Une seule plateforme centrale pour informer, soutenir et relier 95 collègues.
Comment l’association Kom op tegen Kanker a remplacé un intranet vieillissant par Involv – un point de départ unique pour une journée de travail productive et connectée.
L’équipe de Kom op tegen Kanker rêve d’un monde sans cancer. En attendant, elle combat et soulage la maladie, et met son expertise au service d’une meilleure politique en matière de cancer. Pour y parvenir, elle mobilise le plus de monde possible.
Le défi
L’équipe communication de Kom op tegen Kanker s’est mise en quête d’une nouvelle solution intranet début 2021. Elle se heurtait à plusieurs difficultés qu’elle avait déjà soigneusement cartographiées. Le projet figurait depuis des années sur la liste des choses à faire, mais depuis le coronavirus et le télétravail massif, l’importance de la communication interne avait grandi.
« D’une part, les 95 collaborateurs perdaient trop de temps à chercher de l’information. Il n’y avait pas d’endroit fixe pour l’information : tout était coulé dans des actualités, si bien que les collègues devaient sans cesse fouiller dans de vieilles nouvelles. L’information – sur les thèmes RH par exemple – devait être plus facile à trouver. D’autre part, l’ancien intranet n’était pas un véritable canal de communication : difficile à gérer, peu convivial, peu attrayant, avec peu de possibilités d’interaction, sans segmentation et sans accès mobile. »
Caroline VerschaerenRédactrice, Kom op tegen Kanker
Caroline VerschaerenUne analyse des besoins a en outre montré que les collègues ne savaient pas bien sur quoi les autres travaillaient ; ils ne trouvaient pas le chemin les uns vers les autres et ne se sentaient pas suffisamment reliés. Le nouvel intranet devait donc aussi devenir une plateforme sociale .
« Nous voyions donc trois fonctions dans le nouvel intranet : informer (instrument de communication), soutenir (instrument de travail) et relier (instrument social). L’intranet allait devenir la plateforme centrale et le principal canal de communication interne – le point de départ de la journée de travail et la porte d’accès à tout ce dont les collaborateurs ont besoin. »
Pourquoi Involv
Après quelques recherches en ligne, l’équipe est arrivée chez Involv.
« La solution nous a parlé parce qu’elle répondait aux trois fonctions que nous cherchions. Nous utilisions par ailleurs déjà Microsoft 365, ce qui nous permettait de rester dans le même écosystème et de compter sur une excellente intégration avec nos outils actuels. La démo d’Involv m’a aussi immédiatement plu : le système répondait non seulement à nos besoins, mais il était aussi beau et convivial. Même le package prêt à l’emploi, sans adaptations, aurait offert une très bonne solution pour Kom op tegen Kanker. »
Le résultat
Après la démo, un environnement personnalisé a été mis en place pour Kom op tegen Kanker. La direction a ainsi pu être associée au projet et expérimenter elle-même la valeur ajoutée d’Involv.
Le choix s’est porté sur Involv Core, acquis à des conditions particulièrement avantageuses grâce au programme de dons Involv . Sur le plan des fonctionnalités, Involv Core offrait tout ce qu’il faut pour informer, soutenir et relier les personnes, et répondait ainsi aux besoins de l’organisation et de ses collaborateurs. Il a toutefois été décidé d’appliquer un habillage supplémentaire, afin que l’intranet soit parfaitement accordé aux autres canaux de communication de Kom op tegen Kanker.
La combinaison de ces éléments – et un lancement d’intranet formidable par l’équipe communication – a fait que l’intranet a été bien accueilli par les collaborateurs et qu’il est aujourd’hui le point de départ d’une journée de travail productive et connectée.
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