Involv Intranet case study: Lantis

Voor we met Involv Intranet werkten, hadden we geen centraal intranet. Interne communicatie verliep vooral via e-mail en Viva Engage. In een snelgroeiende organisatie met hybride medewerkers over verschillende kantoorlocaties en werfketens begon die aanpak steeds vaker te wringen.

Informatie raakte verspreid over mailboxen en verschillende kanalen. Het werd moeilijk om boodschappen terug te vinden of om zeker te zijn dat iedereen bereikt was. Bij elke communicatie stelde dezelfde vraag zich opnieuw: heeft iedereen dit gezien, en waar kunnen collega’s deze informatie later opnieuw terugvinden?

Daarnaast werd het steeds duidelijker dat kennis en documentatie niet langer afhankelijk konden zijn van individuele mailboxen of persoonlijke opslag. Met onze groei hadden we nood aan meer overzicht, meer structuur en een duurzame manier om informatie centraal te bewaren en toegankelijk te maken.

Bij onze zoektocht naar een intranetoplossing hebben we verschillende opties met elkaar vergeleken, zoals gebruikelijk binnen onze selectieprocedure. Daarbij hebben we duidelijke criteria vastgelegd die doorslaggevend waren in de uiteindelijke keuze.

Gebruiksvriendelijkheid was cruciaal, zowel voor eindgebruikers als voor beheerders. Het platform moest laagdrempelig zijn en snel in de vingers zitten. Daarnaast vonden we het belangrijk dat de oplossing uitbreidbaar en dynamisch was: een intranet dat kon meegroeien met onze organisatie en eenvoudig aangepast kon worden aan nieuwe structuren, teams en projecten.

Ook de sterke integratie met het Microsoft-ecosysteem speelde een belangrijke rol. Ongeveer 90% van onze IT-omgeving draait op Microsoft, waardoor een oplossing gebouwd op SharePoint logisch was. De bestaande SharePoint-kennis binnen onze organisatie zorgde bovendien voor een vlotte implementatie en snelle adoptie.

Involv Intranet bracht al die elementen samen in één oplossing: intuïtief in gebruik, flexibel opgezet en perfect geïntegreerd in onze bestaande Microsoft-omgeving. Dat gaf ons het vertrouwen dat het intranet niet alleen een antwoord bood op onze huidige noden, maar ook klaar was voor de toekomst.

Sinds de implementatie – die vlot en volgens planning verliep, ondersteund door gerichte workshops – is Involv Intranet uitgegroeid tot een vast onderdeel van onze dagelijkse werking.

Wat wij vooral waarderen:

• Nieuws en content zijn centraal gebundeld en makkelijk terug te vinden

• De “Wie is wie”-functionaliteit helpt collega’s om hun weg te vinden in een veranderende organisatiestructuur

• Teams en thema’s zorgen voor duidelijke structuur en overzicht

• Informatie kan eenvoudig en dynamisch worden aangepast, zonder telkens extra e-mails te moeten sturen

• Medewerkers kunnen zelf informatie opzoeken, wat de interne druk verlaagt

Een concreet voorbeeld is een interne verhuiscampagne waarbij een deel van onze organisatie van werkplek veranderde. Involv Intranet fungeerde daarbij als centrale informatiehub, waar collega’s steeds de meest recente grondplannen en praktische informatie konden raadplegen. Wijzigingen konden vlot worden doorgevoerd, zonder de organisatie te overspoelen met bijkomende mails.

Vandaag is Involv Intranet uitgegroeid tot een basiscommunicatiemiddel, met ruimte voor interactie, historiek en samenwerking tussen teams. In een organisatie die snel groeit, is een centraal intranet voor ons geen luxe gebleken, maar een noodzakelijke bouwsteen.

Ja, op basis van onze ervaring kunnen we Involv Intranet zeker aanbevelen. Het is een gebruiksvriendelijke en betrouwbare oplossing die meegroeit met onze organisatie, en we kunnen rekenen op een supportteam dat snel reageert en actief meedenkt wanneer dat nodig is.