Een communicatiekalender maken is niet gewoon bedenken “wat we wanneer posten”. Het is vooral zorgen dat medewerkers doorheen het jaar op het juiste moment de juiste informatie krijgen, zonder dat ze verdrinken in losse updates. Als je kalender goed zit, helpt hij je om rust en overzicht te creëren: voor jezelf, voor je communicatie-team én voor iedereen in de organisatie. Daarom start je niet met content, maar met een helder plan: wat wil je in 2026 bereiken en welke thema’s verdienen echt aandacht?
Begin met je doelen en kies daarna je jaarthema’s
Voor je ook maar één bericht inplant, is de belangrijkste vraag: wat wil je in 2026 veranderen of verbeteren voor medewerkers? Zonder dat vertrekpunt wordt een kalender al snel een willekeurige lijst met posts die wel “iets zeggen”, maar niets in beweging zetten.
Denk aan doelen zoals: mensen mee krijgen in een nieuwe manier van werken, minder terugkerende vragen krijgen, medewerkers beter ondersteunen in hybride samenwerking of een bepaald gedrag of cultuurthema versterken. Zodra je die doelen scherp hebt, wordt het makkelijker om keuzes te maken. Je plant dan niet “om te plannen”, maar omdat je ergens naartoe werkt.
Pas daarna kies je je grote thema’s voor het jaar. Hou het simpel: 2 tot 4 stevige kapstokken is meestal genoeg. Dat kunnen bijvoorbeeld veiligheid, welzijn, innovatie of strategie zijn. Met zo’n beperkt aantal thema’s bouw je herkenning op. Medewerkers voelen sneller: “ah ja, dit hoort bij dat verhaal dat we al kennen.” En voor jou betekent het dat je niet elke maand van nul moet beginnen, maar content kan herhalen, verdiepen en slimmer hergebruiken.
Kort gezegd: doelen geven richting, thema’s geven structuur. En samen vormen ze de basis van een kalender die niet alleen gevuld is, maar ook écht werkt.
Werk met campagnes: kort, gefocust en herkenbaar
Een thema leeft pas als je het even vastpakt en herkenbaar maakt.
Daarom werk je best met campagnes: korte periodes met één duidelijke focus.
Hoe ziet dat eruit?
-
Je maakt één centrale intranetpagina of hoofdartikel (dat is je “basis”).
-
Daar rond maak je korte varianten: een samenvatting voor Teams/Outlook, een korte video, een visual…
-
Alles verwijst terug naar die ene kernpagina.
Resultaat:
1 verhaal, meerdere ingangen, geen versnippering.
Publiceer in drie golven: ritme dat blijft hangen
Mensen lezen niet allemaal op hetzelfde moment. Daarom herhaal je je boodschap slim, zonder te copy-pasten.
Denk aan deze 3 stappen:
-
Aankondiging: kondig aan wat komt en waarom het voor collega’s relevant is.
-
Lancering: breng context, bewijs (case, quote, screenshot) en één duidelijke actie.
-
Follow-up: bundel vragen, deel resultaten en geef het vervolg aan.
Zo krijgt iedereen de boodschap mee – ook wie pas later inlogt.
Schrijf voor de taak: duidelijk, kort en menselijk
Medewerkers willen geen lange teksten. Ze willen vooral weten: Wat moet ik doen? Waarom is dit relevant voor mij? Waar klik ik?
Hou je kernboodschap dus zo simpel mogelijk:
-
duidelijke titel
-
1 zin met de essentie
-
1 concrete actie op het einde
En gebruik voorbeelden alleen als ze helpen om die actie duidelijker te maken.
Kies je kanalen bewust: één bron, meerdere toegangen
Maak van je intranet dé plek waar de volledige info staat. Teams, Outlook en de mobiele app gebruik je vooral om mensen naar die plek te brengen.
Het mag daar korter of visueler zijn, maar: één bron = minder verwarring.
Plan een haalbaar ritme: consequentie boven complexiteit
Je hoeft echt niet elke week een nieuw thema te starten. Een simpel ritme werkt het best.
Bijvoorbeeld: 1 hoofdthema per maand
-
Week 1: teaser / aankondiging
-
Week 2: hoofdcontent live
-
Week 3: activatie (how-to, Q&A, korte reminder)
-
Week 4: antwoorden + vooruitblik
Laat ook altijd ruimte voor echte urgenties.
Kijk elke maand kort terug: wat werkte, wat niet?
Plan na elke campagne kort: wat werkte, wat schrappen, wat herhalen? De best presterende stukken krijgen een evergreen-status en komen later terug in de planning. Je bouwt door in plaats van opnieuw te beginnen.
Korte inspiratie per maand
-
Januari: nieuwjaarsupdate met heldere vooruitblik: wat betekent dit voor jou?
-
Februari: waardering zichtbaar maken: complimentenactie of team-spotlights.
-
Maart: leren en groeien: met tips van collega’s.
-
April: privacy & veiligheid tastbaar met herkenbare scenario’s.
-
Mei: welzijn praktisch: microgewoontes + laagdrempelig vragenuurtje.
-
Juni: duurzaamheid van papier naar praktijk: één actie die iedereen kan doen.
-
Juli: slim overdagen in verlofperiodes: heldere handover-gids.
-
Augustus: “dit heb je gemist”: snelle gids met de belangrijkste links.
-
September: processen opfrissen: topvragen beantwoord, stap-voor-stap.
-
Oktober: cyberbewustzijn zonder vingerwijzen: laat collega’s zelf ontdekken.
-
November: pulse-feedback die echt in de jaarplanning belandt.
-
December: resultaten, dank en een nuchtere vooruitblik.
Tip: koppel elk idee aan één duidelijke volgende stap. Zonder actie blijft het bij informeren.
Werken met Involv: van plan naar publicatie
Gebruik je intranet als basis en beheer thema’s, eigenaars en publicatiemomenten in de Content Calendar. Nieuws publiceer je via een vast proces met kwaliteitscheck (toon, toegankelijkheid, linkcontrole). Zo krijgt je kalender een herkenbare cadans die collega’s vertrouwen.
Conclusie
Een goede kalender voorspelt niet de toekomst; hij geeft richting. Door te plannen vanuit doelen, in korte campagnes te werken en bewust te publiceren, krijg je minder ruis en meer resultaat – precies wat je in 2026 wil voelen.
