Je zet je computer aan met een duidelijk plan: vandaag ga ik die belangrijke taak eindelijk afwerken. Tien minuten later zit je in je mailbox te scrollen. Een halfuur erna reageer je op een Teams-bericht. En ergens tussen de notificaties en het “snel even”-overleg door verdwijnt je dag. Je bent niet de enige. En het is ook niet jouw schuld.
In deze blogpost verken je de anatomie van het overprikkelde werkbrein, samen met wellbeing-expert Griet Deca (co-founder van Tryangle) en Pascal Herreweghe (projectconsultant bij Involv Intranet). Met concrete tips om er iets aan te doen.
Terugkijken? De volledige masterclass staat klaar.
Bekijk de opname on demand en ontdek alle tips in de juiste context.
Waarom raakt je schermbrein uitgeput? De drie oorzaken.
Voordat je naar oplossingen kijkt, is het nuttig om te begrijpen wat er eigenlijk mis gaat. Griet Deca onderscheidt drie problemen die elkaar versterken en die samen voor een uitgeput brein zorgen.
1. Het communicatiekanalenbos
Teams, e-mail, WhatsApp, telefoon, chat, intranet. Elke tool die aan de digitale werkplek wordt toegevoegd is ooit geintroduceerd met goede bedoelingen: beter samenwerken, sneller schakelen. Maar intussen weet niemand meer via welk kanaal die ene belangrijke boodschap is binnengekomen.
Het resultaat? Medewerkers spenderen meer tijd aan het zoeken naar informatie dan aan het verwerken ervan. Een intranet kan hier als ankerpunt dienen: een centrale plek die inzichtelijk maakt welke tools de organisatie gebruikt en waarvoor, zodat medewerkers niet langer zelf moeten uitzoeken via welke weg ze iemand bereiken.
2. Infobesitas
Griet Deca vergelijkt het fenomeen bewust met klassieke obesitas: we consumeren simpelweg te veel. Vroeger moest je informatie zelf gaan zoeken. Vandaag komt informatie jou zoeken. Continu. En ons brein is daar evolutionair niet op gebouwd.
“Ons brein weet niet: is dit belangrijk? Is dit dringend? Moet ik hier mijn aandacht aan geven? En dus springt het overal op. Dat is vermoeiend. Op termijn word je er ziek van.” – Griet Deca, Tryangle
3. Notificaties als aandachtsrovers
Dit is volgens Griet het grootste probleem van de drie. Elke notificatie, ook als je er niet op klikt, onderbreekt je focus. En het herstel na zo’n onderbreking kost meer energie dan de onderbreking zelf.
“Je zit in focus, je ziet iets binnenkomen, je denkt: niet belangrijk. Maar je focus is al weg. En om vanuit die afleiding terug in je concentratie te komen, kost je enorm veel energie en tijd. En ondertussen heb je fouten gemaakt.” – Griet Deca, Tryangle
Jij bent standaard niet de baas over die stroom.
Digitale tools zijn zo geprogrammeerd dat ze jouw aandacht zo lang mogelijk vasthouden. Dat is hun businessmodel. Tenzij je het actief anders instelt, sturen zij jou, in plaats van andersom.
Wat kun je zelf doen? 5 concrete tips om de controle terug te nemen.
Het goede nieuws: je hoeft niet te wachten op je organisatie om te beginnen. Deze oplossingen kun je al deze week uitproberen.
1. Begin je dag niet met je mailbox
De “ik ga snel even kijken wat er binnen is”-reflex is een van de gevaarlijkste gewoontes in de hedendaagse werkdag. Voor je het weet zijn er vier uur verstreken, heb je uitsluitend brandjes geblust en staat je echte prioriteit nog altijd open.
Griet Deca’s advies: reserveer minstens twee keer per week een focusblok aan het begin van je dag, voordat je je mailbox opent. Halfuurtje, een uur. Werk eerst aan wat er echt toe doet.
2. Plan focusblokken en pauzeblokken in je agenda
Zet ze expliciet in je kalender, zodat collega’s ze kunnen zien en respecteren. Een kleine maar effectieve tip van Griet: noem je pauzeblokken niet “pauze”. Dat nodigt mensen onbewust uit om die tijd toch te claimen met “een korte vraag”. Geef ze een eigen naam. Griet noemt de hare naar haar hond Pipa, het “Pipa-moment”. Werkt perfect.
Werk ook met de 80/20-regel: plan slechts 80% van je tijd in en laat 20% vrij, verspreid over de week. Die buffer vangt onvoorziene omstandigheden op zonder dat je volledige agenda in de war wordt geschopt.
3. Programmeer je notificaties bewust
Elke app die je installeert staat standaard ingesteld om jouw aandacht te maximaliseren. Neem bij elk nieuw toestel of elke nieuwe app de tijd om de instellingen te bekijken: welke meldingen helpen mij echt, en welke stelen alleen maar mijn aandacht?
Binnen Teams, WhatsApp en andere tools kun je notificaties per groep of kanaal dempen, beperken tot bepaalde uren of volledig uitzetten. Gebruik die mogelijkheden. Hetzelfde geldt voor je intranet: geef medewerkers de mogelijkheid om zelf in te stellen voor welke content ze een melding willen ontvangen. Hoe zeldzamer een notificatie, hoe meer gewicht ze heeft.
4. Meet je schermtijd, eerlijk
Hoeveel uur per dag kijk jij gemiddeld naar je gsm? De meeste mensen onderschatten dit aanzienlijk. Gebruik Screen Time (Apple) of Digital Wellbeing (Android) om de realiteit in kaart te brengen. Griet stelt in workshops telkens opnieuw vast dat de inschatting bijna altijd lager ligt dan de werkelijkheid.
“Meten is weten. Confronteer jezelf met de feiten. Volg niet alleen je buikgevoel.” – Griet Deca, Tryangle
5. Maak concrete communicatieafspraken met je team
Welk kanaal gebruik je waarvoor? Wanneer mag iemand je storen? Hoe ga je om met berichten buiten de werkuren? Dit zijn geen vanzelfsprekende antwoorden. Net daarom moeten ze expliciet besproken worden.
Griet geeft het voorbeeld van haar eigen team: mails die buiten de werkuren worden geschreven, worden ingesteld om de volgende werkdag om 8 uur te verzenden. Zo respecteren loyale collega’s elkaars grenzen, zonder dat daar elke keer een gesprek voor nodig is.
Doe de test: Tel hoeveel kanalen en tools jouw team actief gebruikt voor interne communicatie. Meer dan vijf? Dan is de kans groot dat informatie verloren raakt zonder dat iemand zich daar bewust van is, en dat medewerkers meer tijd besteden aan zoeken dan aan werken.
Wat kan de organisatie doen om digitaal welzijn te ondersteunen?
Individuele gewoontes helpen, maar digitaal welzijn is ook een organisatieverantwoordelijkheid. Griet onderscheidt twee niveaus.
Op organisatieniveau gaat het over het brede communicatiekader: welke tools gebruiken we waarvoor, wat zijn de verwachte reactietijden en hoe gaan we om met berichten buiten de werkuren? Dat kader geeft medewerkers de veiligheid om gericht te werken, zonder het gevoel te hebben dat ze iets missen.
Op teamniveau gaat het over de dagelijkse operationele invulling: hoe bereik je elkaar bij urgentie, hoe beheer je notificaties, wanneer verwacht je een reactie? Die afspraken horen op het niveau waar de samenwerking daadwerkelijk plaatsvindt.
Een communicatiecharter hoeft geen droog beleidsdocument te zijn. Maak het speels, concreet en herkenbaar voor je team.
De rol van het communicatieteam
Communicatieverantwoordelijken kunnen een sleutelrol spelen als gatekeeper van de informatiestroom. Niet iedereen hoeft alles te krijgen. Stel jezelf bij elke communicatie de vraag: wie heeft dit echt nodig, en via welk kanaal? De segmentatiemogelijkheden in een intranet helpen daarbij: je stuurt informatie gericht naar de juiste doelgroep, in plaats van iedereen te bestoken met berichten die maar voor een deel relevant zijn.
Dat vereist mandaat vanuit de directie. En dat mandaat begint met het gesprek erover, bij voorkeur met de communicatieafdeling als strategische partner aan tafel, niet als uitvoerder achteraf.
Regelmatig inchecken, ook digitaal
Een korte pulsbevraging, twee eenvoudige vragen op regelmatige basis via het intranet, geeft leidinggevenden een vroeg signaal over hoe het gaat met hun team. Niet als vervanging van het echte gesprek, maar als aanleiding ervoor. Want dat gesprek, van mens tot mens, blijft het meest waardevolle.
Neem het stuur terug in handen.
Je digitale tools zijn gemaakt om te helpen. Maar als ze onbeheerd blijven, sturen ze jou in plaats van andersom. Reset je instellingen. Maak afspraken. Plan je focustijd. En sluit af en toe gewoon je laptop dicht.
“De waardevolste verbinding blijft die van mens tot mens, zonder scherm ertussen.” – Griet Deca, Tryangle
