Britse Partner Profile: Randy Perkins-Smart van Qaixen
In een tijd waarin onze manier van werken voortdurend verandert – denk aan telewerk en hybride werkvormen met flexibele uren – hebben we ons oor te luisteren gelegd bij Randy Perkins-Smart van Qaixen, onze Britse partner. We willen graag zijn inzichten delen over de cruciale rol van intranetten in het tijdperk na COVID. Dit is wat hij te zeggen had:
Wat is de rol van een intranet?
Randy Perkins-Smart: Een intranet is een plek waar medewerkers informatie kunnen vinden die voorheen moeilijk te achterhalen was of niet op één centrale locatie beschikbaar was.
Vroeger wisten medewerkers niet waar ze moesten zoeken naar bestanden en waren ze niet bekend met efficiënte zoekmethoden. Met de opkomst van intranetten hebben de meeste platformen tegenwoordig een zoekmachine waarmee gebruikers snel en moeiteloos de gewenste informatie kunnen vinden.
Kortom, intranetten zijn bedoeld om de digitale werkruimte voor medewerkers te verbeteren en hen te voorzien van tools en functies die hun dagelijkse werkzaamheden vereenvoudigen.
Wie moet het intranet volgens jou beheren?
RPS: Het intranet zou idealiter gezamenlijk beheerd moeten worden door zowel de IT-afdeling als de Communicatieafdeling, waarbij Communicatie vaak onder de verantwoordelijkheid van HR valt.
De reden waarom ik benadruk dat Communicatie en HR betrokken moeten zijn, is omdat het intranet bedoeld is voor het verspreiden van interne berichten binnen de organisatie, wat een belangrijke taak is van de communicatiemedewerkers.
Bovendien biedt het intranet ook waardevolle informatie over de organisatie zelf, wat valt onder de verantwoordelijkheid van HR.
IT heeft op zijn beurt de taak om de implementatie en het onderhoud van het intranet te overzien, en om ervoor te zorgen dat het intranet veilig en goed functionerend is. Om een succesvol intranet te realiseren, is het dus van essentieel belang dat HR, Communicatie en IT gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen voor het beheer van het intranet.
Hoe heeft COVID de manier veranderd waarop een intranet wordt gebruikt?
RPS: De impact van COVID op het gebruik van intranetten is significant. Organisaties hebben hun bestaande bronnen op een andere manier ingezet. In plaats van e-mails te sturen, zijn organisaties overgestapt op het publiceren van nieuws op het intranet zelf. Deze doelgerichte aanpak blijkt effectiever te zijn om flexibele werknemers te bereiken en te informeren.
Bovendien opent een intranet een breed scala aan publicatiemogelijkheden die verder gaan dan alleen tekstuele e-mails. Denk hierbij aan het delen van video’s, audio en andere media. Deze gevarieerde contentformats versterken de effectiviteit van de communicatie en bieden een rijkere ervaring voor de gebruikers
Hoewel het daadwerkelijke gebruik van intranetten niet is veranderd, worden ze sinds de invoering van thuiswerken aanzienlijk vaker gebruikt dan voorheen. Medewerkers die voorheen informatie deelden bij het koffieapparaat of in de kantine maken nu in plaats daarvan gebruik van het intranet als communicatiemiddel.
Zijn er belangrijke tools die in elk intranet aanwezig moeten zijn, ongeacht de organisatie?
RPS: Absoluut, tools zoals de zoekfunctionaliteit, een effectieve ‘wie is wie’-component en workflowtools met een duidelijke structuur en gebruiksvriendelijke interface zijn onmisbaar, ongeacht de situatie.
Het is voor alle organisaties een grote uitdaging om informatie te vinden. Daarom is het hebben van geavanceerde zoekmogelijkheden binnen een intranet van essentieel belang. Maar het is net zo belangrijk dat gebruikers de zoekfunctie gemakkelijk kunnen vinden. Daar komt een intuïtieve gebruikersinterface en een logische structuur goed van pas. Een goede informatiearchitectuur speelt hierbij dus een belangrijke rol.
Kan jij advies geven over de beste aanpak voor informatiemanagement?
RPS: We werken met een gestandaardiseerd plan dat we flexibel aanpassen aan de specifieke behoeften van elke klant. Een concreet voorbeeld hiervan is het plaatsen van nieuwsberichten bovenaan het scherm. Dit betekent dat belangrijke nieuwsitems, zoals aankondigingen, updates of belangrijke mededelingen, direct zichtbaar zijn voor gebruikers zodra ze het intranet openen.
Op deze prominente positie kunnen ze de aandacht van de gebruikers trekken en hen direct informeren over belangrijke ontwikkelingen binnen de organisatie.
Daarnaast zorgen we ervoor dat oudere nieuwsberichten automatisch gearchiveerd worden zodra ze niet langer relevant zijn. Op die manier blijft de inhoud van het intranet actueel en overzichtelijk/
We adviseren klanten om categorieën zoals ‘bedrijfsnieuws’ en ‘interne nieuwsberichten’ te implementeren. Op die manier kunnen ze de informatie op een gestructureerde manier presenteren en de gebruikers gemakkelijk de gewenste inhoud laten vinden.
Daarnaast begrijpen we dat sommige organisaties vestigingen over de hele wereld hebben, en daarom is het belangrijk om ’tijdzones’ in te stellen om de informatie af te stemmen op de specifieke locatie en tijdzone van de gebruikers.
Bovendien zien we dat veel organisaties graag links naar sociale media willen opnemen in hun intranet, zodat ze de interactie met hun medewerkers kunnen vergroten en hen kunnen betrekken bij de online gemeenschap van de organisatie.
Naast nieuws en sociale media is er ook ruimte nodig voor praktische informatie, zoals beleids- en procedurehandleidingen, vakantieaanvraagformulieren en meldingen van gezondheids- en veiligheidsincidenten.
Bij het begin van het project hebben we een algemeen idee van wat we kunnen bieden, maar we passen ons plan aan op basis van de bestaande platforms binnen de organisatie, zoals SAP, Salesforce en Nintex. Onze aanpak is dus afhankelijk van de specifieke situatie en behoeften van elke klant.
Welke diensten bied je naast het implementeren van een intranet?
RPS: We gaan altijd in gesprek met klanten over de platforms die ze momenteel gebruiken. We zijn betrokken bij talloze migraties van het ene intranetplatform, zoals Drupal, naar SharePoint. Of we helpen bij de migratie van SharePoint on-premises naar SharePoint Online, evenals van de ene tenant naar de andere.
We proberen zaken in fases aan te pakken en maken daarbij gebruik van het ‘Crawl, Walk, Run’ concept om ervoor te zorgen dat klanten niet zomaar in het diepe worden gegooid.
Bij migraties nemen we uitgebreid de tijd om de bestaande inhoud grondig te analyseren. We komen regelmatig organisaties tegen die documenten hebben die al tientallen jaren oud zijn, waarbij vaak tot wel 20% van de inhoud duplicaties bevat. Het opvallende is dat niemand echt naar deze documenten kijkt en er ook niemand is die er verantwoordelijkheid voor neemt. We begrijpen dat bedrijven voortdurend veranderen en mensen komen en gaan. Daarom staan we onze klanten bij in het herzien van deze inhoud. We introduceren een gestructureerde aanpak voor archivering en we bieden ook advies over kosteneffectievere opslagopties. Op die manier helpen we hen geld te besparen terwijl ze hun gegevens op orde brengen.
SharePoint staat erom bekend dat het veel data lijkt te gebruiken. Dit zorgt ervoor dat veel klanten moeite hebben met het betalen voor extra opslagruimte. Daarom kijken we naar manieren om dit te verminderen.
Bij migratieprojecten, die meestal onderdeel zijn van digitale transformatieprogramma’s, helpen we ook met het beheren van informatie, het structureren van gegevens en het toevoegen van extra informatie aan bestanden. We zijn ook betrokken bij het verbeteren van bedrijfsprocessen, het creëren van workflows en het inzetten of uitbreiden van het gebruik van digitale handtekeningen.