebouwde onboardingprocessen en gerichte banners die de belangrijkste functies onder de aandacht brengen.
Stop niet bij de livegang. Blijf evolueren.
Je intranet is geen eenmalig project. Het is een levend platform. Om langdurig gebruik te garanderen, moet je meten, luisteren en aanpassen.
- Analyseer: Gebruik de ingebouwde statistieken om te zien welke inhoud wordt aangeklikt en wat wordt genegeerd.
- Actualiteit: Wissel wekelijks onderdelen op de startpagina af om mensen een reden te geven terug te keren.
- Feedback: Organiseer elk kwartaal een evaluatie met je stuurgroep om gebruikerssuggesties op te volgen.
Met Involv Intranet zie je welke inhoud wordt aangeklikt, welke pagina’s worden genegeerd en waar mensen naar zoeken – zodat je in realtime kunt bijsturen.
Korte samenvatting: 6 sleutels tot een succesvolle uitrol
| Sleutel | Waarom het belangrijk is |
|---|---|
| Betrek de juiste mensen vroegtijdig | Voorkomt blinde vlekken en eilanddenken |
| Kies het juiste platform | Vermijdt vertraging, wrijving en herwerking |
| Zorg voor lichte governance | Houdt de inhoud overzichtelijk en betrouwbaar |
| Test met echte gebruikers | Brengt knelpunten aan het licht vóór livegang |
| Maak de lancering aantrekkelijk | Bouwt momentum en intern vertrouwen op |
| Plan verder dan de lancering | Houdt je intranet relevant en waardevol |
Je intranet verdient meer dan een stille lancering
Een modern intranet heeft de kracht om teams te verbinden en werk te vereenvoudigen, maar alleen als mensen het daadwerkelijk gebruiken. Door via deze zes stappen te focussen op gebruik, lanceer je niet alleen een portaal, maar creëer je een gewoonte die je team tijd en frustratie bespaart.
Klaar om een slimmer intranet in actie te zien?
Boek een gepersonaliseerde demo van Involv en ontdek hoe het je intranet transformeert van “gewoon een portaal” naar een krachtige motor voor betrokkenheid.
