Communicatie is de hoeksteen van het succes van elke organisatie. In tijden van crisis, zoals we die nu met COVID-19 meemaken, is dat nog belangrijker. 

Terwijl de afdeling corporate communicatie zich bezighoudt met social media en public relations, is het jouw taak als ICT–er om te communiceren met één van de belangrijkste doelgroepen van jouw organisatie: de medewerkers. 

Mensen raken in de war, maken veronderstellingen en maken zich zorgen over de gevolgen van deze crisis voor hun werk. Ze komen naar jou toe met een heleboel vragen die je meteen zal willen beantwoorden. 

In dit artikel geef ik jullie 7 handige tips hoe je Involv-intranet kan inzetten en  je kan helpen het moreel hoog te houden en de communicatie strak te houden tijdens de coronaviruscrisis. 

Plan je communicatie 

Medewerkers verwachten op bepaalde tijdstippen (bijvoorbeeld aan het begin van de dag) een update. Als er op specifieke tijdstippen worden gecommuniceerd, kunnen ze zich beter focussen op hun kerntaken gedurende de dag in plaats van hun communicatiekanalen constant te controleren.   

• Je kan elk Involv-nieuwsitem inplannen dankzij de “Geplande startdatum” en “Geplande einddatum”.  Op die manier kan je je communicatie plannen voor een maximale impact.  
• Je kan je communicatie ook over langere periodes inplannen, waardoor je je tijdsinvestering tot een minimum beperkt en het proces van contentcreatie optimaliseert. 

Meet je communicatiebereik 

Je zal wellicht willen weten of jouw nieuwsberichten zelfs worden gelezen. We hebben veel gevallen gezien waarin de interne communicatie dacht dat ze goed werk leverden. Maar toen we wat dieper in de statistieken groeven, kwam aan het licht dat hun berichten niet eens de helft van het personeel bereikten. 

• Onder elke Involv-nieuwsitem kan je het bereik van je doelpubliek volgen.Is er geen respons van de medewerker nodig is, dan is dit reeds voldoende.  
• Als een “sign off” of een respons toch nodig is, kan je gebruik maken van de sectie “Reacties” onderaan de pagina of een Microsoft-formulier integreren onderaan het Involv-nieuwsitem. 

• Admins die gedetailleerde leestijden en meer willen, kunnen SharePoint-audits op documenten uitvoeren of gebruik maken van een “lees dit document” flow. 

Versterk je communicatie 

Sommige van de medewerkers zijn misschien moeilijk te bereiken. Zorg ervoor dat ze geen belangrijke crisisinformatie missen. 

• Je promoot best elke Involv-nieuwsitem, e-mail en push-melding via de Involv Mobile App. Het is een handige tool vooral voor eerstelijnswerkers en andere mensen die op de baan zijn. Al het handmatige werk dat nodig is om je communicatie een impuls te geven neem je zo weg met Involv. 

Centraliseer alle COVID-19 gerelateerde vragen 

Bij een crisis als de coronaviruscrisis hebben veel mensen dezelfde vragen. Zorg ervoor dat iedereen de antwoorden gemakkelijk vindt. 

• Verzamel alle vragen van de medewerkers door een Microsoft-formulier te integreren in het Involv-nieuwsitem. 
• Het communicatieteam zal updates ontvangen wanneer er een vraag wordt toegevoegd. Het antwoord kan binnen enkele minuten worden toegevoegd aan de FAQ. Dit geeft de medewerkers de mogelijkheid en het vertrouwen dat al hun vragen worden beantwoord en maakt de HR-afdeling vrij van honderden e-mails en telefoontjes. 

Maak snel en eenvoudig een FAQ aan 

Medewerkers kunnen een FAQ raadplegen voor al hun vragen. Een gecentraliseerde FAQ zal de kwaliteit van de antwoorden verbeteren en een gevoel van vertrouwen en zekerheid geven dat de organisatie hun vragen serieus neemt. 

• Bespaar je HR-afdeling tijd door in enkele minuten een Involv FAQ aan te maken. Het maken van een uitgebreide FAQ is net zo eenvoudig als het maken van een Word-document! 

Wees klaar in geval van een coronabesmetting 

In het geval dat een medewerker besmet raakt met corona, moet je snel kunnen handelen en het hele personeel direct informeren. 

• Dankzij de component Involv-incidenten kan je binnen enkele seconden een incident melden. Medewerkers zien het incident op de startpagina van het intranet en krijgen een pushmelding op de mobiele app van Involv met de titel van het incident. 

Bel ons, we zijn er om jullie te helpen… 

Ons team staat klaar om jullie te helpen om gemakkelijk en efficiënt te communiceren tijdens deze crisismomenten. 

Hebben jullie ondersteuning nodig bij een van bovenvermelde zaken? Aarzel dan niet ons te contacteren.