Business Case: AZ Damiaan

AZ Damiaan in Oostende ontstond in 1999 uit de fusie van het algemeen ziekenhuis H. Hart en het algemeen ziekenhuis Sint-Jozef. Tot oktober 2012 ontplooide AZ Damiaan zijn activiteiten op twee campussen; die maand bracht het ziekenhuis alle activiteiten samen in het nieuwbouwziekenhuis.

Zo wil AZ Damiaan zich meten met de allerbeste ziekenhuizen van het land en vormt het meer dan ooit het referentiecentrum voor de gezondheidszorg in de kustregio.

De uitdaging

Om zijn missie – ‘het referentiecentrum van de regionale gezondheidszorg voor de bevolking aan de kust zijn' – waar te maken, moest AZ Damiaan verder inzetten op kwaliteitsvolle zorg. Eén van de streefdoelen was het behalen van een kwaliteitslabel: de Amerikaanse Joint Commission International (JCI) ontwikkelt kwaliteitsnormen voor zorginstellingen.

Om de JCI-accreditatienorm te halen, moest AZ Damiaan alle ziekenhuisbrede procedures centraal ter beschikking stellen in een documentbeheersysteem. Men ondervond namelijk heel wat problemen:

• Er was geen centraal overzicht van alle procedures in de organisatie
• Er waren geen uniforme templates voor het aanmaken van procedures
• Het personeel wist niet op welke versie van de procedure men zich moest baseren
• Goedkeuringsprocessen en revisies van de procedures waren niet geautomatiseerd

Doelstellingen

AZ Damiaan had nood aan een centraal portaal waar medewerkers de juiste procedures met de laatste versie efficiënt konden terugvinden én waar men intern nieuws kon delen.

Voor de dienst Kwaliteit was het van belang dat men procedures kon aanmaken op basis van uniforme templates, gebaseerd op een moederprocedure. Ook moest het systeem toelaten om procedures via een automatisch goedkeuringsproces te publiceren op een centrale pagina, met automatische revisies. Al deze vereisten worden bepaald door de JCI-accreditatienorm voor documentbeheer.

Voor de dienst Communicatie was het van belang om een portaal in uniforme layout te hebben waar men medewerkers kon informeren over wat er leeft binnen de organisatie. Dit portaal moest het startpunt worden waar medewerkers het laatste nieuws, opkomende events of symposia, snellinks naar ziekenhuisbrede toepassingen, het menu van de week enz. konden zien – met informatie die ‘Google-like' opzoekbaar is op een snelle en overzichtelijke manier.

Oplossing

Er werd gekozen om SharePoint in te zetten als achterliggend samenwerkingsplatform en documentbeheersysteem. Een kwaliteitsbeheersysteem werd geïmplementeerd zodat alle procedures op een eenduidige manier via templates konden worden aangemaakt, met een goedkeuringsproces met automatische revisie dat voldoet aan de JCI-accreditatienorm. Via iconen en aangepaste zoekmechanismen in het portaal heeft men directe toegang tot alle procedures.

Een intranet in uniforme layout werd ontwikkeld waar men zelf nieuwsartikels, events en links kan aanmaken. Informatie kan ook thematisch via tegels worden gegroepeerd – op basis van departementen, maar ook per topic. Via de krachtige zoekmachine kan men informatie snel en gebruiksvriendelijk opzoeken en weergeven.

Situatie vandaag

AZ Damiaan beschikt nu over een centraal portaal waarbij verschillende templates gebruikt kunnen worden om procedures op te starten op basis van een moederprocedure. Dankzij deze templates en de automatische goedkeurings- en revisieprocessen kunnen medewerkers sneller de juiste procedure terugvinden – en dus meer tijd spenderen aan kwaliteitsvolle zorg.

In het state-of-the-art portaal, met volledig vernieuwde layout, kan men daarbovenop nieuws, events, een wie-is-wie en andere nuttige informatie snel en gebruiksvriendelijk bekijken. Kortom: er is nu een moderne en dynamische omgeving om procedures en andere informatie vlot te vinden en te delen doorheen de organisatie.