Intranetbeheer dat werkt: 5 gewoontes die het verschil maken

Een intranet implementeren is één ding. Ervoor zorgen dat het blijvend leeft in de organisatie, gedragen wordt door collega’s en effectief ondersteunt in communicatie, cultuur en samenwerking? Dat is iets anders.

Na het begeleiden van honderden intranettrajecten zien wij telkens opnieuw hetzelfde patroon: succesvolle intranetbeheerders onderscheiden zich niet door technische skills of hun functietitel, maar door een aantal duidelijke gewoontes en keuzes. Die maken het verschil tussen een slapend portaal en een levendig digitaal hart.

Hieronder lees je wat ze anders doen en hoe jij dat ook kunt toepassen.

1. Ze zien het intranet als een levend platform

Succesvolle beheerders weten: een intranet is nooit ‘af’. Ze zien het niet als een eenmalig IT-project, maar als een groeiend ecosysteem dat meebeweegt met de organisatie.

Wat jij kunt doen:

  • Plan regelmatig kleine updates in, zoals nieuwe rubrieken of formats.

  • Evalueer content die verouderd is en archiveer actief.

  • Check per kwartaal: sluit de structuur nog aan op de organisatie?

Voorbeeld: een grote non-profit werkt elk kwartaal met focusblokken: Q1 = onboarding, Q2 = welzijn, Q3 = processen. Zo blijft het intranet dynamisch en afgestemd op wat leeft.

2. Ze werken met een contentkalender

Ad-hoc communiceren leidt tot inconsistentie en inhoudelijke leegte. Sterke intranetbeheerders werken met een ritmisch geplande contentkalender – net zoals marketingteams dat doen voor externe communicatie.

Wat staat daarin?

  • Wekelijkse formats (vb. “Maandagmomentje”, “Vrijdagvraag”, “Collega in de kijker”)

  • Interne campagnes (vb. cyberveiligheid, welzijnsweek)

  • Stakeholdermomenten (vb. kwartaalboodschap directie)

Tip: Combineer vaste rubrieken met ruimte voor spontane posts van teams.

3. Ze meten en sturen gericht bij

Succesvolle beheerders kijken verder dan het aantal views. Ze gebruiken statistieken én feedback om te leren wat werkt en wat niet.

Wat zij opvolgen:

  • Engagement per type content (nieuws vs. story vs. Q&A)

  • Leestijd en doorklikratio’s

  • Reacties en conversaties onder berichten

Wat jij kunt doen:

  • Gebruik dashboards (zoals Involv’s analytics) om patronen te zien.

  • Stel jezelf per maand één verbetervraag: “Welke rubriek leeft echt en waarom?”

Voorbeeld: Na een analyse merkte een klant dat video-updates van leidinggevenden 4x meer bekeken werden dan tekstberichten. Ze schakelden hun kwartaalberichten dus om naar video.

4. Ze bouwen aan een netwerk van ambassadeurs

Een succesvol intranet is nooit het werk van één persoon. Sterke beheerders activeren een netwerk van inspirerende collega’s, afdelingsverantwoordelijken of communicatieambassadeurs.

Zij:

  • leveren content aan

  • zorgen voor zichtbaarheid in hun team

  • geven input op navigatie of nieuwe features

Tip: Geef deze ambassadeurs een aparte rol of toegang, en betrek hen in evoluties van het platform.

5. Ze verbinden inhoud met cultuur

Voor sterke beheerders is het intranet niet alleen een kanaal, maar een cultuurdrager. Ze benutten het om verbondenheid, trots en identiteit te versterken.

Hoe doen ze dat?

  • Ze publiceren verhalen van collega’s, klantencases of interne successen.

  • Ze vieren momenten: nieuwe collega’s, jubilea, resultaten.

  • Ze geven waarden en missie concreet vorm via tone-of-voice en beeldtaal.

Voorbeeld: Een klant in de zorgsector gebruikt een maandelijks “Moment van Menselijkheid” waarin collega’s bijzondere situaties delen.

Conclusie

Een goed intranet draait niet alleen om technologie – het draait om aandacht, ritme en betrokkenheid. Succesvolle beheerders maken er geen soloproject van, maar bouwen aan een netwerk, een contentcultuur en een platform dat mee evolueert met de organisatie.

Wil je sparren over hoe jouw organisatie interne communicatie nog sterker kan maken? Plan een korte kennismaking – we denken graag met je mee.