Étude de cas Involv intranet : Lantis

Lantis réalise des projets de mobilité et de qualité de vie dans la région d'Anvers, dont la liaison Oosterweel est aujourd'hui l'exemple le plus connu. Ces dernières années, l'organisation a connu une forte croissance et compte aujourd'hui environ 450 collaborateurs, dont une grande partie travaille en mode hybride et est répartie sur plusieurs sites à Anvers et dans les environs.

Cette forte croissance - d'environ 100 à 450 collaborateurs en huit ans - a entraîné des défis clairs en matière de communication interne : comment faire en sorte que chacun reste informé, impliqué et connecté au sein d'une organisation de plus en plus complexe ?

Dans cette interview, Hanne Oostvogels et Jeroen Heymans, de Lantis, expliquent comment ils ont relevé ce défi avec Involv Intranet, et quel est aujourd'hui l'impact sur leur fonctionnement quotidien.

Trop de canaux, trop peu de vue d'ensemble

Avant de travailler avec Involv Intranet, nous n'avions pas d'intranet central. La communication interne passait surtout par e-mail et Viva Engage. Dans une organisation en forte croissance, avec des collaborateurs hybrides répartis sur plusieurs sites et chantiers, cette approche a commencé à montrer ses limites de plus en plus souvent.

Les informations se retrouvaient éparpillées entre les boîtes mail et différents canaux. Il devenait difficile de retrouver des messages ou d'être certain que tout le monde avait été touché. À chaque communication, la même question revenait : est-ce que tout le monde l'a vraiment vu, et où les collègues peuvent-ils retrouver cette information plus tard ?

Il devenait par ailleurs de plus en plus clair que les connaissances et la documentation ne pouvaient plus dépendre de boîtes mail individuelles ou d'un stockage personnel. Avec notre croissance, nous avions besoin de plus de vue d'ensemble, plus de structure et d'une manière durable de conserver l'information de façon centrale et de la rendre accessible.

Notre choix pour Involv Intranet

Dans notre recherche d'une solution d'intranet, nous avons comparé plusieurs options entre elles, comme c'est l'usage dans notre procédure de sélection. Nous avons ainsi défini des critères clairs qui ont été déterminants dans le choix final.

La facilité d'utilisation était cruciale, aussi bien pour les utilisateurs finaux que pour les administrateurs. La plateforme devait être accessible et rapide à maîtriser. Nous trouvions également important que la solution soit évolutive et dynamique : un intranet capable de grandir avec notre organisation et de s'adapter facilement à de nouvelles structures, équipes et projets.

La forte intégration avec l'écosystème Microsoft a également joué un rôle important. Environ 90 % de notre environnement IT tourne sous Microsoft, ce qui rendait logique une solution construite sur SharePoint. La connaissance existante de SharePoint au sein de notre organisation a en outre permis une implémentation fluide et une adoption rapide.

Involv Intranet a réuni tous ces éléments en une seule solution : intuitive à l'usage, mise en place de façon flexible et parfaitement intégrée dans notre environnement Microsoft existant. Cela nous a donné la confiance que l'intranet répondait non seulement à nos besoins actuels, mais était également prêt pour l'avenir.

Involv Intranet au quotidien

Depuis la mise en œuvre - qui s'est déroulée sans accroc et dans les délais prévus, avec le soutien d'ateliers ciblés - Involv Intranet est devenu un élément incontournable de notre fonctionnement quotidien.

Ce que nous apprécions particulièrement :

• Les actualités et le contenu sont regroupés de façon centrale et faciles à retrouver

• La fonctionnalité « Who is Who » aide les collègues à trouver leur chemin dans une structure organisationnelle en mutation

• Les équipes et les thématiques apportent une structure et une vue d'ensemble claires

• L'information peut être adaptée facilement et de façon dynamique, sans devoir chaque fois envoyer des e-mails supplémentaires

Un exemple concret est une campagne de déménagement interne, où une partie de notre organisation a changé de lieu de travail. Involv Intranet a alors servi de hub d'information central, où les collègues pouvaient toujours consulter les plans les plus récents et les informations pratiques. Les changements pouvaient être communiqués sans peine, sans inonder l'organisation d'e-mails supplémentaires.

Ce que cela nous apporte

Aujourd'hui, Involv Intranet est devenu un outil de communication de base, avec de l'espace pour l'interaction, l'historique et la collaboration entre les équipes. Dans une organisation en forte croissance, un intranet central ne s'est pas révélé être un luxe pour nous, mais un élément de base indispensable.

“Pour nous, Involv est un véritable guichet unique : il apporte vue d'ensemble et structure à tout ce qui se passe au sein de l'organisation et garantit que l'information est conservée durablement et reste accessible, même dans un environnement en mode projet avec une structure organisationnelle en évolution.”

Hanne OostvogelsResponsable Communication interne & RH, Lantis

Recommanderions-nous Involv Intranet ?

Oui, sur la base de notre expérience, nous pouvons certainement recommander Involv Intranet. C'est une solution conviviale et fiable qui grandit au rythme de notre organisation, et nous pouvons compter sur une équipe de support qui réagit rapidement et propose activement des idées lorsque c'est nécessaire.