Uw intranet dient verschillende doelen. Het helpt uw collega’s om hun taken efficiënter uit te voeren en houdt hen op de hoogte, betrokken en verbonden. Als intranet- of contentbeheerder helpt u het welzijn van uw medewerkers te bevorderen, omdat u hen helpt te voldoen aan 3 basisbehoeften: autonomie, verbondenheid en competentie.
Dus, hoe zorgt u ervoor dat uw intranet bijdraagt aan het succes van uw organisatie en uw mensen? In deze blogpost deel ik 9 inzichten en tips voor goede content om uw intranet levendig te houden.
1. Introduceer nieuwe collega’s
Ik start met een veel gevraagde intranet functionaliteit – eentje die altijd zorgt voor meer betrokkenheid: de ‘nieuwe medewerkers’ component.
Voor grotere organisaties, waarbij mensen vaak ook vanaf verschillende locaties werken, biedt het een goede oplossing om nieuwe mensen te introduceren. Collega’s kunnen hen welkom heten en hun profiel bezoeken om meer te weten te komen over hun expertise, interesses en achtergrond.
Het kan een leuk idee zijn om nieuwe medewerkers enkele vragen te stellen. Wat doe je graag buiten het werk? Wat is je favoriete boek/muziek/film? Welke ‘fun fact’ mogen we over jou weten? Deze informatie helpt het ijs te breken tussen hen en de bestaande medewerkers.
2. Gezamelijk doel
Denk bij intranet content niet alleen aan zakelijke, werk-gerelateerde content. Het intranet is een platform waarmee u mensen samenbrengt rond een gezamenlijk doel waardoor u een unieke bedrijfscultuur uitbouwt.
Denk aan de goede doelen die u steunt, sociale commitment, initiatieven voor een meer duurzame wereld of initiatieven waarmee u het welzijn van uw medewerkers stimuleert. Uw medewerkers willen zich graag associëren met deze ‘hogere doelen’ en zullen zo een hechtere community vormen.
3. Hergebruik content uit andere bronnen
Als intranet administrator of verantwoordelijke voor interne communicatie heeft u een heel takenpakket. U wilt uw tijd efficiënt besteden en daarom raad ik aan om content uit andere bronnen te hergebruiken.
Een twitter feed met de hashtag van uw organisatie, externe publicaties over uw organisatie of sector events zijn prima voorbeelden. Maar ook meer diepgaande API integraties zijn mogelijk. Zo bouwden we voor een klant binnen de zorgsector een koppeling met Zenya, waardoor informatie uit het intranet én Zenya centraal beschikbaar en doorzoekbaar is.
Let wel op; de externe content moet altijd waarde bieden aan uw gebruikers. Het mag geen ‘bladvulling’ zijn.
4. Denk visueel
Mensen zijn visueel ingesteld. Door het gebruik van beelden blijft tekst beter hangen en is de boodschap beter te begrijpen. Daarnaast helpt visuele content (foto’s, afbeeldingen en video’s) u om op te vallen bij uw gebruikers, die dagelijks al ontzettend veel informatie moeten verwerken. Kies bij voorkeur voor ‘echte’ foto’s in plaats van stockfoto’s.
Foto’s van collega’s delen (bijvoorbeeld van tijdens een team event) helpt verbondenheid creëren, net zoals uw familiefoto’s aan uw muur dat doen. Zeker binnen organisaties waarbij medewerkers verspreid werken is het belangrijk hen te herinneren dat zij tot de community behoren.
5. Lanceer een poll
Als content admin wilt u betrokkenheid creëren, als medewerker wilt men gehoord worden. Een poll is daarom een win-win. Lanceer een poll over een toekomstig event, een recente beslissing, procedures of eender wat uw medewerkers aanbelangt.
Veel organisaties zijn voorzichtig met het gebruik van polls omdat zij negatieve antwoorden vrezen. Echter is het vaak beter om die feedback te krijgen dan de mening van uw mensen te negeren waardoor zij wellicht misnoegd raken en – achter uw rug om – alsnog die negatieve feedback gaan delen. Uiteraard kan u als admin de poll ‘sturen’ door zelf de mogelijke antwoorden te bepalen.
6. Verzamel ideeën
“None of us is as smart as us” is een quote die perfect de waarde van de ideation component weergeeft. Deze intranet component laat uw medewerkers toe om zelf suggesties of ideeën aan te brengen om bijvoorbeeld de werking van uw organisatie of dienstverlening te optimaliseren.
Andere collega’s kunnen vervolgens hun stem uitbrengen wanneer zij een idee ondersteunen. Net als bij de polls is het voordeel tweeledig; u creëert betrokkenheid en medewerkers voelen zich gehoord.
7. Betrek uw leiders
Intranetten waarbij de leiders meer betrokken zijn, zijn doorgaans succesvoller. Werknemers verwachten dat hun leiders het voortouw nemen en hen op de hoogte houden van wat er hogerop in de organisatie gebeurt. Het verkleint de kloof tussen management en medewerker en zorgt dat alle neuzen in dezelfde richting staan.
Probeer daarom om met regelmaat een post van uw CEO of management in te plannen. Een korte update over de voortgang van de organisatie, een spontaan bedankje of een eindejaarsboodschap creëren met weinig inspanning een grote impact.
8. Betrek andere diensten
Uit gesprekken met klanten blijkt vaak dat de verantwoordelijkheid voor het creëren van intranet content vaak bij de interne communicatie verantwoordelijke ligt. Toch wil ik aanraden om mensen van verschillende diensten te betrekken, zodat op verschillende niveaus aan de communicatiebehoefte voorzien kan worden.
IT kan bijvoorbeeld tips delen omtrent het herkennen van spam mails, HR kan een FAQ delen omtrent de verlofregeling. Om deze informatie vindbaar te houden kunnen hiervoor specifieke pagina’s opgemaakt worden.
9. Vier successen en mensen
Zijn bepaalde organisatiedoelen behaald? Heeft een team of 1 specifieke medewerker een uitzonderlijke prestatie gedaan? Gaat een van de collega’s met pensioen? Laat deze gebeurtenissen niet onopgemerkt voorbijgaan. Het inspireert mensen en verhoogt de motivatie en het communitygevoel.
Medewerkers kunnen feedback achterlaten op dergelijke content in de vorm van een like of comment, of kunnen een medewerker prijzen om diens prestatie.
Let op; Even belangrijk als het communiceren van successen is het communiceren wanneer uw organisatie het moeilijk heeft. Een reflex is vaak om negatief nieuws niet te delen, maar dit zorgt net vaak voor extra druk doordat mensen zelf (de verkeerde) conclusies gaan trekken.
Extra tip: Voeg een feedback knop en auteur toe.
Het is vrijwel onmogelijk om alle content op het intranet altijd up-to-date en volledig te houden. Daarom is het een goed idee om een feedback knop toe te voegen aan je pagina. Gebruikers kunnen dan aangeven wanneer de informatie onduidelijk of onvolledig is, en die feedback wordt vervolgens naar de content admin gestuurd.
Om diezelfde reden is het een goed idee om ook de auteur te vermelden op de pagina. Dit heeft als bijkomend voordeel dat gebruikers snel de auteur kunnen contacteren wanneer zij bijkomende expertise nodig hebben.
Zowel de feedback knop als auteur kan je binnen Involv makkelijk aan uw pagina’s toevoegen.
Extra tip 2: Niet alles is nieuws
Uit de intake gesprekken met nieuwe klanten blijkt vaak dat men informatie beter vindbaar wil maken. De krachtige zoekmotor van Involv biedt daar deels een antwoord op, maar het is ook belangrijk om informatie te delen op de juiste plaats – op het juiste moment.
Een nieuwsbericht is vaak een prima manier om een update te delen, maar dat is niet in alle gevallen de beste oplossing voor de eindgebruiker. Nieuws verliest namelijk aan actualiteit en ‘zakt naar beneden’ in het overzicht.
Stel bijvoorbeeld dat de procedure voor vakantieaanvragen is gewijzigd. In zo’n geval is het handiger om boven uw aanvraagformulier een link te plaatsen met ‘opgelet, nieuwe procedure verlofaanvragen’. Door hierop te klikken – of zelfs te hoveren – ziet de gebruiker wat er gewijzigd is.
Op die manier voorkomt u dat gebruikers naar deze informatie moeten zoeken in nieuwsitems, maar verzekert u dat men deze ziet, waar en wanneer dat nodig is.
En nu?
De kennis die u heeft opgedaan in deze blog is niets waard.
Althans, niet wanneer u nu de pagina verlaat en geen actie onderneemt.
Open daarom uw taakbeheer software of neem pen en papier en noteer minstens 3 tips op die u wilt gebruiken in uw intranet content strategie. Plan meteen ook tijd in om ze in de praktijk om te zetten.
Ik wens u alvast veel succes.
Aarzel – zoals steeds – niet ons te contacteren mocht u nog vragen hebben.