SharePoint: Wat is het en hoe gebruikt u het om de samenwerking te optimaliseren? - Involv

SharePoint: Wat is het en hoe gebruikt u het om de samenwerking te optimaliseren?

Bedrijfseigenaren, eindgebruikers en zelfs ervaren IT-personeel hebben vaak een algemeen idee over SharePoint en zijn mogelijkheden, maar kunnen niet duidelijk omschrijven wat het is.

Sommige organisaties gebruiken het voor intranet, anderen voor business intelligence. Sommige organisaties gebruiken het voor projectmanagement, anderen voor document management en bestandsopslag. Sommige organisaties gebruiken het als een samenwerkings- en communicatieplatform, anderen gebruiken het om bedrijfsprocessen te stroomlijnen.

Hoe omschrijft u een platform dat, op een specifieke manier per bedrijf en afdeling, gebruikt wordt voor diverse doeleinden, vaak een combinatie van meerdere?

Wikipedia omschrijft het als volgt:

SharePointis een platform vanMicrosoftdat dient als een raamwerk voor het opzetten van eenwebsitevoor informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie, zoals dat vaak op eenintranetgebeurt.

De gemiddelde persoon die het platform gaat gebruiken zal met deze definitie niet veel verder komen bij het concreet omschrijven van het product. Sterker nog; het wordt waarschijnlijk zelfs nog lastiger.

Leg de nadruk op hoe SharePoint te gebruiken

In plaats van te focussen op het definiëren van SharePoint en uit te leggen wat het is, werpt het wellicht meer vruchten af als u zich concentreert op de gebruikerservaring. How gaat de eindgebruiker SharePoint gebruiken en welke problemen gaat het platform oplossen?

U kunt het op dezelfde manier benaderen als een uitleg over hoe iemand een e-mail verzendt. Eindgebruikers willen weten hoe zij hun e-mailapplicatie moeten openen en hoe zij een e-mail naar een college kunnen versturen vanuit die applicatie. Zij zijn over het algemeen niet geïnteresseerd in het feit dat de e-mailapplicatie Microsoft Exchange heet en dat de e-mail op de achtergrond op veiligheid gecontroleerd wordt voordat deze verzonden wordt en afgeleverd wordt aan de ontvanger.

Op een vergelijkbare manier houdt een eindgebruiker zich waarschijnlijk niet bezig met het feit dat de projectmanagement omgeving, of de plek waar zij documenten opslaan, SharePoint heet. Belangrijker voor de gebruikers is dat zij weten waar zij de voortgang kunnen vinden van een project waaraan zij deelnemen, of waar zij de nieuwste belangrijke documenten kunnen vinden en weergeven.

Door het op deze manier te benaderen, kunt u de uitleg over SharePoint omzetten van een moeilijk proces tot een relatief eenvoudige taak. Over het algemeen zullen gebruikers het makkelijker hebben wanneer u in hun taal praat en uitlegt hoe het platform hun werk efficiënter maakt.

Hieronder een aantal veelvoorkomende voorbeelden van hoe bedrijven en mensen SharePoint gebruiken.

SharePoint laptopContent Management

Een van de meest voorkomende gebruiken van SharePoint is als Content Management Systeem (CMS). De meeste gebruikers zullen al bekend zijn met de meeste concepten, aangezien zij deze activiteiten ook zonder SharePoint al uitvoeren. De toegevoegde van SharePoint zit in het feit dat het gebruik van meerdere applicaties overbodig wordt. In plaats daarvan biedt het een complete oplossing binnen dezelfde omgeving.

Ter illustratie: 

Eindgebruikers zullen hun documenten doorgaans op hun pc of op een harde schijf op het interne netwerk opslaan. Als zij een document met een collega willen delen zoeken zij het op, voegen het als bijlage toe aan een e-mail en verzenden het. De collega wil wellicht enkele aanpassingen maken en de nieuwe versie van het document terugsturen. Hierbij moeten zij goed in de gaten houden welke versie van het document de meest recente versie is en waar deze opgeslagen is.

SharePoint als CMS combineert al deze stappen in één centrale omgeving. 

Aanvullende functionaliteiten zijn onder meer bestandsopslag en versiebeheer, wijzigingsbeheer van documenten, de mogelijkheid om elkaars werk te bekijken en directe communicatie binnen het platform. Er is ook een rechtenstructuur om te beheren wie specifieke mappen en bestanden kan weergeven of wijzigen. Bovendien slaat SharePoint alle activiteit per bestand op en biedt het geavanceerde zoekmogelijkheden. Men kan niet alleen op bestandsnamen zoeken, maar ook in de inhoud van documenten.

Tot slot is het SharePoint CMS toegankelijk vanaf elke locatie, gebaseerd op reeds bestaande logingegevens.

Involv is een kant-en-klaar samenwerkingsplatform,
gebouwd op het SharePoint en Office 365 ecosysteem.
De installatie neemt minder dan 1 uur in beslag en je beschikt meteen over
alle best-practice functionaliteiten van een modern intra- en extranet.

Intranet

De meeste organisaties hebben reeds een intranetportaal en eindgebruikers zijn hier al bekend mee.

Echter, hoeveel eindgebruikers weten hoe het platform waarop het intranet draait heet?

Vergelijkbaar met het Content Management voorbeeld, is het niet nodig om uit te leggen dat het intranet op SharePoint draait. Een simpele aankondiging dat er een nieuw intranet aankomt is meer dan voldoende.

Sterker nog, intranet is een van de populairste manieren om SharePoint te gebruiken. Het biedt geavanceerde mogelijkheden, van gecentraliseerde toegang tot documenten en bedrijfsaankondigingen tot op maat gemaakte secties voor specifieke afdelingen en sociale samenwerkings- en communicatieopties.

De hierboven genoemde geavanceerde zoekmogelijkheden zijn ook beschikbaar op het intranet. In tegenstelling tot “klassieke” intranetomgevingen kan SharePoint de gebruikerservaring verbeteren door de juiste informatie eenvoudig beschikbaar te maken voor de juiste mensen. Voorbeelden zijn onder meer belangrijke bedrijfsaankondigingen, intern trainingsmateriaal, bedrijfsbeleidslijnen, kalenders en planningsystemen.

Business Intelligence

SharePoint is een uitstekende tool als het gaat om het combineren van gestructureerde en ongestructureerde gegevens afkomstig van diverse bronnen en het presenteren daarvan in een gebruiksvriendelijk BI-dashboard.

Vele organisaties gebruiken diverse informatiebronnen en statistieken voor het maken van bedrijfsanalyses en -beslissingen op hoog en lager niveau. Een veelvoorkomende uitdaging is het verzamelen van alle relevante informatie uit diverse bronnen en het combineren in een eenvoudig te interpreteren rapport.

SharePoint heeft integratiemogelijkheden met vele technologieën zoals Microsoft Office, Microsoft Access databases en andere op SQL gebaseerde systemen. Bovendien zijn er maatwerkmogelijkheden om het platform te koppelen aan nagenoeg alle bestaande informatie outputs uit diverse applicaties.

Op deze manier kan SharePoint automatisch relevante informatie verzamelen en dit presenteren in op maat gemaakte Business Intelligence rapporten.

Het is niet langer nodig om voorzichtig alle informatie te verzamelen en dit handmatig te combineren in een rapport; SharePoint kan grote delen van dit proces automatiseren. Business Intelligence inzichten kunnen vervolgens eenvoudig gedeeld worden met de juiste mensen binnen uw organisatie, waarmee de analyse- en beslissingsprocessen die afhankelijk zijn van deze informatie versnellen.

Wat is SharePoint?

Probeer u niet te concentreren op wat SharePoint is, maar op hoe het te gebruiken en er voordeel uit te halen. Dit verschilt voor elk bedrijf, afdeling en in sommige gevallen zelfs het individu.

Om terug te komen op de eerste paragraaf van dit artikel: SharePoint is wat u wilt dat het is. Het is een moeilijk te definiëren, geavanceerde software die gebruikt kan worden voor diverse doeleinden. Houd uw bedrijfseisen in uw achterhoofd en configureer SharePoint ter ondersteuning daarvan; dit is de manier om het meeste uit dit zeer veelzijdige platform te halen.

Tim

Tim Bogemans

Tim is Collaboration Expert bij Involv/Cognit. Hij bouwt oplossingen die mensen helpen om makkelijker, sneller en gelukkiger samen te werken.

Connecteer op LinkedIn.

Starten met een kant-en-klaar SharePoint intranet? Probeer het vandaag uit.

01.

start uw demo

Involv is de beste oplossing voor u. Maar geloof ons niet op ons woord. Vraag uw demo aan en test alle functionaliteiten zelf uitgebreid uit.

02.

Uw digitale werkplek

Tevreden met wat u ziet? Contacteer ons en uw digitale werkplek is kant-en-klaar in minder dan 1 uur.

03.

succes

Medewerkers zullen gek zijn op de nieuwe digitale werkplek, doordat deze integreert met alle tools die ze vandaag reeds kennen en gebruiken. Wilt u meer? Neem gerust contact op!

Met heart gemaakt door Cognit

Start typing and press Enter to search