Ziekenhuis
AZ Damiaan Oostende ontstond in 1999 uit de fusie van het algemeen ziekenhuis H.Hart en het algemeen ziekenhuis Sint-Jozef.
Tot oktober 2012 ontplooide Az Damiaan zijn activiteiten op twee campussen: de campus Sint-Jozef en de campus H. Hart. In oktober 2012 bracht het AZ Damiaan alle activiteiten samen in het nieuwbouwziekenhuis.
Het AZ Damiaan wil zich op die manier meten met de allerbeste ziekenhuizen van het land en vormt het meer dan ooit het referentiecentrum voor de gezondheidszorg in de kustregio.
1,001-5,000 gebruikers
België
Sector:
Zorg
Inleiding
Om zijn missie ‘het referentiecentrum van de regionale gezondheidszorg voor de bevolking aan de kust zijn’ waar te maken, diende AZ Damiaan verder in te zetten op kwaliteitsvolle zorg, welke steeds belangrijker wordt.
Eén van de streefdoelen was het behalen van een kwaliteitslabel. De Amerikaanse Joint Commission International, of kortweg JCI, ontwikkelt kwaliteitsnormen voor zorginstellingen.
Om deze JCI accreditatie norm te halen diende het AZ Damiaan alle ziekenhuisbrede procedures in een documentbeheer centraal ter beschikking te stellen voor zijn personeel.
Men ondervond namelijk heel wat problemen:
- Men had geen centraal overzicht van alle procedures in de organisatie
- Er waren geen uniforme templates voor het aanmaken van procedures
- Het personeel wist niet op welke versie van de procedure men zich moest baseren
- Goedkeuringsprocessen en revisies van de procedures waren niet geautomatiseerd
Doelstellingen
AZ Damiaan had nood aan een centraal portaal waar zijn medewerkers de juiste procedures met de laatste versie op een efficiënte manier konden terugvinden én waar men intern nieuws kon delen.
Voor de dienst Kwaliteit was het van belang dat men procedures kon aanmaken op basis van uniforme templates, gebaseerd op een moederprocedure. Tevens moest het systeem toelaten om procedures via een automatisch goedkeuringsproces te laten publiceren op een centrale pagina en moesten er automatisch revisies van de procedures gebeuren.
Al deze vereisten worden bepaald door de JCI accreditatie norm voor documentbeheer.
Voor de dienst Communicatie was het van belang om een portaal in uniforme layout ter beschikking te hebben waar men medewerkers kon informeren over wat er leeft binnen de organisatie. Dit portaal moest het startpunt worden waar medewerkers het laatste nieuws, opkomende events of symposia, snellinks naar de ziekenhuisbrede toepassingen, het menu van de week, enz. konden zien. Informatie diende tevens ‘google like’ opzoekbaar te zijn op een snelle en overzichtelijk manier.
Er is nu een moderne en dynamische omgeving om procedures en andere informatie vlot te vinden en delen doorheen de organisatie.
Oplossing
Er werd gekozen om SharePoint als achterliggend samenwerkingsplatform en document beheer systeem in te zetten.
Een kwaliteitsbeheersysteem werd geïmplementeerd zodat alle procedures op een eenduidige manier konden aangemaakt worden via templates. Er werd een goedkeuringsproces met automatische revisie gemaakt welk voldoet aan de JCI accreditatie norm.
Via iconen en aangepaste zoekmechanismes in het portaal heeft men een directe toegang tot alle procedures.
Een intranet in uniforme layout werd ontwikkeld waar men zelf nieuwsartikels, events en links kan aanmaken. Het is tevens mogelijk om informatie op een thematische manier via tegels aan te maken. Zo kan men bijvoorbeeld informatie groeperen op basis van departmenten maar ook volgens topic. Via de krachtige zoekmachine kan men informatie op een snelle en gebruiksvriendelijke manier opzoeken en weergeven.
Situatie vandaag
AZ Damiaan beschikt nu over een centraal portaal waarbij verschillende templates gebruikt kunnen worden om procedures op te starten op basis van een moederprocedure. Dankzij deze templates en de automatische goedkeurings- en revisie processen kunnen medewerkers sneller de juiste procedure terugvinden en dus meer tijd spenderen aan kwaliteitsvolle zorg.
In het state of the art portaal, met volledig vernieuwde layout, kan men daarbovenop nieuws, events, een wie is wie en andere nuttige informatie op een snelle en gebruiksvriendelijke manier bekijken.
Kortom: er is nu een moderne en dynamische omgeving om procedures en andere informatie vlot te vinden en delen doorheen de organisatie.
In 4 stappen naar een betere cultuur en productievere medewerkers
-
STAP 1. PLAN UW DEMO IN
Tijdens de demo ontdekt u wat Involv voor uw organisatie kan betekenen en delen we waardevolle inzichten.
-
STAP 2. MAAK EEN UITROLPLAN
Samen met u maken we een uitrolplan op maat van uw organisatie.
-
STAP 3. START UW INTRANET
U bent klaar om uw intranet te lanceren.
-
STAP 4. BETROKKEN MEDEWERKERS
Communiceer beter, werk vlotter samen en zie hoe de betrokkenheid van uw medewerkers groeit.