La communication est la pierre angulaire du succès de toute organisation. En temps de crise, comme c’est le cas actuellement avec COVID-19, elle est encore plus importante. 

Alors que le service de communication de l’entreprise s’occupe des médias sociaux et des relations publiques, c’est à vous, en tant que responsible IT, de communiquer avec l’un des publics les plus importants de votre organisation : vos employés. 

Les gens s’embrouillent, font des suppositions et s’inquiètent de l’impact de la crise sur leur travail. Ils viendront vous voir avec tout un tas de questions auxquelles vous voudrez répondre immédiatement.  

Dans cet article, je vous montre sept façons dont votre intranet Involv peut vous aider à garder le moral et à communiquer étroitement pendant la crise du coronavirus. 

Planifiez votre communication 

Les employés attendent une mise à jour à des heures précises (par exemple en début de journée). S’ils reçoivent des communications à des heures précises, ils peuvent mieux se concentrer sur leurs tâches principales pendant la journée au lieu de vérifier constamment leurs canaux de communication.   

• Via la function  » Date de début prevue” et  » Date de fin prévue « vous pouvez planifier chaque “Actualité” pendant la création de votre article. De cette façon, vous pouvez planifier votre communication pour un impact maximum.  
• Vous pouvez également planifier votre communication sur des périodes plus longues, ce qui vous permet de minimiser votre investissement en temps et d’optimiser votre processus de création de contenu.  

Mesurez la portée de votre communication 

Vous voudrez savoir si vos mises à jour sont lues. Nous avons vu de nombreux cas où la communication interne pensait faire du bon travail. Mais en creusant un peu plus dans les statistiques, on s’est aperçu que leurs messages n’atteignaient même pas la moitié de la population active. 

• Vous pouvez consulter la portée de chaque article dans les “Actualités” en bas de page.Si aucune réponse n’est requise, cela sera suffisant.  
• Si une « signature » ou une réponse est requise, vous pouvez utiliser la section « Commentaires » en bas de la page ou intégrer un formulaire Microsoft en bas de la rubrique “Actualités”. 
• Les administrateurs qui souhaitent des temps de lecture détaillés et plus peuvent activer l’audit SharePoint sur le document ou utiliser un flux « lire ce document ». 

Boostez votre communication 

Certains de vos employés peuvent être difficiles à joindre. Veillez à ce qu’ils ne manquent pas d’informations importantes en cas de crise. 

• Chaque article dans les “Actualités” peut être promu par e-mail et par notification sur l’application mobile d’Involv. La notification push est particulièrement pratique pour les travailleurs de première ligne et les autres personnes travaillant sur la route.  De cette façon, l’Intranet Involv supprime le travail manuel nécessaire pour stimuler votre communication.  
• Avec Involv, vous pouvez vous décharger de tout le travail manuel nécessaire pour stimuler votre communication. 

Centralisez toutes les questions relatives à COVID-19 

Lorsqu’une crise comme celle du coronavirus survient, beaucoup de gens se posent les mêmes questions. Assurez-vous que chacun trouve facilement les réponses. 

• Rassemblez toutes les questions des employés en intégrant un formulaire Microsoft dans l’article “Actualités”.L’équipe de communication recevra des mises à jour lorsqu’une question sera ajoutée. La réponse peut être ajoutée à la FAQ en quelques minutes.Les employés auront ainsi la possibilité et la certitude d’obtenir une réponse à toutes leurs questions et le service des ressources humaines sera libéré de centaines de courriels et d’appels. 

Créer une FAQ rapidement et facilement 

Les employés peuvent consulter une FAQ pour toutes leurs questions. Une FAQ centralisée améliorera la qualité des réponses et donnera un sentiment de confiance et de certitude que l’organisation prend leurs questions au sérieux.  

• Faites gagner du temps à votre service des ressources humaines en créant une FAQ Involv en quelques minutes. Créer une FAQ riche est aussi facile que de créer un document Word !  

Soyez prêt en cas d’infection corona 

Si un employé est infecté par la corona, vous devez être en mesure d’agir rapidement et d’informer immédiatement l’ensemble du personnel.  

• Grâce à la fonctionnalité « Incidents” de  Involv« , vous pouvez signaler un incident en quelques secondes. Les gens verront l’incident sur la page d’accueil de l’Intranet et recevront une notification « push » sur l’application mobile Involv avec le titre de l’incident 

Appelez-nous, nous sommes là pour vous aider 

Notre équipe s’engage à vous aider à communiquer facilement et efficacement en ce moment de crise. 

Si vous avez besoin d’aide pour l’un des éléments ci-dessus, n’hésitez pas à nous contacter