Hoe de effectiviteit van uw interne communicatie meten?

Hoe de effectiviteit van uw interne communicatie meten?

U kan de impact van uw interne communicatie pas ten volle begrijpen, wanneer u het bereik ervan kan meten en interpreteren. Geen idee hoe dat kan? In deze blogpost delen we 3 manieren om uw interne communicatie te meten.

Waarom überhaupt de IC meten?

Statistieken tonen aan dat meer dan de helft van de bedrijven geen idee heeft of hun IC hun werknemers positief of negatief beïnvloedt. De gevolgen van een slechte IC zijn nochtans aanzienlijk; verminderde efficiëntie, lage medewerkersbetrokkenheid, een hoog personeelsverloop en lagere productiviteit, om er enkele te noemen.  Niet weten hoe effectief uw interne communicatie is, kan algehele het succes van uw organisatie belemmeren.

U wil uiteraard weten of uw tijd en budget goed besteed is en of uw inspanningen de organisatie ten goede komen. Daarom is het belangrijk om het effect van uw interne communicatie te meten. Duidelijke rapportage geeft u inzichten over wat echt werkt binnen uw organisatie en hoe u uw boodschap het best overbrengt naar uw medewerkers.

De impact van interne communicatie

Interne communicatie heeft een directe impact op de bedrijfsresultaten van elke organisatie. De voordelen zijn onmiskenbaar. Denk onder andere aan verhoogde retentiepercentages en verbeterde prestaties van de medewerkers. Vanwege het gebrek aan kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren, blijkt het echter vaak moeilijk om deze bedrijfswaarde aan het management te bewijzen, zelfs in de beste communicatieafdelingen.

Een onderzoek door Gallagher Communication bracht aan het licht dat 12% van de respondenten de impact ervan helemaal niet meten.
De organisaties die dat wel doen, doen dat op verschillende manieren;

Hoe meten organisaties hun Interne communicatie?
Enquête over werknemersbetrokkenheid 69%
Intranet/online analyse (paginaweergaven, enz.) 68%
Persoonlijke feedback 55%
Email statistieken 44%
‘Pulse’ onderzoeken 43%
Sociale media statistieken (aantal commentaren, ‘likes’, enz.) 38%
IC audit/enquête (uitgevoerd binnenshuis binnen de laatste 3 jaren) 34%
Feedback van communicatiekampioenen 23%
IC audit/enquête (uitgevoerd door extern bureau binnen de laatste 3 jaren) 14%
We meten momenteel geen impact 12%

Opvallend is dat slechts 16% van de organisaties tevreden is met de manier waarop zij de impact van de interne communicatie kunnen meten.

Dus, wat is nu de beste manier om een meetbare impact op uw organisatie te bepalen?

Hoewel de ingebouwde analysehulpmiddelen efficiënt zijn, is een van de beste en meest volledige manieren om de impact van uw IC te meten, het gebruik van uw bedrijfsintranet. Met een aantal functies en samenwerkingshulpmiddelen die zijn afgestemd op de dynamiek van uw personeel, kan uw intranet worden gebruikt om meetbare resultaten te creëren en bij te houden.

Analytics

Voordat we informatie efficiënt kunnen analyseren, moeten we de juiste gegevens verzamelen.

Hoewel deze statistieken niet de enige manier zijn om de impact van uw IC te bepalen, kan u hiermee een handig rapport creëren. Het helpt u om het effect van uw inspanningen te meten en bij te sturen.

De beste plaats om te beginnen is uw intranet. Als u gegevens over gebruikersbetrokkenheid op uw intranet wilt verzamelen, moet u de antwoorden op een aantal van de volgende vragen nagaan:

  • Hoeveel werknemers gebruiken het intranet?
  • Hoe regelmatig wordt er gebruik van gemaakt?
  • Zijn er bepaalde demografische groepen die meer gebruikmaken van het intranet? Minder?
  • Wanneer gebruiken ze het? Zijn er bepaalde ‘piekmomenten’ voor gebruik?
  • Hoe hebben ze toegang tot het intranet? (vanaf hun mobiele apparaat, werkcomputers, etc.)

Analysetools en de analytics functionaliteit in Involv, geven duidelijke inzichten in deze vragen.  Denk bijvoorbeeld aan statistieken over het aantal paginabezoeken, gebruikersbetrokkenheid en het aantal actieve gebruikers.

Stel Kritieke Prestatie-Indicatoren (KPI’s) in om te meten welke van uw interne communicatie-inspanningen een schot in de roos zijn. Deze KPI’s moeten alles meten, van de mate waarin e-mails worden geopend tot het aantal kliks naar pagina’s en de interactiviteit op die pagina zelf. Samen geeft dit een duidelijk beeld van hoe uw werknemers reageren op uw IC. Heeft uw pagina een video, analyseer dan ook de resultaten van de interactie met die video. Haken kijkers steevast af naar het einde van de video toe, dan kan dit een aanwijzing zijn dat uw toekomstige video’s korter moeten zijn. Met KPI’s kunt u uw communicatiegedrag subtiel of zelfs drastisch aanpassen om het beste resultaat te bereiken.

Vergeet niet om uw KPI’s regelmatig bij te houden. Evalueer de prestaties op een wekelijkse, maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse basis. Door up-to-date te blijven, weet u precies waar u kan bijschaven.

Pulse onderzoeken

Naast de kwantitatieve metingen door analyse, zijn ook pulse onderzoeken een goede manier om de impact van uw IC te meten.

Want wie kan u beter zeggen hoe uw boodschap het beste overkomt dan uw werknemers zelf? Zij kunnen u zeggen welke methodes voor hen het beste werken, wat moet worden verbeterd en wat moet worden stopgezet.

Lanceer een enquête of open een forum op uw intranet waar medewerkers feedback kunnen geven. Het is een uitstekende manier om te weten te komen waar de problemen liggen in uw communicatiestrategie en om ideeën om te doen om uw strategie bij te schaven.

Het gebruik van deze tweezijdige communicatiemethode moet echter goed worden uitgevoerd, anders loopt u het risico dat u uw medewerkers irriteert en afleidt. Overweeg het implementeren van pulse onderzoeken. Dit zijn doorgaans formulieren die variëren van één tot tien vragen en die op regelmatige tijdstippen ingevuld worden door uw medewerkers. De sleutel tot succes is hier om ze kort te houden en medewerkers op de hoogte te houden van de resultaten én de stappen die u vervolgens zal nemen.

Deze methode kan worden gekoppeld aan de kwantitatieve gegevens om een nog preciezer beeld te krijgen van wat uw werknemers zoeken in uw IC.

Volg sociale activiteit

Het is niet alleen belangrijk om te meten hoeveel medewerkers uw interne communicatie ontvangen, maar ook hoe betrokken en geïnteresseerd zij zijn in uw inhoud. Het monitoren van de activiteit op fora of andere sociale hulpmiddelen en de mate waarin inhoud gedeeld wordt onder de medewerkers, kan aantonen hoe effectief uw methoden zijn om interne communicatie aan te moedigen.

Lage cijfers wijzen mogelijk op een groter probleem; een gevoel van onbetrokkenheid en isolement bij de medewerkers. Uw sociale media kanalen bieden mogelijkheden om het engagement op uw posts te meten. Ook binnen uw bedrijfsintranet kunt u de betrokkenheid van medewerkers nauwkeurig meten via elk van de geïntegreerde beschikbare communicatiekanalen. Enkele inzichten die u hieruit kan halen:

  • Betrokken werknemers delen en reageren vaker op berichten van het bedrijf
  • Kennis wordt spontaner gedeeld wanneer open communicatie aangemoedigd wordt
  • Een lage betrokkenheid of negatieve commentaren wijzen op een onderliggend probleem en gebrek aan betrokkenheid

Het volgen van sociale trends en gedragingen op het intranet kan helpen in het creëren van meetbare resultaten. Deze kan u vervolgens bijsturen naargelang uw bedrijfsdoelstellingen. Een pulse onderzoek kan u bijvoorbeeld vertellen waarom bepaalde content weinig interactie krijgt en welke content wel zorgt voor meer betrokkenheid.

Conclusie

Ongeacht waar uw organisatie nu staat, kan het bijhouden en analyseren van het bereik van uw interne communicatie u waardevolle inzichten geven. Start met een eerste pulse onderzoek en bepaal over welke meetbare factoren u zal gaan rapporteren.  Vervolgens kunt u uw strategie hierop aanpassen en meer content gaan delen waar uw medewerkers echt van houden.

Tim

Tim Bogemans

Tim is Collaboration Expert bij Involv/Cognit. Hij bouwt oplossingen die mensen helpen om makkelijker, sneller en gelukkiger samen te werken.

Connecteer op LinkedIn.

Starten met een kant-en-klaar SharePoint intranet? Probeer het vandaag uit.

01.

start uw demo

Involv is de beste oplossing voor u. Maar geloof ons niet op ons woord. Vraag uw demo aan en test alle functionaliteiten zelf uitgebreid uit.

02.

Uw digitale werkplek

Tevreden met wat u ziet? Contacteer ons en uw digitale werkplek is kant-en-klaar in minder dan 1 uur.

03.

succes

Medewerkers zullen gek zijn op de nieuwe digitale werkplek, doordat deze integreert met alle tools die ze vandaag reeds kennen en gebruiken. Wilt u meer? Neem gerust contact op!

Met  gemaakt door Cognit

Start typing and press Enter to search