De documents éparpillés dans les boîtes mail à une seule plateforme centrale pour 160 collègues.
Comment le parti politique CD&V a construit sa première plateforme de communication interne avec Involv – en reliant les collaborateurs du siège, des cabinets et des groupes parlementaires, où qu’ils travaillent.
- Organisation : CD&V (Christen-Democratisch en Vlaams), parti politique actif en Flandre, environ 160 collaborateurs.
- Problème : aucune plateforme de communication interne. Les documents importants circulaient par e-mail, sans version de référence ni emplacement central.
- Solution : Involv intranet, choisi pour son large choix de composants, avec les actualités, les événements, les offres d’emploi et la gestion documentaire au même endroit.
- Résultat : tous les documents en un seul endroit, tout le monde informé quel que soit le lieu de travail, et une collaboration plus fluide entre siège, cabinets et groupes parlementaires.
CD&V (Christen-Democratisch en Vlaams) est un parti politique attaché aux valeurs chrétiennes-démocrates et socio-économiques. Le parti est actif en Flandre et fait partie du gouvernement fédéral belge.
L’équipe de CD&V compte environ 160 collaborateurs, dont quelque 80 au siège et autant dans les cabinets et les groupes parlementaires.
Les défis
Avant sa collaboration avec Involv, CD&V n’avait aucune plateforme de communication interne, ce qui posait plusieurs problèmes. L’absence d’un emplacement central pour les documents importants, comme les rapports de congrès, rendait le suivi difficile. Ces documents circulaient souvent par e-mail entre collaborateurs, si bien qu’il devenait compliqué de savoir quelle était la dernière version et où elle se trouvait.
Avec l’arrivée de la pandémie de COVID, disposer d’une bonne plateforme en ligne est devenu d’autant plus important. Les collaborateurs peuvent depuis lors travailler deux jours par semaine à domicile : il fallait donc un endroit où tous les collaborateurs de CD&V, quel que soit leur lieu de travail, puissent rester en contact.
La solution
Le secrétariat était chargé de trouver un intranet adapté et a comparé les différents fournisseurs du marché. Après une évaluation approfondie, CD&V a finalement choisi Involv, principalement pour le large choix de composants répondant aux exigences spécifiques de l’organisation.
« Involv s’est en outre montré un partenaire flexible et impliqué, qui écoutait nos souhaits sans rien imposer d’inutile. Cela a donné au secrétariat la confiance d’avoir fait le bon choix. »
Mia VerstraeteCollaboratrice RH, CD&V
Mia VerstraeteL’un des outils les plus utilisés est celui des actualités, géré par les départements RH et communication. Combiné à l’outil d’événements, il permet à tous les départements de rester au courant des faits marquants et des rendez-vous à venir. L’intranet sert aussi à diffuser les offres d’emploi : tous les collaborateurs connaissent ainsi les postes ouverts et peuvent les partager dans leur propre réseau, ce qui élargit le vivier de candidats.
L’intranet est devenu bien plus qu’un canal de communication : il fait aussi office de point central pour conserver les fichiers importants. Tous les documents se trouvent au même endroit, ce qui facilite la collaboration et rend la recherche d’information beaucoup plus efficace.
Le lancement
Pour le lancement, CD&V a pris plusieurs mesures afin d’informer l’ensemble du personnel. Le nouvel intranet Involv a été annoncé lors de différentes réunions du personnel et explicitement mentionné dans la lettre d’information. Pour familiariser tout le monde avec le nouveau système, le parti a organisé une réunion spécifique en demandant à chacun d’apporter son ordinateur portable – une manière collective et efficace d’introduire la plateforme.
La situation aujourd’hui
Selon le client, l’amélioration par rapport à la situation antérieure est considérable. CD&V est très satisfait de son intranet et des avantages qu’il apporte, et l’équipe continue de chercher à mieux l’exploiter pour optimiser la collaboration et la communication.
Bien que CD&V utilise déjà de nombreux composants, le parti découvre encore de nouvelles fonctionnalités. Il travaille actuellement à la mise en place de l’outil « Qui est qui », qui permet de trouver rapidement des informations sur un collègue – fonction, département – afin d’adresser plus facilement la bonne question à la bonne personne.
La collaboration
CD&V qualifie sa collaboration avec l’équipe Involv d’excellente.
« L’équipe Involv s’est chaque fois investie pour répondre à nos besoins, et elle a fait preuve de beaucoup de patience avec les différents cabinets, qui avaient chacun leurs exigences propres. L’accompagnement était toujours bien préparé et clair. »
Mia souligne que chaque atelier était soigneusement préparé par un collaborateur d’Involv, qui gardait à chaque fois une vue claire des tâches restantes et de celles déjà terminées. Involv comme CD&V savaient ainsi exactement ce qu’il restait à faire. Aujourd’hui encore, CD&V sait qu’il peut s’adresser à Involv pour ses questions.
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