Introductie
De zomer is aangebroken. Collega’s vertrekken op vakantie, vergaderingen worden gecanceld en de kantoren worden stiller. En intranetten? Die worden maar al te vaak ook op vakantie gestuurd.
Begrijpelijk. Maar het is precies de verkeerde reflex.
Juist omdat de drukte afneemt, heb je nu de ruimte om je intranet te versterken én ervoor te zorgen dat het actief blijft voor de mensen die er wél zijn. Met de juiste aanpak houd je het platform levendig én sta je in september sterk.
Deze 7 tips helpen je daarbij.
Plan je content vooruit
Stel je voor: je bent zelf twee weken op vakantie. Ondertussen staat er al drie weken niets nieuws op het intranet. Medewerkers die er wél zijn, loggen in, zien dezelfde verouderde content van voor de vakantie en haken af. Als jij terugkomt, is het gebruik gedaald en dat herstel je niet zomaar.
De oplossing is simpel: schrijf vóór je vertrek een handvol korte berichten en plan ze gespreid in. Een zomers welkomstbericht voor de eerste vakantieweek, een half-augustus update over wat er in de pipeline zit, een terugkeersbericht voor de eerste week van september. Drie berichten, één uurtje werk en je intranet blijft de hele zomer actief.
Maak medewerkers zelf contentmakers
Jij hoeft niet alles te schrijven. Dat is misschien de belangrijkste les voor de zomer.
Je collega’s zijn de beste contentbron die je hebt – en in de zomer zijn ze gemotiveerd om te delen. Vakantiefoto’s, reistips, teamuitjes: het is laagdrempelige content die zorgt voor echte betrokkenheid. Veel meer dan een formeel nieuwsbericht ooit doet.
Maak het concreet: lanceer een “Zomerverhalen” nieuwscategorie en nodig collega’s uit om hun favoriete vakantiebestemming of reistip te delen. Organiseer een fotowedstrijd. Stel een lichte poll in: “Waar ga jij dit jaar naartoe? Strand, bergen of staycation?” Het haalt mensen naar het intranet op een moment dat ze anders niet zouden inloggen.
Doe een digitale zomerschoonmaak
Een intranet met verlopen events, verouderde documenten en dode links wekt één gevoel op: verwaarlozing. Dat ondermijnt het vertrouwen van medewerkers in het platform, en dat vertrouwen is moeilijk terug te winnen.
Gebruik de rustigere zomerweken om op te ruimen. Niet als een grote project, maar als een uur per week:
- Archiveer nieuwsberichten die niet meer relevant zijn
- Controleer of documenten in je bibliotheken nog actueel zijn
- Verwijder verlopen events en polls
- Loop je navigatie en snelkoppelingen na op dode links
Neem ook de tijd om te verkennen wat er nieuw is in het platform. Involv Intranet brengt regelmatig updates uit – de Feature Catalog geeft een goed overzicht. De zomer is het perfecte moment om bij te leren wat er mogelijk is, zodat je in september meteen aan de slag kunt.
Analyseer wat werkt en wat je kunt schrappen
Drie vragen die de meeste intranet-beheerders niet kunnen beantwoorden: Welke pagina’s worden het vaakst bezocht? Wat zoeken medewerkers het vaakst, en vinden ze het ook? Welke content heeft niemand gelezen de afgelopen drie maanden?
Als je het antwoord niet weet, weet je ook niet waar je je energie in moet steken. De zomer is het ideale moment om dat uit te zoeken – je hebt de tijd, en de inzichten bepalen hoe je de rest van het jaar werkt.
Stel jezelf drie concrete vragen aan de hand van je statistieken:
- Welke berichten scoorden bovengemiddeld qua views en waarom precies?
- Welke secties worden zelden bezocht? Moeten die weg, of beter gepromoot worden?
- Wat zoeken medewerkers in de zoekbalk zonder resultaat? Dat is content die je nog moet maken.
Houd de betrokkenheid hoog met interactieve content
Niet iedereen is met vakantie. En voor de collega’s die er wél zijn – vaak in een rustiger, half-leeg kantoor – is het intranet extra waardevol. Maar alleen als er iets te beleven valt.
Een poll of een luchtige zomerquiz werkt beter dan tien formele nieuwsberichten. Het vraagt weinig van de lezer, maar geeft veel terug: een gevoel van verbinding, een reden om even in te loggen, een lach.
Concrete ideeën die werken:
- “Wat is jouw favoriete zomerse teamactiviteit?” (barbecue, daguitstap, sportevenement, niets voor mij)
- Een zomerquiz met weetjes over de organisatie of de collega’s
- “Welk type werknemer ben jij in de zomer?” (vroege vogel, work from holiday, mentaal al op het strand…)
Communiceer duidelijk wie er wanneer bereikbaar is
Herken je dit? Je hebt een urgente vraag, maar je vaste aanspreekpunt is met vakantie. Je weet niet wie je daarvoor in de plaats kunt contacteren en je begint te raden. Je stuurt iemand een Teams-berichtje, maar hoort twee dagen niets. Is die persoon ook weg? Druk? De vraag blijft hangen, en ondertussen loopt de tijd.
Dat is vermijdbaar. Zorg dat bereikbaarheid duidelijk zichtbaar is op het intranet, vóór de vakantieperiode begint. Publiceer een beschikbaarheidsoverzicht per team: wie is wanneer aanwezig, wie neemt over bij urgente vragen, wie is het aanspreekpunt voor welk thema?
Maak dit concreet en per team – een generiek “sommige collega’s zijn afwezig” helpt niemand. Denk aan een eenvoudig overzicht per afdeling.
Gebruik de zomer om september sterk voor te bereiden
De zomer is stil. September niet.
Na de vakantieperiode gaan teams vol energie van start, worden projecten opgestart en komen er nieuwe collega’s bij. Als je intranet dan niet klaar is, mis je het perfecte moment om impact te maken.
Gebruik de stille weken nu om dat voor te bereiden:
Schrijf alvast content voor de terugkeer. Een welkomstbericht, een update over lopende projecten, een “terwijl jij weg was…” overzicht. Plan ze nu in met een publicatiedatum in september – dan is je intranet klaar voordat je er aan denkt.
Herwerk je homepage en navigatie. Loopt alles soepel? Staat de juiste content in de spotlight? De zomer is het ideale moment om aanpassingen te testen, zonder dat iedereen het meteen ziet.
Conclusie
Je intranet op pauze zetten over de zomer is begrijpelijk, maar het kost je meer dan het oplevert. Een paar uur goede voorbereiding zorgt ervoor dat het platform blijft leven, ook als het rustiger is op kantoor.
Plan content vooruit, betrek collega’s, ruim op, analyseer wat werkt. En als september aanbreekt, sta je niet te herstellen van een zomerdip, maar klaar om voluit te gaan.
Wil je ontdekken hoe Involv jouw intranet nog effectiever en aantrekkelijker kan maken?
